Báo giá quyết toán năm cho một khách không thuê làm sổ cả năm không nên là một con số trọn gói đưa ra ngay trong cuộc gọi đầu tiên. Cách an toàn là khảo sát hồ sơ trước, tách công việc thành từng phần có thể đếm được, báo giá cho phần chắc chắn, còn phần chưa lường được thì ghi thành điều kiện phát sinh có đơn giá và có trần.
Lý do rất đơn giản: với khách làm sổ đều hằng tháng, văn phòng biết khối lượng trước khi nhận. Với khách chỉ xuất hiện vào tháng Hai, tháng Ba, khối lượng thật chỉ lộ ra khi mở túi chứng từ. Báo một giá cố định trước khi mở túi là đánh cược công sức của cả văn phòng vào một phỏng đoán.
Vì sao quyết toán lẻ khó báo giá hơn dịch vụ định kỳ
Nhiều người nghĩ quyết toán chỉ là lập tờ khai quyết toán và báo cáo tài chính, vài ngày là xong. Điều đó chỉ đúng khi số liệu trong năm đã được ghi sổ đầy đủ. Khách không thuê làm sổ cả năm thường rơi vào một trong ba tình huống:
- Có người nội bộ nhập liệu nhưng không ai kiểm. Sổ có đủ dòng nhưng hạch toán sai tài khoản, công nợ không khớp, tồn kho âm.
- Chỉ nộp tờ khai hằng tháng hoặc hằng quý, không ghi sổ. Tờ khai thuế giá trị gia tăng có số, nhưng không có sổ cái, không có bảng lương, không có sổ tài sản.
- Không làm gì cả trong năm. Có khi còn thiếu tờ khai kỳ, kèm theo là tiền chậm nộp và thông báo của cơ quan thuế đang chờ.
Ba tình huống cho ra ba khối lượng rất khác nhau, dù khách nào cũng gọi chung là “làm quyết toán”. Nếu văn phòng dùng một giá cho cả ba, khách ở tình huống thứ nhất trả thừa và bỏ đi, còn khách ở tình huống thứ ba được làm với giá không đủ bù công.
Khảo sát trước khi báo: một buổi làm việc đáng giá nhất
Buổi khảo sát không phải để làm việc cho khách, mà để đo khối lượng. Nên nói rõ với khách từ đầu rằng buổi này dùng để báo giá, và nếu hồ sơ phức tạp, văn phòng có thể thu phí khảo sát rồi trừ vào phí dịch vụ khi khách đồng ý thuê. Trong buổi khảo sát, người đi xem nên trả lời được những câu sau:
- Năm tài chính của khách bắt đầu và kết thúc khi nào? Có phải năm dương lịch không?
- Trong năm đã nộp những tờ khai nào, kỳ nào còn thiếu, kỳ nào nộp trễ?
- Có sổ kế toán không? Nếu có, ghi trên phần mềm hay bảng tính, đã khoá sổ tới tháng nào?
- Bao nhiêu hoá đơn đầu ra, đầu vào trong năm? Có hoá đơn điều chỉnh, thay thế nào không?
- Có mấy tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp? Có lấy được sao kê đủ mười hai tháng không?
- Có hàng tồn kho, tài sản cố định, người lao động, khoản vay không?
- Có khoản nào khách “biết là có vấn đề” nhưng chưa xử lý không?
Câu cuối cùng quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Khách thường biết rõ chỗ yếu của mình, chỉ là không nói nếu không được hỏi. Ghi lại câu trả lời thành biên bản khảo sát, có chữ ký hoặc xác nhận qua thư điện tử của khách: đây sẽ là căn cứ nếu sau này phát sinh việc ngoài những gì khách đã mô tả.
Trong lúc khảo sát, người đi xem nên cùng khách đăng nhập tài khoản thuế điện tử để xem lịch sử nộp tờ khai và số còn phải nộp, tra cổng hoá đơn điện tử để đếm hoá đơn đầu ra, đầu vào, và xem trang tra cứu thông tin người nộp thuế để ghi trạng thái mã số thuế kèm ngày tra. Ba con số này lấy từ nguồn chính thức, không phụ thuộc trí nhớ của khách.
Tách công việc thành từng phần có thể đếm được
Sau khảo sát, chia công việc thành các phần độc lập. Mỗi phần có đơn vị đo riêng, nhờ vậy báo giá giải thích được và điều chỉnh được.
| Phần việc | Đơn vị đo khối lượng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Dựng lại hoặc rà lại sổ trong năm | Số chứng từ, số tháng chưa ghi sổ | Phần nặng nhất, biến động nhiều nhất |
| Đối chiếu ngân hàng | Số tài khoản, số giao dịch | Tài khoản nhiều giao dịch nhỏ tốn công hơn tài khoản ít giao dịch lớn |
| Công nợ, tồn kho, tài sản | Số đối tượng công nợ, số mã hàng, số tài sản | Có kiểm kê thực tế hay chỉ dựa số liệu khách cung cấp |
| Nộp bù tờ khai kỳ còn thiếu | Số tờ khai | Tách riêng vì kèm theo xử lý tiền chậm nộp |
| Lập báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán | Một bộ | Tương đối cố định nếu phần trên đã sạch |
| Quyết toán thuế thu nhập cá nhân | Số người lao động | Có hay không có uỷ quyền quyết toán |
Cách tách này có thêm một lợi ích: khách thấy rõ phần nào tốn tiền vì số liệu của chính họ còn dở dang, phần nào là công việc cố định của văn phòng. Nhiều khách sau khi xem bảng đã tự hỏi đến dịch vụ làm sổ hằng tháng cho năm sau, vì thấy chi phí dựng lại cao hơn chi phí làm đều.
Dựng lại số liệu mười hai tháng: phần nặng nhất
Nếu khách chưa ghi sổ, văn phòng phải dựng lại cả năm từ nguyên liệu thô. Thứ tự làm việc hợp lý thường là:
- Tải hoá đơn đầu ra, đầu vào cả năm từ cổng hoá đơn điện tử. Đây là nguồn đầy đủ nhất, không phụ thuộc khách giữ giấy tờ.
- Lấy sao kê ngân hàng đủ mười hai tháng cho mọi tài khoản đứng tên doanh nghiệp.
- Ghép hoá đơn với dòng tiền: khoản nào đã thu, đã trả; khoản nào còn treo công nợ; khoản mua từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay không, vì đây là điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo Luật 48/2024/QH15.
- Bổ sung phần không có hoá đơn: bảng lương, khấu hao, chi phí trả trước, tạm ứng.
- Chốt tồn kho và công nợ cuối năm với khách, bằng biên bản hoặc xác nhận có chữ ký.
Mỗi bước có thể đội khối lượng. Một tài khoản ngân hàng có hàng nghìn giao dịch nhỏ, một kho có vài trăm mã hàng không có sổ nhập xuất, là những thứ không nhìn thấy được trong buổi khảo sát nếu khách không mang theo. Đó là lý do phần dựng lại sổ luôn nên có điều kiện phát sinh.
Ví dụ giả định một bảng báo giá
Giả sử sau khảo sát, văn phòng ghi nhận khách là công ty thương mại nhỏ, năm tài chính trùng năm dương lịch, đã nộp đủ tờ khai quý nhưng chưa ghi sổ, khoảng 600 hoá đơn cả năm, hai tài khoản ngân hàng, một kho hàng khoảng 150 mã, năm người lao động. Văn phòng tính giá vốn một giờ công của mình (đã hướng dẫn trong bài định giá theo số chứng từ và độ phức tạp), rồi ước số giờ cho từng phần:
| Phần việc | Giả định khối lượng | Cách tính |
|---|---|---|
| Dựng lại sổ | 600 hoá đơn, 12 tháng | Số giờ ước tính × giá giờ công; ghi rõ mốc 600 hoá đơn |
| Đối chiếu ngân hàng | 2 tài khoản | Theo tài khoản; vượt số giao dịch đã ghi thì tính thêm |
| Tồn kho | Khoảng 150 mã, không kiểm kê thực tế | Theo số liệu khách xác nhận; kiểm kê tại kho báo giá riêng |
| Báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán | Một bộ | Cố định |
| Quyết toán thuế thu nhập cá nhân | 5 người | Cố định cho tới một số người nhất định |
Con số cụ thể của mỗi dòng phụ thuộc giá giờ công và mức độ phức tạp của từng văn phòng, không có “giá thị trường” nào để chép. Điều quan trọng là mỗi dòng đều có giả định khối lượng đi kèm. Khi thực tế vượt giả định, văn phòng có căn cứ để báo phát sinh mà không phải tranh luận.
Điều kiện phát sinh và trần giá
Điều kiện phát sinh bảo vệ văn phòng, còn trần giá bảo vệ khách. Thiếu một trong hai thì báo giá mất cân bằng và dễ thành tranh chấp.
- Ghi rõ những gì kích hoạt phát sinh: số hoá đơn vượt mốc đã khảo sát, thêm tài khoản ngân hàng khách chưa khai, tờ khai kỳ còn thiếu phát hiện sau, sai sót phải khai bổ sung các năm trước.
- Đơn giá phát sinh được báo trước, theo đúng đơn vị đo trong bảng: theo hoá đơn, theo tài khoản, theo tờ khai.
- Trần tổng: tổng phí không vượt quá một mức nhất định nếu không có xác nhận mới của khách. Khi sắp chạm trần, văn phòng dừng lại báo khách trước khi làm tiếp.
- Loại trừ rõ ràng: làm việc với đoàn kiểm tra, giải trình theo thông báo của cơ quan thuế, dựng lại số liệu năm trước — những việc này báo giá riêng.
Những khoản thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt phát sinh từ số liệu của khách là nghĩa vụ của khách, không phải chi phí dịch vụ. Nên viết câu này vào báo giá, vì khách lần đầu làm quyết toán hay nhầm hai loại tiền với nhau.
Mốc thời gian: nhận muộn thì phải nói rõ rủi ro
Theo Luật Quản lý thuế, hạn nộp hồ sơ quyết toán năm của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính; nên kiểm tra lại văn bản đang hiệu lực nếu có thay đổi. Với khách năm tài chính trùng năm dương lịch, mọi khách quyết toán lẻ dồn về đúng những tuần văn phòng đang bận nhất với khách định kỳ.
Vì vậy báo giá nên có thêm hai mốc nội bộ:
- Ngày cuối nhận hồ sơ: sau ngày này, văn phòng không cam kết nộp đúng hạn luật.
- Ngày khách phải xác nhận số liệu: tồn kho, công nợ, lương. Khách chậm xác nhận thì hạn nộp bị đe doạ, và điều này phải được ghi rõ là do khách.
Khách tìm đến quá sát hạn vẫn có thể nhận, nhưng nên báo trước bằng văn bản rằng thời gian không đủ để rà kỹ và có thể phải khai bổ sung sau khi nộp. Một số văn phòng tính thêm phần phí làm gấp; nếu có, ghi thành một dòng riêng thay vì cộng lẫn vào giá.
Câu hỏi thường gặp
Có nên miễn phí buổi khảo sát để dễ nhận khách không?
Với hồ sơ đơn giản thì có thể, vì buổi khảo sát ngắn. Với hồ sơ nhiều tài khoản, nhiều kho hoặc thiếu tờ khai, nên thu phí khảo sát và trừ vào phí dịch vụ nếu khách đồng ý thuê. Cách này cũng lọc bớt những khách chỉ đi hỏi giá nhiều nơi.
Khách chỉ muốn nộp tờ khai quyết toán, không cần báo cáo tài chính có được không?
Doanh nghiệp nộp quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thường phải kèm báo cáo tài chính năm theo quy định. Văn phòng không nên nhận làm một nửa bộ hồ sơ, vì số liệu tờ khai không có căn cứ nếu không có báo cáo tài chính khớp với nó.
Làm sao biết khách đã khai đủ các kỳ trong năm?
Xem lịch sử nộp tờ khai trên tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp, đối chiếu với kỳ khai đã đăng ký. Kỳ nào không có tờ khai thì ghi vào biên bản khảo sát và báo giá riêng phần nộp bù.
Phát hiện sai sót ở năm trước thì xử lý trong báo giá thế nào?
Không gộp vào giá quyết toán năm nay. Ghi nhận sai sót, báo khách bằng văn bản và báo giá riêng phần khai bổ sung nếu khách muốn xử lý. Để khách quyết định, vì việc này kéo theo nghĩa vụ nộp thêm của khách.
Khách không cung cấp đủ chứng từ đến gần hạn thì sao?
Văn phòng làm với số liệu đang có, ghi rõ những khoản thiếu căn cứ và báo khách rủi ro bằng văn bản trước khi nộp. Không tự đoán số để lấp chỗ trống. Nếu khách vẫn không bổ sung, việc khai bổ sung sau thuộc phần phát sinh.
Năm sau khách quay lại, có dùng lại giá năm nay không?
Chỉ dùng làm tham khảo. Nếu năm sau khách thuê làm sổ hằng tháng thì phần dựng lại sổ không còn, giá quyết toán sẽ thấp hơn nhiều. Nếu khách vẫn chỉ đến vào mùa quyết toán thì khảo sát lại, vì khối lượng mỗi năm mỗi khác.
