Định giá dịch vụ kế toán bền vững nhất là đi từ giờ công: biết một giờ làm việc của văn phòng tốn bao nhiêu, ước một khách cần bao nhiêu giờ mỗi kỳ dựa trên số chứng từ và độ phức tạp, cộng thêm phần bù cho rủi ro và thói quen của khách, rồi mới ra con số báo giá. Doanh thu của khách chỉ là một tín hiệu gián tiếp, không phải thước đo công việc.
Bài này không đưa ra mức giá thị trường — mỗi địa phương, mỗi văn phòng có chi phí khác nhau, và mọi con số dưới đây đều là giả định để minh hoạ cách tính. Điều cần mang về là phương pháp: một cách báo giá có căn cứ, giải thích được với khách, và tự điều chỉnh khi khối lượng thay đổi.
Vì sao báo giá theo doanh thu hay theo gói hay lỗ
Nhiều văn phòng báo giá theo mức doanh thu của khách hoặc theo vài gói cố định. Cách này dễ trình bày nhưng có ba lỗ hổng:
- Doanh thu không tỷ lệ với công việc. Một công ty tư vấn doanh thu lớn nhưng chỉ vài hợp đồng mỗi tháng tốn ít công hơn nhiều so với một cửa hàng doanh thu nhỏ có hàng trăm hoá đơn và nhiều kênh bán.
- Gói không co giãn. Khách tăng khối lượng mà vẫn nằm trong gói, văn phòng làm thêm không công. Khách giảm thì lại thấy mình trả quá nhiều.
- Không phân biệt được khách dễ và khách khó. Khách gửi chứng từ đúng hạn, sạch sẽ và khách lúc nào cũng trễ, lộn xộn trả cùng một mức.
Hậu quả là văn phòng có vài khách “nuôi” những khách khác mà không biết. Đến khi đo lại giờ công mới thấy một phần danh mục đang làm dưới giá vốn.
Bước một: biết giá vốn của một giờ công
Giá vốn một giờ công không chỉ là lương chia cho giờ làm. Công thức đơn giản nên gồm:
- Tổng chi phí vận hành một năm: lương và các khoản theo lương của mọi người, tiền thuê văn phòng, công cụ phần mềm, thiết bị, đào tạo, chi phí khác.
- Tổng giờ làm được tính phí trong năm: không phải toàn bộ giờ có mặt. Phải trừ thời gian họp nội bộ, đào tạo, tìm khách, nghỉ phép, làm lại do lỗi. Thực tế giờ tính phí thường chỉ là một phần của giờ có mặt.
- Giá vốn một giờ = (1) chia (2).
- Giá bán một giờ = giá vốn cộng phần lợi nhuận văn phòng mong muốn.
Nhiều văn phòng nhỏ chưa từng tính con số này. Chỉ cần tính một lần, ước theo năm trước, là thấy ngay mức phí hiện tại có đang bù được chi phí không. Giả sử tính ra giá bán một giờ là G — mọi phép tính bên dưới đều quy về G.
Bước hai: đo khối lượng bằng chứng từ
Chứng từ là thước đo khối lượng dễ đếm nhất, và đếm được từ nguồn chính thức trước khi báo giá. Nhưng chứng từ khác nhau thì thời gian xử lý khác nhau. Văn phòng tự đo và đặt hệ số thời gian cho từng loại, ví dụ giả định:
| Loại chứng từ | Hệ số thời gian tương đối (giả định) | Vì sao |
|---|---|---|
| Hoá đơn đầu ra thông thường | 1 | Tải từ cổng, hạch toán theo mẫu |
| Hoá đơn đầu vào | 1,5 | Phải kiểm điều kiện khấu trừ, chứng từ thanh toán |
| Dòng sao kê ngân hàng | 0,5 | Đối chiếu, phần lớn khớp tự động |
| Chứng từ kho (phiếu nhập, xuất) | 1,5 | Theo dõi số lượng, giá vốn |
| Dòng bảng lương mỗi người | 2 | Tính thuế thu nhập cá nhân, giảm trừ, bảo hiểm |
| Hợp đồng, biên bản cần đọc | 3 | Phải hiểu nội dung để ghi nhận đúng |
Nhân số lượng với hệ số, cộng lại, ra điểm khối lượng mỗi tháng. Sau vài tháng đo thật, văn phòng biết mỗi điểm tương ứng với bao nhiêu phút làm việc — và từ đó quy ra giờ.
Bước ba: hệ số độ phức tạp
Hai khách cùng số chứng từ vẫn có thể khác nhau nhiều về công sức. Phần chênh đó nằm ở độ phức tạp. Ví dụ giả định về các hệ số cộng thêm:
| Đặc điểm | Việc phát sinh thêm | Hệ số cộng thêm (giả định) |
|---|---|---|
| Có hàng tồn kho | Tính giá vốn, kiểm kê, đối chiếu nhập xuất tồn | +20% |
| Bán qua nhiều kênh | Đối chiếu từng cổng thanh toán, phí nền tảng, hoàn tiền | +15% |
| Có chi nhánh, địa điểm khác tỉnh | Tách số liệu theo địa điểm | +15% |
| Giao dịch với nước ngoài | Tỷ giá, nghĩa vụ khấu trừ với nhà cung cấp nước ngoài | +15% |
| Ngành đặc thù (xây dựng, sản xuất) | Theo dõi công trình, định mức | +20% |
| Đang hưởng ưu đãi cần theo dõi | Kiểm điều kiện, thời hạn ưu đãi | +5% |
Không cộng dồn máy móc; một khách có đủ mọi đặc điểm có thể cần báo giá riêng. Mục đích của bảng là để báo giá nhất quán giữa các khách, và để giải thích được vì sao hai khách “cùng quy mô” lại khác phí.
Bước bốn: phần bù rủi ro và thói quen khách
Có những chi phí không nằm ở chứng từ mà nằm ở cách khách làm việc:
- Thói quen gửi trễ, gửi thiếu: tốn thêm công nhắc, làm gấp, khai bổ sung.
- Chứng từ lộn xộn: ảnh chụp mờ, tệp đặt tên tuỳ ý, phải phân loại lại.
- Yêu cầu báo cáo, giải thích nhiều: chủ doanh nghiệp muốn gặp hằng tháng, muốn báo cáo quản trị theo mẫu riêng.
- Rủi ro tồn đọng: số dư đầu kỳ chưa chắc chắn, có thể phát sinh việc sửa.
Với khách mới, phần này ước theo buổi rà hồ sơ. Với khách cũ, lấy từ nhật ký giao nhận và số lần phải làm lại. Không nhất thiết phải cộng thẳng vào phí; có thể đưa vào điều khoản phí phát sinh (làm gấp, gom chứng từ, báo cáo riêng) để khách thấy mình kiểm soát được chi phí bằng cách thay đổi thói quen.
Ghép thành báo giá: ví dụ giả định
Giả sử một khách thương mại mỗi tháng có khoảng 80 hoá đơn đầu ra, 40 hoá đơn đầu vào, 150 dòng sao kê, 60 chứng từ kho, 5 người trong bảng lương và 2 hợp đồng cần đọc. Theo bảng hệ số giả định ở trên:
- Điểm khối lượng = 80×1 + 40×1,5 + 150×0,5 + 60×1,5 + 5×2 + 2×3 = 321 điểm.
- Giả sử văn phòng đo được mỗi 100 điểm cần khoảng 4 giờ công, khách này cần khoảng 12,8 giờ mỗi tháng cho phần xử lý chứng từ.
- Cộng giờ cố định mỗi kỳ (lập tờ khai, kiểm chéo, báo khách), giả sử 3 giờ, thành khoảng 15,8 giờ.
- Có hàng tồn kho, cộng hệ số 20%: khoảng 19 giờ.
- Phí tháng ước tính = 19 × G.
Con số cuối được làm tròn và trình bày cho khách dưới dạng phí tháng, kèm giả định khối lượng đã dùng. Phần quyết toán năm, báo cáo tài chính tính riêng theo cùng phương pháp.
Trình bày báo giá và tự kiểm tra khối lượng
Báo giá gửi khách nên có ba phần: phạm vi công việc; phí tháng kèm giả định khối lượng (số hoá đơn, số lao động, có tồn kho hay không); và đơn giá phí phát sinh cho việc ngoài phạm vi. Khách không cần thấy hệ số nội bộ, nhưng cần thấy phí gắn với khối lượng nào để hiểu vì sao phí thay đổi khi khối lượng thay đổi.
Trước khi báo giá, đừng dựa vào con số khách tự kể. Nhờ khách cấp quyền xem hoặc cùng đăng nhập để đếm thật: số hoá đơn đầu ra, đầu vào các tháng gần nhất trên cổng hoá đơn điện tử; kỳ khai và loại tờ khai trên tài khoản thuế điện tử; trạng thái và nơi quản lý trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Khách thường nhớ khối lượng thấp hơn thực tế, và báo giá trên số nhớ là báo giá lỗ.
Câu hỏi thường gặp
Có nên công khai bảng giá trên trang giới thiệu văn phòng?
Có thể công khai mức khởi điểm và cách tính, kèm câu “báo giá chính xác sau khi xem khối lượng thực tế”. Công khai một con số cố định dễ bị so sánh sai vì khách không biết khối lượng của mình.
Khách mới thành lập chưa có chứng từ thì báo giá thế nào?
Báo mức phí tối thiểu cho các việc cố định mỗi kỳ, kèm điều khoản xem lại sau vài tháng khi khối lượng đã rõ. Doanh nghiệp mới thường tăng khối lượng nhanh trong năm đầu.
Có nên giảm giá để cạnh tranh với văn phòng khác?
Chỉ giảm khi vẫn trên giá vốn giờ công. Giảm dưới giá vốn thì văn phòng phải bù bằng cách làm ẩu hoặc bằng khách khác, cả hai đều gây hại về lâu dài.
Giá vốn giờ công có cần tính lại hằng năm?
Nên tính lại mỗi năm hoặc khi chi phí thay đổi lớn, như tăng lương, chuyển văn phòng, đổi công cụ. Không tính lại thì mức phí sẽ tụt dần so với chi phí thật.
Phí quyết toán năm nên tính gộp vào phí tháng hay tách riêng?
Tách riêng dễ hiểu hơn và phản ánh đúng khối lượng dồn vào cuối năm. Nếu khách muốn chia đều, có thể quy đổi ra phí tháng nhưng vẫn ghi rõ phần đó dành cho quyết toán.
Hệ số thời gian lấy ở đâu ra?
Từ chính văn phòng: ghi thời gian làm một số khách mẫu trong vài tháng, chia theo loại chứng từ. Không có hệ số chuẩn chung cho mọi nơi vì công cụ và kinh nghiệm mỗi văn phòng khác nhau.
