Khi nào nên tăng phí dịch vụ kế toán với khách cũ

Nên tăng phí với khách cũ khi khối lượng hoặc độ phức tạp đã tăng rõ rệt so với lúc báo giá và duy trì qua nhiều kỳ, hoặc khi quy định mới làm phát sinh việc thường xuyên, hoặc khi giá vốn giờ công của văn phòng tăng mà phí đã giữ nguyên lâu. Không nên tăng chỉ vì “lâu rồi chưa tăng”, và càng không nên tăng để bù cho sự kém hiệu quả của chính văn phòng.

Nhiều văn phòng ngại nói chuyện phí với khách quen, và vì thế làm thêm không công trong nhiều năm. Thật ra, khi có số liệu rõ ràng và cách nói thẳng thắn, phần lớn khách hiểu. Phần dưới đây chỉ cách nhận ra đúng lúc, chuẩn bị số liệu, nói với khách, và xử lý khi khách không đồng ý.

Dấu hiệu khối lượng đã tăng

Khối lượng tăng thường diễn ra từ từ, không ai để ý cho tới khi người phụ trách than quá tải. Các dấu hiệu đo được:

• Số hoá đơn đầu ra, đầu vào mỗi tháng tăng đáng kể so với giả định trong hợp đồng — đếm được trên cổng hoá đơn điện tử.
• Số người trong bảng lương tăng.
• Số tài khoản ngân hàng, số dòng sao kê tăng.
• Giờ công thực tế ghi nhận cho khách vượt mức ước tính khi báo giá trong nhiều tháng liền.

Một tháng tăng đột biến chưa phải lý do; có thể là mùa cao điểm. Tăng đều trong một quý hoặc lâu hơn mới là thay đổi thật. Đây là lý do nên ghi giả định khối lượng vào hợp đồng từ đầu: có mốc để so.

Dấu hiệu độ phức tạp đã tăng

Có khi số chứng từ không đổi nhiều nhưng công việc khó hơn hẳn:

• Khách mở thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh.
• Khách bắt đầu bán qua nhiều kênh: sàn thương mại điện tử, ứng dụng giao hàng, cổng thanh toán.
• Khách bắt đầu có hàng tồn kho hoặc chuyển sang sản xuất.
• Khách bắt đầu mua dịch vụ, hàng hoá từ nước ngoài hoặc bán ra nước ngoài.
• Khách bước vào ưu đãi thuế cần theo dõi điều kiện, hoặc hết ưu đãi và phải tính thuế đầy đủ.

Mỗi thay đổi này tương ứng với một bước bổ sung trong danh mục việc của khách. Nếu danh mục việc đã thêm bước mà phí vẫn như cũ, văn phòng đang làm phần đó miễn phí.

Khi quy định thay đổi hoặc chi phí văn phòng tăng

Năm 2025–2026 có nhiều thay đổi lớn: Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15, bộ văn bản mới về quản lý thuế và hoá đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ 1/7/2026. Một phần thay đổi chỉ tốn công học một lần — phần này văn phòng nên tự chịu, vì đó là chi phí giữ nghề. Phần làm phát sinh việc thường xuyên mỗi kỳ cho khách thì mới là căn cứ điều chỉnh phí.

Chi phí văn phòng tăng (lương, thuê mặt bằng, công cụ) cũng là lý do hợp lý, nhưng nên áp dụng chung cho cả danh mục theo một lịch cố định, ví dụ đầu năm, và báo trước. Tăng lẻ tẻ từng khách với lý do chi phí chung sẽ khiến khách cảm thấy bị chọn riêng.

Khi nào không nên tăng

• Khối lượng tăng vì lỗi quy trình của văn phòng: làm lại nhiều lần, kiểm chéo trả lại liên tục. Đây là việc phải sửa trong nhà.
• Khách đang khó khăn thật sự và khối lượng không tăng. Tăng phí lúc này thường mất khách mà không được gì. Có thể giữ phí và bàn lại khi khách ổn định.
• Vừa có sai sót chưa xử lý xong với khách đó. Nói chuyện phí khi khách đang không hài lòng là thời điểm tệ nhất.
• Chưa có số liệu. Tăng phí dựa trên cảm giác “khách này dạo này nhiều việc” khó thuyết phục và dễ sai.

Trong những trường hợp này, việc đúng là ghi nhận khối lượng thật vào sổ tay khách và hẹn một thời điểm xem lại cụ thể, ví dụ sau quyết toán năm. Khi đến hẹn, văn phòng có đủ số liệu của nhiều kỳ, quan hệ với khách cũng đã ổn định, và cuộc trao đổi sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều so với một đề nghị tăng phí vội vàng giữa lúc hai bên đang căng.

Rà cả danh mục mỗi năm một lần

Thay vì đợi người phụ trách than quá tải mới xem lại từng khách, trưởng văn phòng nên rà cả danh mục mỗi năm một lần, thường sau mùa quyết toán khi số liệu cả năm đã đủ. Cách làm:

1. Với mỗi khách, lấy phí đang thu chia cho giờ công thực tế bình quân mỗi tháng trong năm, ra doanh thu trên một giờ công.
2. So con số này với giá bán giờ công mà văn phòng đặt ra.
3. Xếp khách thành ba nhóm: trên mức, quanh mức, và dưới mức rõ rệt.

Nhóm dưới mức rõ rệt là danh sách cần nói chuyện. Thường sẽ thấy một điều bất ngờ: vài khách “dễ chịu, lâu năm” lại nằm ở nhóm này, vì phí giữ nguyên từ nhiều năm trước trong khi khách đã lớn lên. Ngược lại, có khách phí cao nhưng việc ít — không cần giảm ngay, nhưng đó là chỗ văn phòng có thể thêm giá trị như báo cáo quản trị ngắn để giữ khách.

Rà theo năm cũng giúp tránh cảm giác tuỳ tiện: mọi khách được xem cùng một cách, cùng một thời điểm.

Chuẩn bị số liệu trước khi nói

Một bảng so sánh đơn giản là đủ, đặt mốc lúc ký hợp đồng cạnh hiện tại:

Số liệu từ nguồn chính thức, như danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử hay kỳ khai trên tài khoản thuế điện tử, là thứ khách tự kiểm được. Chính vì khách kiểm được nên nó có sức thuyết phục hơn mọi lời giải thích.

Cách nói với khách

1. Báo trước ít nhất một kỳ, không áp dụng ngay tháng đang làm.
2. Bắt đầu bằng thay đổi của khách, không bằng khó khăn của văn phòng: “Doanh nghiệp đã mở thêm hai kênh bán và số hoá đơn gần gấp đôi so với lúc hai bên ký.”
3. Đưa bảng số liệu, để khách tự nhìn.
4. Đưa lựa chọn: điều chỉnh phí theo khối lượng mới; hoặc giữ phí nhưng thu hẹp phạm vi (ví dụ khách tự đối chiếu cổng thanh toán, văn phòng chỉ nhận số tổng); hoặc khách cải thiện cách gửi chứng từ để giảm công.
5. Chốt bằng phụ lục hợp đồng ghi mức phí mới, giả định khối lượng mới và ngày áp dụng.

Giọng điệu nên như trao đổi công việc bình thường, không xin lỗi, không than thở. Văn phòng đang bán một dịch vụ có giá trị; điều chỉnh giá theo khối lượng là chuyện bình thường của mọi dịch vụ.

Điều khoản giúp việc tăng phí nhẹ nhàng hơn và khi khách từ chối

Hợp đồng có sẵn điều khoản thì việc điều chỉnh không còn là chuyện “xin” mà là thực hiện thoả thuận: ghi giả định khối lượng làm căn cứ tính phí; ghi rằng khi khối lượng vượt giả định trong một số kỳ liên tiếp, văn phòng được đề nghị điều chỉnh; và có lịch xem lại phí định kỳ, ví dụ mỗi năm một lần.

Nếu khách từ chối mọi lựa chọn, văn phòng có hai đường: chấp nhận giữ phí một thời gian với ghi nhận bằng văn bản rằng phạm vi sẽ được xem lại, hoặc chấm dứt hợp đồng theo đúng thời hạn báo trước và bàn giao đầy đủ. Đừng chọn con đường thứ ba — giữ phí nhưng âm thầm làm ít đi. Đó là cách nhanh nhất để sai sót xảy ra và mất uy tín với cả những khách khác.