Nên nhận chứng từ qua kênh nào? Với phần lớn văn phòng kế toán dịch vụ, cách làm bền là thư mục chung có phân quyền làm kênh chính để nhận tệp, còn nhóm nhắn tin chỉ dùng để báo “đã gửi” và hỏi đáp nhanh; thư điện tử dùng cho văn bản cần giá trị xác nhận. Kênh nào cũng dùng được — cái hỏng là dùng cả ba cho cùng một việc.
Phần dưới đây so sánh ba kênh theo năm tiêu chí thực tế của nghề: truy vết được không, có dễ đủ không, bảo mật ra sao, khách có chịu dùng không, và sau một năm còn tìm lại được không. Không bàn về sản phẩm cụ thể nào; tiêu chí áp dụng cho mọi công cụ cùng loại.
Năm tiêu chí chọn kênh
- Truy vết: biết chắc ai gửi, gửi lúc nào, gửi những gì. Đây là thứ quyết định ai đúng khi có tranh luận “đã gửi rồi mà”.
- Độ đủ: dễ đối chiếu với danh mục chứng từ không, hay chứng từ lẫn trong hàng trăm tin nhắn khác.
- Bảo mật: ai trong và ngoài văn phòng nhìn thấy được, có thu hồi quyền được không khi người nghỉ việc.
- Dễ dùng với khách: khách không chịu dùng thì kênh tốt đến đâu cũng vô ích.
- Tìm lại sau thời gian dài: chứng từ dùng ghi sổ phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán; kênh trao đổi hằng ngày không phải là nơi lưu trữ.
Không kênh nào đạt điểm cao ở cả năm tiêu chí. Việc của trưởng văn phòng là chọn kênh chính theo hai tiêu chí đầu, rồi bù chỗ yếu bằng quy trình.
Nhóm nhắn tin: nhanh nhưng dễ trôi
Nhóm nhắn tin là kênh khách quen nhất và phản hồi nhanh nhất. Chủ doanh nghiệp chụp ảnh hoá đơn, gửi vào nhóm trong vài giây.
Ưu điểm: khách chịu dùng; hỏi đáp nhanh; có thời điểm gửi từng tin.
Nhược điểm:
- Chứng từ trôi giữa các tin nhắn trao đổi khác; muốn biết đã đủ chưa phải kéo ngược lại.
- Tệp gửi qua nhóm có thể bị nén hoặc hết hạn tải sau một thời gian, tuỳ công cụ.
- Ảnh chụp không thay được bản gốc của hoá đơn điện tử.
- Thành viên nhóm thay đổi, người cũ vẫn thấy lịch sử nếu không được xoá khỏi nhóm.
- Dễ bị gửi nhầm nhóm — một văn phòng có hàng chục nhóm khách, chỉ cần một lần gửi nhầm là lộ dữ liệu.
Nhóm nhắn tin hợp để báo tin và hỏi nhanh, không hợp làm kho chứng từ.
Thư điện tử: có giá trị xác nhận nhưng khách ngại
Ưu điểm: mỗi lần gửi là một bản ghi rõ người gửi, người nhận, thời gian, tệp đính kèm; tìm lại theo tiêu đề và người gửi khá dễ; phù hợp cho văn bản cần xác nhận như báo số thuế phải nộp, báo rủi ro, xác nhận tờ khai.
Nhược điểm:
- Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ ít dùng, thư gửi đi không được đọc.
- Giới hạn dung lượng đính kèm, chứng từ nhiều phải chia nhiều thư.
- Tệp nằm trong hộp thư cá nhân của nhân viên; người nghỉ thì văn phòng dễ mất lịch sử nếu không dùng hộp thư chung của văn phòng.
Cách dùng tốt: văn phòng có hộp thư chung cho việc nhận chứng từ và gửi báo cáo, không dùng hộp thư cá nhân của từng nhân viên. Đặt quy ước tiêu đề thư, ví dụ bắt đầu bằng mã khách và kỳ.
Thư mục chung: gọn và đủ nhưng cần hướng dẫn
Mỗi khách có một thư mục trên kho lưu trữ đám mây hoặc máy chủ của văn phòng, khách được quyền tải lên vào đúng thư mục của mình.
Ưu điểm: chứng từ nằm ngay trong cấu trúc hồ sơ của văn phòng, không phải chép lại; tệp giữ nguyên bản gốc; lịch sử tải lên cho biết ai, lúc nào; thu hồi quyền dễ dàng.
Nhược điểm:
- Khách cần được hướng dẫn lần đầu, có khách lớn tuổi thấy phiền.
- Phân quyền sai là khách này thấy thư mục của khách khác — lỗi nghiêm trọng nhất có thể xảy ra.
- Không tự báo cho văn phòng khi khách vừa tải lên, trừ khi bật thông báo.
Chỗ yếu thứ nhất khắc phục bằng một hướng dẫn một trang có hình minh hoạ. Chỗ yếu thứ hai khắc phục bằng quy tắc: mỗi khách chỉ được cấp quyền vào đúng thư mục “Chứng từ nhận”, và trưởng nhóm kiểm lại quyền mỗi quý.
Dọn thư mục nhận sau mỗi kỳ
Thư mục chung chỉ gọn trong vài tháng đầu nếu không có người dọn. Khách tải lên theo thói quen riêng: tệp tên “ảnh 1”, “scan mới”, cùng một hoá đơn gửi hai lần, chứng từ tháng này lẫn tháng trước. Sau mỗi kỳ, người phụ trách làm ba việc:
- Giữ nguyên bản khách gửi trong thư mục nhận của kỳ, không đổi tên, không xoá, để còn làm bằng chứng về thời điểm và nội dung đã gửi.
- Sao sang thư mục làm việc và đổi tên theo quy tắc của văn phòng (mã khách, kỳ, loại chứng từ), loại bỏ bản trùng ở bản sao.
- Đóng thư mục kỳ sau khi tờ khai đã nộp: chuyển quyền của khách sang chỉ xem với kỳ đã đóng, mở thư mục kỳ mới để khách tải lên.
Việc đóng kỳ nghe có vẻ thừa nhưng giải quyết được một lỗi rất hay gặp: khách tải chứng từ mới vào thư mục kỳ cũ, văn phòng không để ý, chứng từ nằm im tới cuối năm. Khi kỳ cũ đã chỉ còn quyền xem, khách buộc phải gửi vào đúng kỳ đang mở.
So sánh nhanh ba kênh
| Tiêu chí | Nhóm nhắn tin | Thư điện tử | Thư mục chung |
|---|---|---|---|
| Truy vết | Có, nhưng khó lọc | Tốt | Tốt |
| Độ đủ | Kém, chứng từ lẫn tin nhắn | Vừa | Tốt, nhìn thư mục là thấy |
| Bảo mật | Rủi ro gửi nhầm nhóm | Vừa, phụ thuộc hộp thư | Tốt nếu phân quyền đúng |
| Khách chịu dùng | Rất dễ | Tuỳ khách | Cần hướng dẫn |
| Tìm lại sau nhiều năm | Kém | Vừa | Tốt |
Bảng cho thấy lý do gợi ý ban đầu: thư mục chung làm kho, nhóm nhắn tin làm chuông báo, thư điện tử làm văn bản xác nhận.
Phối hợp: một kênh chính, một kênh báo, và chứng từ giấy
Quy ước mẫu có thể ghi thẳng vào hợp đồng:
- Chứng từ điện tử tải lên thư mục chung của khách. Chỉ tệp trong thư mục này được coi là đã gửi.
- Sau khi tải lên, khách nhắn một tin ngắn vào nhóm để văn phòng biết.
- Văn phòng xác nhận đã nhận và báo thiếu qua thư điện tử hoặc tin nhắn tóm tắt theo mẫu.
- Khách lỡ gửi chứng từ qua nhóm nhắn tin thì nhân viên chép vào thư mục và ghi nhật ký, nhưng nhắc lại quy ước.
Với chứng từ giấy (hợp đồng ký tay, biên bản, phiếu thu chi), dùng sổ giao nhận hai bên cùng ký, ghi số lượng và loại. Bản quét đưa vào thư mục chung; bản gốc lưu theo thoả thuận trong hợp đồng về việc ai giữ.
Bảo mật khi trao đổi và kiểm lại bằng nguồn chính thức
Dù dùng kênh nào, ba điều không được làm:
- Không gửi mật khẩu, mã PIN chữ ký số, mã xác thực qua nhóm nhắn tin hay thư điện tử. Nếu cần trao đổi, dùng cách có phân quyền và hết hạn.
- Không để khách chung một nhóm hay chung một thư mục cha có quyền xem.
- Không dùng tài khoản cá nhân của nhân viên làm kênh chính thức với khách.
Cuối cùng, kênh nào cũng chỉ mang chứng từ khách tự gửi. Để biết khách đã gửi đủ hay chưa, luôn đối chiếu với cổng hoá đơn điện tử (danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào trong kỳ) và tài khoản thuế điện tử (thông báo mới). Chứng từ có trên nguồn chính thức mà không có trong thư mục khách là việc cần hỏi ngay. Muốn đọc thêm về cách lưu và thời hạn lưu chứng từ, xem phần lưu trữ chứng từ trên Thuế Chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Có cần tạo nhóm nhắn tin riêng cho từng khách không?
Nên. Một nhóm cho mỗi khách, đặt tên theo mã khách, chỉ gồm người phụ trách hai bên. Nhóm chung nhiều khách là rủi ro lộ dữ liệu.
Khách chỉ quen gửi qua nhóm nhắn tin, không chịu dùng thư mục thì sao?
Có thể nhận tạm, nhân viên chép sang thư mục và ghi nhật ký. Nhưng nên tính công đó vào phí hoặc tiếp tục hướng dẫn khách chuyển dần, vì việc chép lại tốn thời gian và dễ sót.
Lưu chứng từ trên kho đám mây có đủ giá trị lưu trữ không?
Chứng từ điện tử được lưu dưới dạng điện tử theo quy định, miễn đảm bảo toàn vẹn, truy cập được và có sao lưu. Chứng từ giấy gốc vẫn phải giữ bản giấy trừ khi quy định cho phép khác.
Nhân viên nghỉ việc thì các nhóm nhắn tin xử lý thế nào?
Người nghỉ phải được xoá khỏi mọi nhóm khách ngay ngày cuối, người thay được thêm vào. Nhóm nên do tài khoản của văn phòng làm quản trị, không phải tài khoản cá nhân nhân viên.
Văn phòng nhỏ vài người có cần làm phức tạp như vậy không?
Không cần công cụ phức tạp, nhưng vẫn cần quy ước. Ngay cả văn phòng hai ba người cũng nên có một kênh chính, một cấu trúc thư mục và một nhật ký giao nhận; những thứ này tốn ít công dựng mà đỡ rất nhiều khi có tranh luận.
Thư điện tử có cần mã hoá khi gửi báo cáo tài chính cho khách?
Với tài liệu nhạy cảm, nên gửi đường dẫn tải có phân quyền và hạn dùng thay vì đính kèm trực tiếp. Tối thiểu, kiểm lại địa chỉ người nhận trước khi gửi.
