Với khách bán hàng trên sàn thương mại điện tử, mỗi tháng văn phòng kế toán cần lấy đủ năm nhóm dữ liệu cho từng sàn: báo cáo chi tiết đơn hàng, báo cáo đối soát thanh toán (tiền sàn chuyển về), bảng kê phí và các khoản sàn trừ, danh sách đơn hoàn, huỷ, khiếu nại, và thông tin khoản thuế sàn đã khấu trừ, nộp thay nếu khách thuộc diện đó. Ghép năm nhóm này với sao kê tài khoản nhận tiền và hoá đơn đã lập thì mới ra được doanh thu đúng.
Sai lầm hay gặp nhất là lấy số tiền sàn chuyển về tài khoản làm doanh thu. Con số đó đã bị trừ phí, trừ hoàn, có khi gộp nhiều kỳ, nên nó chỉ là một mảnh của bức tranh. Bài này đi qua từng nhóm dữ liệu, ai tải, tải lúc nào, và cách xử lý những chỗ hay vênh.
Tiền sàn chuyển về không phải là doanh thu
Sàn đứng giữa người mua và người bán: người mua trả tiền cho sàn, sàn giữ lại, trừ phí rồi mới chuyển phần còn lại cho người bán theo chu kỳ đối soát. Vì vậy, với cùng một tháng bán hàng, sẽ có ba con số khác nhau:
- Giá trị hàng đã bán cho người mua, sau các khoản giảm giá do chính người bán chịu. Đây là gốc để tính doanh thu.
- Các khoản sàn trừ: phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí quảng cáo, phí vận chuyển người bán chịu, khoản thuế sàn khấu trừ thay (nếu có). Đây là chi phí hoặc khoản đã nộp, không phải khoản giảm doanh thu.
- Tiền thực nhận vào tài khoản, tức là phần còn lại sau khi trừ, cộng trừ thêm các khoản điều chỉnh của kỳ trước.
Giả sử trong tháng khách bán được 200 triệu đồng tiền hàng, sàn trừ tổng cộng 22 triệu đồng các loại phí và có 8 triệu đồng đơn hoàn. Tiền về tài khoản khoảng 170 triệu đồng. Nếu văn phòng khai doanh thu 170 triệu đồng, doanh thu bị hụt 22 triệu đồng tiền phí — đúng loại chênh lệch mà dữ liệu của sàn sẽ làm lộ ra khi cơ quan thuế đối chiếu. Cách đúng là ghi doanh thu theo giá trị hàng đã bán (đã trừ phần hoàn đủ căn cứ), ghi phí sàn là chi phí có chứng từ, và dùng tiền về để kiểm tra lại.
Năm nhóm dữ liệu cần lấy cho từng sàn
Tên gọi các báo cáo mỗi sàn một khác, nhưng nội dung thì gần như giống nhau. Văn phòng nên lập một bảng quy đổi “báo cáo này ở sàn kia tên là gì” cho từng khách, để người mới vào vẫn biết tải đúng thứ.
| Nhóm | Nội dung cần có | Dùng để |
|---|---|---|
| Chi tiết đơn hàng | Mã đơn, ngày đặt, ngày giao thành công, mặt hàng, số lượng, giá bán, giảm giá của người bán, giảm giá của sàn | Xác định doanh thu theo thời điểm, lập hoặc đối chiếu hoá đơn |
| Đối soát thanh toán | Kỳ đối soát, danh sách đơn được thanh toán, số tiền từng đơn, ngày chuyển tiền | Nối đơn hàng với dòng tiền trên sao kê |
| Phí và khoản trừ | Từng loại phí theo đơn hoặc theo kỳ, phí quảng cáo, phí dịch vụ cộng thêm | Ghi chi phí, đối chiếu với hoá đơn phí do sàn lập |
| Hoàn, huỷ, khiếu nại | Đơn bị trả, đơn huỷ sau khi đã giao, khoản bồi hoàn, ngày chốt | Điều chỉnh doanh thu có căn cứ, giải thích chênh lệch |
| Thuế sàn khấu trừ thay | Số thuế đã khấu trừ theo kỳ, chứng từ hoặc thông tin xác nhận sàn cung cấp | Đối chiếu với nghĩa vụ của khách, tránh khai trùng hoặc bỏ sót |
Ngoài năm nhóm trên, đừng quên hoá đơn phí do sàn lập cho người bán. Đây là chứng từ để ghi chi phí; nếu chỉ dựa vào bảng kê trên tài khoản người bán thì phần chi phí thiếu căn cứ.
Ai tải, tải lúc nào và tải ở dạng gì
Phần việc này hỏng nhiều nhất ở khâu lấy dữ liệu chứ không ở khâu hạch toán. Ba quy ước nên chốt với khách ngay từ đầu:
- Quyền truy cập. Nếu sàn cho tạo tài khoản phụ chỉ có quyền xem báo cáo, đề nghị khách tạo một tài khoản như vậy cho văn phòng. Không nhận mật khẩu tài khoản chủ, vì tài khoản đó rút được tiền và sửa được thông tin nhận thanh toán. Nếu sàn không cho tạo tài khoản phụ, để khách tự tải và gửi theo lịch.
- Ngày tải. Kỳ đối soát của sàn thường không trùng tháng dương lịch, và đơn cuối tháng có thể vài ngày sau mới giao thành công. Chốt một ngày cố định sau khi tháng kết thúc, đủ để phần lớn đơn đã có trạng thái cuối, nhưng vẫn kịp hạn khai. Ghi ngày tải vào tên tệp.
- Định dạng. Chỉ nhận tệp bảng tính xuất trực tiếp từ sàn. Ảnh chụp màn hình không cộng được, không lọc được và không chứng minh được gì khi có hỏi.
Khách bán trên hai ba sàn cùng lúc thì tách thư mục theo sàn, cùng một cấu trúc tên tệp. Cách đặt tên và thư mục dùng chung cho mọi khách đã có ở bài chọn kênh gửi chứng từ; với dữ liệu sàn, chỉ cần thêm một tầng thư mục theo tên sàn.
Đơn hoàn, đơn huỷ và đơn nằm vắt qua hai tháng
Đây là nguồn chênh lệch lớn nhất giữa báo cáo đơn và tiền về. Ba tình huống cần có cách xử lý thống nhất cho cả danh mục khách bán trên sàn:
- Đơn đặt tháng này, giao thành công tháng sau. Chọn một mốc ghi nhận nhất quán theo quy định về thời điểm xác định doanh thu và thời điểm lập hoá đơn đang áp dụng, rồi giữ mốc đó cho mọi kỳ. Đổi mốc giữa chừng là tạo ra tháng bị đếm hai lần hoặc bị sót.
- Đơn đã ghi doanh thu, tháng sau mới bị hoàn. Không sửa lùi số tháng trước. Ghi giảm ở kỳ phát sinh hoàn, lưu kèm báo cáo hoàn của sàn và, nếu đã lập hoá đơn, xử lý hoá đơn theo quy định về hoá đơn sai sót, điều chỉnh.
- Giảm giá do sàn tài trợ. Người mua trả ít hơn, nhưng sàn bù phần chênh cho người bán. Doanh thu của người bán không giảm theo phần sàn bù. Cột “giảm giá của sàn” và “giảm giá của người bán” phải tách riêng, gộp lại là doanh thu bị hụt.
Mỗi tháng nên có một bảng nhỏ liệt kê các đơn vắt kỳ và đơn hoàn muộn, kèm mã đơn. Khi có ai hỏi vì sao doanh thu tháng này thấp hơn tổng đơn, bảng đó trả lời trong một phút.
Khoản thuế sàn đã khấu trừ, nộp thay
Theo quy định hiện hành, sàn thương mại điện tử có chức năng thanh toán thực hiện khấu trừ, nộp thay một phần thuế cho hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng trên sàn. Với văn phòng kế toán, việc này đặt ra ba câu hỏi phải trả lời cho từng khách:
- Khách là ai trên sàn? Gian hàng đăng ký dưới tên doanh nghiệp hay tên cá nhân, hộ kinh doanh. Có khách lập doanh nghiệp rồi nhưng gian hàng vẫn đứng tên cá nhân — đây là chỗ phải gỡ sớm, vì doanh thu đi một đường, sổ sách đi một đường.
- Sàn đã khấu trừ gì, kỳ nào? Lấy thông tin khấu trừ từ sàn và đối chiếu trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế của người bán.
- Phần còn lại ai khai? Doanh thu từ kênh khác (bán tại cửa hàng, bán qua mạng xã hội, bán sỉ) không được sàn khấu trừ. Nếu khách vừa bán trên sàn vừa bán ngoài, phải tách hai phần để không khai trùng phần sàn đã nộp thay và không bỏ sót phần bán ngoài.
Tỉ lệ khấu trừ và cách kê khai cụ thể nên tra ở văn bản đang có hiệu lực vào kỳ đó, vì hệ văn bản quản lý thuế đã thay mới từ 1/7/2026. Đừng lấy tỉ lệ trong bài viết cũ hoặc trong nhóm trao đổi để tính.
Tiền hàng về tài khoản cá nhân: nói thẳng với khách
Nhiều người bán nhỏ lớn lên thành doanh nghiệp nhưng vẫn để sàn chuyển tiền về tài khoản cá nhân của chủ, hoặc để khách mua ngoài sàn chuyển khoản vào tài khoản của người nhà. Văn phòng kế toán cần nói rõ ngay lần đầu nhận khách:
- Doanh thu là toàn bộ hàng đã bán, không phụ thuộc tiền về tài khoản nào. Tiền của doanh nghiệp mà đi vào tài khoản cá nhân là dòng tiền khó giải thích nhất khi bị hỏi.
- Sàn và các tổ chức thanh toán có nghĩa vụ cung cấp thông tin giao dịch cho cơ quan thuế theo quy định, nên phần “để ngoài” không nằm ngoài được lâu.
- Văn phòng không nhận làm theo kiểu khai một phần, và nên ghi điều này vào hợp đồng. Nếu khách chưa sẵn sàng chuyển thông tin nhận tiền về tài khoản doanh nghiệp, ghi lại buổi trao đổi và thời hạn chuyển.
Cách làm thực tế: đề nghị khách đổi tài khoản nhận thanh toán trên từng sàn sang tài khoản đứng tên doanh nghiệp, chụp xác nhận thay đổi (không cần lộ số tài khoản đầy đủ) và lưu vào hồ sơ khách.
Bảng ghép số một tháng và chỗ tự kiểm tra
Sau khi đủ dữ liệu, mỗi sàn có một bảng ghép ngắn, bốn dòng là đủ:
| Dòng | Lấy từ | Phải khớp với |
|---|---|---|
| Doanh thu hàng đã bán trong kỳ | Báo cáo đơn, trừ hoàn có căn cứ | Hoá đơn đã lập trong kỳ |
| Tổng phí và khoản trừ | Bảng phí của sàn | Hoá đơn phí do sàn lập |
| Thuế sàn đã khấu trừ (nếu có) | Thông tin khấu trừ từ sàn | Dữ liệu trên tài khoản thuế của người bán |
| Tiền thực nhận | Báo cáo đối soát thanh toán | Sao kê tài khoản nhận tiền |
Chênh lệch nào còn lại phải gọi được tên: đơn vắt kỳ, hoàn muộn, tiền kỳ trước về kỳ này. Chênh lệch không gọi được tên thì hỏi khách trước khi khai, không “cân” cho khớp.
Để tự kiểm tra độc lập với dữ liệu sàn: tra cổng hoá đơn điện tử xem hoá đơn đầu ra đã lập và hoá đơn phí sàn đã nhận; đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của người nộp thuế để xem khoản đã nộp, khoản được khấu trừ thay; khi có điều chưa rõ về cách kê khai phần bán trên sàn, hỏi thuế cơ sở quản lý khách và ghi lại nội dung trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Khách chỉ gửi ảnh chụp màn hình tổng doanh thu trên sàn có đủ không?
Không đủ. Ảnh chụp không tách được đơn hoàn, phí và giảm giá của sàn, nên không dựng lại được doanh thu đúng. Cần tệp bảng tính xuất trực tiếp từ tài khoản người bán cho từng nhóm báo cáo.
Phí quảng cáo trên sàn có được ghi vào chi phí không?
Được ghi nhận là chi phí khi có hoá đơn, chứng từ hợp lệ và gắn với hoạt động kinh doanh. Lấy hoá đơn phí do sàn lập cho người bán, đối chiếu với bảng phí quảng cáo trên tài khoản người bán trước khi ghi sổ.
Tháng này sàn chưa chuyển tiền thì có phải khai doanh thu không?
Doanh thu xác định theo thời điểm bán hàng, giao hàng theo quy định, không theo ngày tiền về. Tiền chưa về chỉ là khoản sàn còn phải trả cho người bán. Khi tiền về thì dùng sao kê để khớp lại.
Khách vừa bán trên sàn vừa bán ở cửa hàng thì làm sao để không khai trùng?
Tách doanh thu theo kênh ngay từ báo cáo tháng: phần qua sàn có báo cáo và thông tin khấu trừ của sàn, phần bán ngoài có phần mềm bán hàng và hoá đơn. Ghép hai phần vào một bảng tổng, ghi rõ phần nào sàn đã khấu trừ thay nếu khách thuộc diện đó.
Có nên giữ mật khẩu tài khoản người bán của khách để tải báo cáo cho nhanh?
Không nên. Tài khoản chủ có quyền rút tiền và đổi thông tin nhận thanh toán, sự cố xảy ra thì văn phòng khó giải thích. Dùng tài khoản phụ chỉ xem nếu sàn cho phép, hoặc để khách tự tải theo lịch cố định.
Sàn cho tải báo cáo trong bao lâu, có cần lưu riêng không?
Mỗi sàn giữ dữ liệu trên giao diện người bán một khoảng thời gian khác nhau và có thể đổi cách xuất báo cáo. Vì vậy văn phòng nên tải về và lưu trong hồ sơ khách ngay mỗi tháng, cùng thời hạn lưu với chứng từ kế toán, thay vì trông vào việc tải lại sau.
