Khách rủi ro cao nên có mức phí cao hơn, nhưng phần chênh phải gắn với việc làm thêm cụ thể — rà sâu hằng tháng, kiểm chéo mọi tờ khai, xác nhận số liệu bằng văn bản, gặp chủ doanh nghiệp định kỳ — và được đo bằng giờ thật, không phải một “phí rủi ro” đặt theo cảm giác. Quan trọng hơn giá là điều kiện đi kèm: không có điều kiện, phí cao chỉ là trả tiền để văn phòng gánh rủi ro. Và có những trường hợp giá nào cũng không nên nhận.
“Rủi ro cao” ở đây là theo cách văn phòng phân nhóm khách dựa trên dấu hiệu trong hồ sơ: thu tiền qua nhiều kênh, chứng từ hay trễ, tồn đọng từ trước, có giao dịch với bên liên quan, đang có việc với cơ quan thuế. Đó không phải kết luận khách làm sai; đó là mô tả hồ sơ cần nhiều công sức và dễ sai hơn.
Khách rủi ro cao tốn thêm ở đâu
Phần tốn thêm không nằm ở số chứng từ mà ở những việc khách thường không cần:
| Việc | Khách thường | Khách rủi ro cao |
|---|---|---|
| Rà sâu hồ sơ | Mỗi quý | Mỗi tháng |
| Kiểm chéo tờ khai | Chọn mẫu | Mọi tờ khai |
| Đối chiếu sao kê | Số dư và giao dịch lớn | Toàn bộ, kể cả tài khoản cá nhân dùng cho kinh doanh nếu khách cung cấp |
| Trao đổi với chủ | Khi có việc | Định kỳ, có biên bản |
| Thư cảnh báo, giải trình | Hiếm | Thường xuyên |
| Thời gian của người có kinh nghiệm | Ít | Nhiều, kể cả trưởng nhóm |
Cộng lại, một khách rủi ro cao có thể tốn gấp đôi, gấp ba số giờ của một khách cùng quy mô chứng từ. Nếu vẫn báo giá theo số chứng từ như khách thường, văn phòng đang bù lỗ bằng thời gian của khách khác.
Đo phần tốn thêm bằng giờ thật
Trước khi định giá lại, đo ít nhất hai ba tháng:
- Người phụ trách ghi giờ cho từng khách, tách ba loại: việc định kỳ, rà soát và kiểm chéo thêm, trao đổi và xử lý phát sinh.
- Trưởng nhóm ghi riêng giờ của mình cho khách đó.
- So với nhóm khách thường có quy mô chứng từ tương tự.
Không cần chính xác tới từng phút; sai số vài chục phần trăm vẫn đủ để thấy khoảng chênh. Con số này có hai công dụng: định giá, và nói chuyện với khách bằng dữ liệu thay vì bằng cảm giác. Nó cũng giúp nhận ra khách bị xếp nhầm nhóm — có khách chấm điểm cao nhưng thực tế không tốn thêm bao nhiêu.
Ba cách đưa phần tốn thêm vào giá
| Cách | Làm thế nào | Hợp khi | Nhược điểm |
|---|---|---|---|
| Đơn giá cao hơn | Cùng cách tính theo chứng từ và độ phức tạp, nhưng hệ số độ phức tạp cao hơn | Khách ổn định, phần tốn thêm đều đặn | Khách khó thấy vì sao mình trả nhiều hơn |
| Phí cơ bản cộng phụ phí theo việc | Phí định kỳ như khách thường, cộng phí cho gói rà soát tăng cường và buổi làm việc định kỳ | Muốn khách thấy rõ từng phần | Nhiều dòng, dễ bị mặc cả từng dòng |
| Phí cố định cộng phí theo sự kiện | Phí tháng cố định cao hơn, cộng phí riêng khi phát sinh giải trình, làm lại số liệu | Khách hay có sự kiện với cơ quan thuế | Phải định nghĩa rõ “sự kiện” trong hợp đồng |
Cách nào cũng được, miễn là mỗi đồng thêm gắn với một việc khách đọc hiểu được. Tránh ghi “phí rủi ro” hay “phí khách đặc biệt” — khách nghe thành bị nghi ngờ, và nếu có tranh chấp, dòng phí đó rất khó giải thích.
Ví dụ giả định: định giá lại một khách sau ba tháng đo giờ
Giả sử văn phòng đang giữ một công ty thương mại với phí tháng tính như khách thường cùng quy mô chứng từ. Khách có dòng tiền bán hàng qua cả tài khoản của giám đốc, hai quý tồn từ đơn vị cũ, và vừa nhận thông báo giải trình hoá đơn đầu vào. Văn phòng đo ba tháng:
- Việc định kỳ: tương đương một khách thường cùng quy mô.
- Rà sâu, đối chiếu sao kê hai tài khoản, kiểm chéo toàn bộ: thêm khoảng bằng một nửa số giờ định kỳ.
- Trao đổi với giám đốc, gửi cảnh báo, xử lý câu hỏi phát sinh: thêm khoảng một phần tư.
- Giải trình theo thông báo: một khối riêng, chỉ phát sinh một lần.
Kết quả: khách tốn khoảng 1,75 lần giờ của khách thường, chưa kể giải trình. Văn phòng đề xuất phí tháng mới bằng 1,7 lần phí cũ trong hai quý, giải trình tính theo phụ lục riêng, kèm ba điều kiện: toàn bộ tiền bán hàng chuyển về tài khoản doanh nghiệp trong ba tháng, sao kê tài khoản giám đốc được cung cấp trong thời gian chuyển đổi, xác nhận số liệu bằng văn bản mỗi tháng. Hai quý sau, nếu điều kiện được giữ, phí xem lại. Mọi con số ở đây là giả định để minh hoạ cách tính.
Điều kiện đi kèm quan trọng hơn giá
Phí cao mà không có điều kiện chỉ có nghĩa là văn phòng được trả nhiều hơn để chịu cùng một rủi ro. Điều kiện mới là thứ làm rủi ro giảm:
- Chứng từ đầy đủ, trung thực về mọi giao dịch, mọi tài khoản dùng cho kinh doanh — viết thành cam kết trong hợp đồng.
- Thu tiền bán hàng qua tài khoản doanh nghiệp; nếu còn dùng tài khoản cá nhân trong giai đoạn chuyển đổi, khách cung cấp sao kê tài khoản đó.
- Xác nhận số liệu bằng văn bản trước mỗi lần nộp.
- Ngày chốt chứng từ nghiêm hơn khách thường, vì hồ sơ cần thêm thời gian rà.
- Quyền chấm dứt của văn phòng nếu khách vi phạm các điều trên.
Nói với khách: mức phí này đi kèm các điều kiện này; khi hồ sơ ổn định trở lại, cả hai bên cùng xem lại. Khách thấy có đường để phí giảm thì dễ chấp nhận điều kiện hơn.
Mức không nhận: khi giá nào cũng không đủ
Có những khách mà văn phòng không nên nhận hoặc không nên giữ, dù họ sẵn sàng trả cao:
- Khách đề nghị ghi nhận giao dịch không có thật, hoặc để doanh thu ngoài sổ, và giữ đề nghị đó sau khi đã được giải thích.
- Khách không đồng ý cung cấp đầy đủ tài khoản ngân hàng dùng cho kinh doanh.
- Khách mà người điều hành thật không phải người đứng tên và không muốn xuất hiện.
- Khách mà khối lượng rà soát cần thiết vượt quá khả năng của văn phòng, dù có trả đủ tiền — nhận là làm hỏng chất lượng cho các khách còn lại.
Với những khách này, phí cao không bù được rủi ro văn phòng bị kéo vào giải trình về những gì mình đã ghi sổ, và không bù được thời gian cả văn phòng mất đi.
Nói chuyện phí với khách, và giảm phí khi khách tốt lên
Khi báo phí cao hơn, đưa ra ba thứ: danh sách việc văn phòng sẽ làm thêm, số giờ ước tính đã đo, và điều kiện để mức phí được xem lại. Không cần nói khách thuộc “nhóm rủi ro cao”; nói “hồ sơ hiện tại cần rà soát tăng cường vì…” và kể các dấu hiệu cụ thể.
Ngược lại, khi khách đã ổn định — chứng từ đúng hạn, không còn tồn đọng, dòng tiền đi qua tài khoản doanh nghiệp — sau hai quý, văn phòng chủ động đề nghị giảm phần phí tăng cường. Việc này hiếm văn phòng làm, nhưng nó biến mức phí cao thành động lực để khách làm tốt, và giữ khách lâu hơn nhiều.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi báo giá
Trước khi báo giá cho khách mới có dấu hiệu rủi ro cao, kiểm những dấu hiệu đó bằng nguồn chính thức: trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái mã số thuế; tài khoản thuế điện tử cho tờ khai còn thiếu và thông báo đang treo; cổng hoá đơn điện tử cho khối lượng hoá đơn và số nhà cung cấp. Khối lượng thật trên cổng hoá đơn thường khác xa con số khách tự kể, và là căn cứ tốt nhất để ước giờ.
Với khách đang giữ, mỗi quý so giờ thực tế với phần phí tăng cường. Nếu có thông báo từ thuế cơ sở quản lý khách, việc giải trình đi theo phụ lục riêng như đã thoả thuận, không lặng lẽ gộp vào phí tháng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên nói thẳng với khách rằng họ thuộc nhóm rủi ro cao không?
Không cần dùng nhãn. Nói về những dấu hiệu cụ thể trong hồ sơ và việc văn phòng phải làm thêm vì những dấu hiệu đó. Khách hiểu lý do thì chấp nhận phí dễ hơn là nghe một cái nhãn.
Phí cho khách rủi ro cao nên cao hơn bao nhiêu?
Không có tỷ lệ chung. Mức hợp lý bằng giá vốn số giờ tốn thêm đã đo cộng phần lợi nhuận bình thường của văn phòng. Văn phòng nào chưa đo giờ thì nên đo trước khi định mức.
Khách cũ bị xếp lên nhóm rủi ro cao giữa hợp đồng thì tăng phí được không?
Tuỳ điều khoản điều chỉnh phí trong hợp đồng. Nếu hợp đồng có điều khoản xem lại khi khối lượng thay đổi, dùng điều khoản đó; nếu không, đề nghị phụ lục cho phần việc tăng cường và giải thích bằng số giờ.
Khách chấp nhận phí cao nhưng không chấp nhận điều kiện thì sao?
Đó thường là dấu hiệu nên cân nhắc không nhận. Phí cao không làm giảm rủi ro; điều kiện mới làm giảm. Văn phòng có thể nhận có thời hạn thử, với điều kiện được áp dụng dần.
Có nên giảm phí ngay khi khách cải thiện một tháng không?
Nên chờ hai quý ổn định. Một tháng tốt có thể là ngẫu nhiên; hai quý liên tiếp mới cho thấy thói quen đã đổi.
Phí giải trình với cơ quan thuế có nên gộp vào phí tháng của khách rủi ro cao không?
Không nên gộp. Giải trình là việc theo sự kiện, khối lượng khó đoán. Tách thành phụ lục hoặc phí theo sự kiện, báo trước khi làm, để cả hai bên thấy rõ.
