Khi khách đề nghị giảm phí, văn phòng kế toán nên nhượng khi lý do là thật và khi có thể bớt được một phần việc tương ứng; không nên nhượng bằng cách giữ nguyên khối lượng mà hạ đơn giá, và tuyệt đối không cắt những phần kiểm soát giúp tờ khai của khách đúng. Cách nhượng tốt nhất thường là đổi phạm vi: khách tự làm một phần, gửi chứng từ theo cách gọn hơn, trả trước, hoặc ký thời hạn dài hơn.
Giảm giá mà không giảm việc là cách nhanh nhất để một khách từ có lời thành lỗ, và để người phụ trách khách đó bắt đầu làm ẩu cho kịp phần công bị cắt. Việc đầu tiên không phải trả lời “được” hay “không”, mà là hỏi khách vì sao.
Hỏi lý do trước khi trả lời
Đề nghị giảm phí thường đến qua một tin nhắn ngắn, gần kỳ gia hạn hợp đồng hoặc ngay sau khi khách nhận hoá đơn phí. Người nhận tin không nên trả lời ngay. Hẹn một cuộc gọi hoặc buổi gặp, và hỏi ba câu:
- Điều gì khiến anh chị thấy mức phí hiện tại chưa hợp lý?
- Hoạt động kinh doanh gần đây có thay đổi gì không — doanh thu, số hoá đơn, số người lao động?
- Anh chị đang so với một báo giá khác, hay đang cần giảm chi phí chung?
Câu trả lời thường rơi vào một trong bốn nhóm: kinh doanh khó khăn thật, khối lượng đã giảm, có báo giá rẻ hơn ở nơi khác, hoặc không thấy văn phòng làm gì. Mỗi nhóm có cách xử lý riêng, và nhầm nhóm là trả lời sai.
Lý do đáng nhượng và lý do không nên nhượng
| Lý do khách đưa ra | Kiểm chứng bằng gì | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Khối lượng giảm: ít hoá đơn hơn, bớt chi nhánh, bớt người lao động | Đếm hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, số người trong bảng lương mấy tháng gần nhất | Nhượng tương ứng — đây là giảm phí đúng, không phải nhượng bộ |
| Kinh doanh khó khăn, tạm thu hẹp | Doanh thu trên tờ khai các kỳ gần đây, trao đổi thẳng với chủ | Nhượng có thời hạn, gắn với thu hẹp phạm vi, có ngày xem lại |
| Có báo giá rẻ hơn | Xin xem báo giá đó gồm phần việc gì | So phạm vi trước, không so con số |
| Không thấy văn phòng làm gì | Xem lại văn phòng đã báo cáo khách những gì | Sửa cách báo cáo, không phải sửa giá |
Nhóm cuối cùng đáng lưu ý nhất. Một văn phòng làm đều, nộp đúng hạn, không để khách bị nhắc nợ, thì với khách mọi thứ “tự nhiên trôi” — và khách bắt đầu nghĩ việc đó dễ. Giảm giá lúc này không giải quyết gì; khách cần thấy công việc.
Chuẩn bị số liệu của chính văn phòng trước buổi nói chuyện
Trước khi gặp khách, người phụ trách nên có trong tay ba con số về khách đó, lấy từ nhật ký công việc chứ không ước chừng:
- Số giờ công thực tế văn phòng đã dành cho khách trong sáu tháng gần nhất, gồm cả giờ nhắc chứng từ, sửa sai, trả lời câu hỏi ngoài giờ.
- Khối lượng: số hoá đơn đầu ra, đầu vào, số người trong bảng lương, số tài khoản ngân hàng, so với lúc ký hợp đồng.
- Việc ngoài phạm vi đã làm mà chưa tính phí: giải trình theo thông báo, làm lại số liệu vì khách gửi thiếu, hỗ trợ hồ sơ vay vốn.
Rất thường gặp là khi đặt ba con số này cạnh nhau, văn phòng nhận ra mình đang làm nhiều hơn phạm vi hợp đồng. Khi đó, cuộc nói chuyện không còn là giảm bao nhiêu, mà là đưa phần việc về đúng phạm vi đã ký — và khách thường hiểu ngay khi thấy danh sách cụ thể.
Nhượng bằng phạm vi, không nhượng bằng đơn giá
Nguyên tắc: mỗi đồng giảm phải đi kèm một phần việc văn phòng không còn làm. Khi trình bày với khách, đặt các phương án cạnh nhau để khách tự chọn:
- Phương án giữ nguyên: giữ phạm vi, giữ phí.
- Phương án gọn: bỏ bớt một vài phần việc (ví dụ báo cáo quản trị hằng tháng chuyển thành hằng quý), phí giảm tương ứng.
- Phương án khách tự làm thêm: khách đảm nhận một số khâu chuẩn bị, phí giảm theo số giờ văn phòng tiết kiệm được.
Khi khách thấy ba phương án, cuộc trò chuyện chuyển từ “giảm bao nhiêu” sang “bỏ phần nào”. Nhiều khách chọn giữ nguyên sau khi thấy phần phải bỏ. Nếu khách chọn phương án gọn, văn phòng vẫn giữ được tỉ suất trên mỗi giờ công.
Đơn giá giờ công và hệ số độ phức tạp của văn phòng không đổi theo từng cuộc thương lượng. Nếu đổi, các khách khác sẽ biết — khách hàng của cùng một văn phòng kế toán thường quen nhau hơn người ta nghĩ.
Khách tự làm phần nào thì hợp lý
Không phải khâu nào cũng giao lại cho khách được. Chia theo mức độ rủi ro nếu khách làm sai:
| Khâu | Giao cho khách được không | Điều kiện |
|---|---|---|
| Phân loại, đặt tên, gửi chứng từ theo mẫu | Được | Văn phòng hướng dẫn một lần, có mẫu thư mục |
| Lập bảng chấm công, bảng lương thô | Được | Văn phòng vẫn kiểm trước khi tính thuế thu nhập cá nhân |
| Theo dõi công nợ khách hàng, nhà cung cấp | Được với khách có người nội bộ | Đối chiếu cuối quý do văn phòng làm |
| Nhập liệu hoá đơn vào phần mềm | Có điều kiện | Văn phòng rà hạch toán; lỗi nhập liệu sửa lại thì tính công |
| Lập và ký nộp tờ khai | Không | Đây là phần văn phòng chịu trách nhiệm về chuyên môn |
| Đối chiếu số liệu trước khi nộp | Không | Phần kiểm soát, không cắt |
Ghi rõ vào phụ lục hợp đồng: khâu nào khách làm, hạn khách phải hoàn thành, và nếu khách không làm hoặc làm sai thì văn phòng làm thay với phí bao nhiêu. Thiếu câu cuối này, sau vài tháng văn phòng lại âm thầm làm hết với mức phí đã giảm.
Các cách nhượng khác không làm hỏng giá
- Trả trước theo quý hoặc theo năm. Văn phòng đỡ công đòi phí, bớt rủi ro nợ; có thể dành một phần nhỏ khấu trừ cho khách trả trước.
- Ký thời hạn dài hơn. Hợp đồng hai năm giúp văn phòng tính trước nhân sự; khấu trừ một phần hợp lý đổi lấy sự ổn định đó.
- Gom nhiều doanh nghiệp cùng chủ. Nếu chủ có thêm công ty khác, phần việc chung (gặp chủ, báo cáo) được chia sẻ, có cơ sở để giảm.
- Đổi kênh gửi chứng từ. Khách chuyển từ gửi ảnh chụp rời rạc sang thư mục chung đúng mẫu, văn phòng tiết kiệm được giờ thật.
- Giảm có thời hạn. Với khách khó khăn thật, giảm trong vài tháng, ghi rõ ngày xem lại. Không có ngày xem lại, mức giảm tạm thời thành mức vĩnh viễn.
Phần không bao giờ cắt, và cách cho khách thấy công việc
Dù khách chọn phương án gọn nhất, bốn việc sau vẫn giữ: đối chiếu số liệu trước khi nộp, kiểm tra chéo tờ khai, theo dõi thông báo của cơ quan thuế, và bảo mật tài khoản, chữ ký số. Đây là những phần nếu bỏ đi thì tờ khai sai, và người chịu hậu quả đầu tiên vẫn là khách. Nếu khách chỉ đồng ý trả mức phí không đủ cho bốn việc này, văn phòng nên từ chối thay vì nhận làm với chất lượng thấp hơn.
Với nhóm khách “không thấy văn phòng làm gì”, đổi cách báo cáo hằng kỳ: một tin ngắn sau mỗi lần nộp tờ khai, nêu kỳ nào, đã nộp ngày nào, số phải nộp bao nhiêu và hạn nộp tiền. Đồng thời chỉ cho khách tự kiểm tra: đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để xem tờ khai đã nộp và số còn phải nộp, tra cổng hoá đơn điện tử để thấy hoá đơn đã được ghi nhận, và nếu có thông báo lạ thì hỏi thẳng thuế cơ sở quản lý. Khách tự nhìn thấy, cảm giác “trả tiền cho không” biến mất.
Khi không thoả thuận được: chia tay gọn
Có khách chỉ ở lại nếu phí xuống dưới mức văn phòng chịu được. Khi đó, để khách đi là quyết định đúng — nhưng đi cho gọn:
- Thống nhất kỳ cuối cùng văn phòng phụ trách, bằng văn bản.
- Hoàn tất kỳ đang làm, không bỏ dở giữa kỳ.
- Lập biên bản bàn giao chứng từ, sổ sách, tài khoản; hướng dẫn khách đổi mật khẩu các tài khoản văn phòng từng giữ.
- Thu đủ phí các kỳ đã làm trước khi bàn giao phần cuối.
Một khách rời đi trong êm thấm vẫn có thể quay lại, hoặc giới thiệu người khác. Nếu muốn xem chiều ngược lại — khi nào văn phòng nên chủ động đề nghị tăng phí — xem bài khi nào nên tăng phí với khách cũ.
Câu hỏi thường gặp
Khách cũ nhiều năm đòi giảm phí, có nên ưu tiên không?
Thời gian gắn bó là lý do để lắng nghe kỹ, không phải lý do để giảm mà không bớt việc. Có thể ưu đãi khách lâu năm bằng cách khác như trả trước có khấu trừ hoặc cố định giá trong một thời gian. Giữ nguyên tắc để không tạo tiền lệ với các khách khác.
Khách mang báo giá rẻ hơn một nửa đến so thì trả lời thế nào?
Đề nghị khách cho xem báo giá đó gồm những phần việc gì, rồi so từng dòng với phạm vi hiện tại. Phần lớn chênh lệch nằm ở những việc bị bỏ ra như đối chiếu, kiểm tra chéo, theo dõi thông báo. Không chê bai đơn vị khác, chỉ nói rõ phần khác nhau.
Có nên giảm phí cho khách đang khó khăn để giữ quan hệ?
Có thể, nhưng nên giảm có thời hạn và gắn với thu hẹp phạm vi, ghi thành phụ lục có ngày xem lại. Như vậy khách được hỗ trợ đúng lúc, còn văn phòng không bị kẹt ở mức phí thấp khi khách đã ổn định trở lại.
Khách tự nhập liệu nhưng sai nhiều thì xử lý sao?
Áp dụng điều khoản đã ghi trong phụ lục: văn phòng sửa lại và tính công theo đơn giá đã thoả thuận. Sau hai ba kỳ, cho khách xem tổng công sửa để khách tự quyết định có trả phần nhập liệu lại cho văn phòng hay không.
Nhân viên phụ trách có được tự quyết giảm phí không?
Không nên. Người phụ trách nắm khối lượng nên là người đề xuất, nhưng quyết định thuộc về người điều hành văn phòng, căn cứ bảng giá chung. Như vậy giá không phụ thuộc vào mức thân quen giữa khách và từng nhân viên.
Giảm phí có cần làm lại hợp đồng không?
Không cần làm lại toàn bộ, chỉ cần phụ lục ghi rõ mức phí mới, phạm vi mới, khâu khách tự làm, thời hạn áp dụng và ngày xem lại. Phụ lục này là căn cứ khi có bất đồng về phần việc sau này.
