Nhân viên thời vụ mùa quyết toán nên được giao những việc khối lượng lớn nhưng ít phán đoán — tải và sắp xếp hoá đơn, nhập chứng từ giấy, đối chiếu danh sách, chuẩn bị hồ sơ uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân — và không được giao việc nộp tờ khai, giữ chữ ký số, trao đổi số liệu với khách hay quyết định cách xử lý nghiệp vụ. Ba ngày đầu là đào tạo nén trên hồ sơ cũ đã hoàn tất; tuần đầu kiểm toàn bộ việc họ làm, sau đó mới chuyển sang kiểm theo mẫu.
Thêm người không tự động làm văn phòng nhẹ đi. Người thời vụ giao sai việc, không được đào tạo, không được kiểm sẽ tạo ra lỗi mà người cũ phải sửa — đúng lúc người cũ bận nhất. Làm đúng thì một người thời vụ có thể gánh phần việc lặp lại, để người có kinh nghiệm tập trung vào phần cần phán đoán.
Có nên dùng nhân viên thời vụ không
Trước khi tuyển, tự hỏi ba câu:
- Việc lặp lại chiếm bao nhiêu thời gian mùa quyết toán? Nếu phần lớn giờ dồn vào tải hoá đơn, nhập chứng từ giấy, gom giấy tờ của người lao động, người thời vụ giúp được nhiều. Nếu phần lớn là dựng lại số liệu, xử lý khoản treo, thì không.
- Có ai đủ thời gian kèm trong tuần đầu không? Người thời vụ cần ít nhất vài giờ mỗi ngày của một người có kinh nghiệm trong tuần đầu. Không có ai rảnh để kèm thì thêm người là thêm việc.
- Có tách được việc thành phần nhỏ, rõ ràng không? Việc không mô tả được thành các bước thì không giao được cho người mới.
Nếu cả ba câu đều “có”, người thời vụ đáng đầu tư. Nếu không, tốt hơn là giãn lịch chia lô từ sớm, hạn chế nhận khách mới giữa mùa, hoặc thuê ngoài một phần việc cụ thể.
Chọn người: thử việc bằng một bài nhỏ
Nguồn người thời vụ hay gặp: sinh viên kế toán năm cuối, kế toán đang nghỉ chờ việc hoặc nghỉ sinh muốn làm bán thời gian, người từng làm ở văn phòng mình mùa trước. Người từng làm mùa trước là tốt nhất — họ đã biết quy trình.
Thay vì phỏng vấn lý thuyết, cho làm một bài nhỏ trong một giờ:
- Sắp xếp một tập chứng từ giả định (đã che thông tin thật) theo kỳ và loại.
- Nhập hai mươi chứng từ vào bảng mẫu.
- Chỉ ra những chứng từ “có vấn đề” trong tập: thiếu thông tin người mua, ngày ngoài kỳ, hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên chưa có chứng từ chuyển khoản.
Phần thứ ba quan trọng nhất. Người nhập nhanh mà không thấy chứng từ có vấn đề sẽ tạo ra nhiều việc sửa hơn người nhập chậm mà biết dừng lại hỏi.
Chuẩn bị trước ngày người thời vụ đến
Phần lớn hiệu quả của người thời vụ được quyết định trước ngày đầu tiên. Người kèm chuẩn bị:
- Danh sách việc tách nhỏ: mỗi việc một dòng, có đầu vào, đầu ra và ví dụ đã làm đúng.
- Một trang hướng dẫn về quy ước thư mục, đặt tên tệp, cách đánh dấu chứng từ nghi vấn, người để hỏi.
- Bộ hồ sơ luyện tập từ khách đã hoàn tất năm trước, đủ cho một ngày làm.
- Máy, tài khoản, chỗ ngồi sẵn sàng; phiếu cấp quyền đã điền và duyệt.
- Danh sách khách được giao trong hai tuần đầu, ưu tiên khách đơn giản, ít phát sinh.
Ngày đầu mà người thời vụ phải ngồi chờ cấp máy, chờ người kèm xong việc riêng, là ngày văn phòng trả tiền cho không ai làm gì.
Việc giao được và việc không giao
| Giao được | Không giao |
|---|---|
| Tải hoá đơn đầu ra, đầu vào từ cổng về thư mục theo quy ước (với quyền chỉ xem) | Nộp tờ khai, ký bất cứ gì bằng chữ ký số của khách |
| Nhập chứng từ giấy vào bảng hoặc phần mềm, đánh dấu chứng từ nghi vấn | Quyết định hạch toán, phân loại chi phí được trừ hay không |
| Đối chiếu danh sách hoá đơn với bảng kê, đánh dấu chênh | Trao đổi số liệu, gửi bảng tóm tắt cho khách |
| Gom và kiểm đủ giấy uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động, thông tin người phụ thuộc | Tư vấn cho người lao động của khách về số thuế của họ |
| Sắp xếp, đặt tên, lưu trữ hồ sơ đã hoàn tất | Giữ mật khẩu tài khoản thuế của khách |
Nguyên tắc: người thời vụ chuẩn bị dữ liệu, người có kinh nghiệm quyết định và chịu trách nhiệm. Ranh giới này cần nói rõ ngay ngày đầu và nhắc lại khi khách gọi thẳng cho người thời vụ.
Ba ngày đầu: chương trình đào tạo nén
Ngày thứ nhất — quy trình và bảo mật. Buổi sáng: văn phòng làm gì cho khách, mùa quyết toán gồm những việc gì, việc của người thời vụ nằm ở đâu trong chuỗi đó. Ký cam kết bảo mật. Hướng dẫn quy ước thư mục, đặt tên tệp, kênh trao đổi nội bộ. Buổi chiều: xem người kèm làm một bộ việc từ đầu tới cuối.
Ngày thứ hai — làm trên hồ sơ cũ. Giao một bộ chứng từ của khách đã hoàn tất quyết toán năm trước. Người thời vụ làm lại phần việc được giao, rồi so với kết quả đã có. Chỗ lệch là chỗ để giảng. Cách này dạy nhanh mà không có rủi ro gì cho khách thật.
Ngày thứ ba — làm thật, có kèm. Giao một khách đơn giản, người kèm ngồi cạnh buổi sáng, xem lại toàn bộ buổi chiều. Cuối ngày, hai bên liệt kê những câu hỏi đã phát sinh; câu nào lặp lại thì viết vào một trang hướng dẫn ngắn cho người thời vụ.
Không cần dạy lý thuyết thuế trong ba ngày này. Người thời vụ cần biết làm đúng phần việc của mình và biết khi nào dừng lại hỏi, không cần hiểu toàn bộ quyết toán.
Bảo mật, quyền truy cập và hợp đồng
- Cam kết bảo mật bằng văn bản trước khi thấy bất kỳ dữ liệu khách nào, có hiệu lực cả sau khi kết thúc mùa.
- Tài khoản riêng cho người thời vụ trên hệ thống nội bộ, quyền chỉ vào thư mục của những khách được giao. Không dùng chung tài khoản với người cũ.
- Không giao thiết bị chữ ký số, không cho biết mật khẩu tài khoản thuế hay cổng hoá đơn của khách. Nếu cần tải hoá đơn, dùng quyền tra cứu được khách cấp hoặc người kèm tải.
- Không mang dữ liệu về máy cá nhân, không gửi tệp qua tài khoản nhắn tin riêng.
- Ghi mỗi lần cấp quyền vào phiếu cấp quyền, để ngày cuối thu hồi đủ.
Về hợp đồng và thù lao, ký theo quy định lao động hiện hành, phù hợp với thời gian làm. Với khoản trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, văn phòng khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10%; người thu nhập thấp có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành. Văn phòng kế toán càng phải làm đúng phần này cho chính mình.
Kiểm việc của người thời vụ
- Tuần đầu: kiểm toàn bộ. Mọi chứng từ nhập, mọi thư mục sắp xếp đều được người kèm xem. Mỗi cuối ngày phản hồi mười phút: điểm làm tốt, điểm sai, cách sửa.
- Từ tuần thứ hai: kiểm theo mẫu, tỷ lệ tuỳ theo tỷ lệ sai tuần đầu. Loại việc nào vẫn sai nhiều thì tiếp tục kiểm toàn bộ loại đó.
- Khớp tổng cho mọi lô nhập liệu: tổng tiền của lô phải khớp với bảng kê hoặc tổng khách báo.
- Ghi lỗi vào phiếu sai sót như với nhân viên chính thức, để cuối mùa biết loại việc nào giao cho người thời vụ là hợp.
Người kèm không nên sửa lặng lẽ lỗi của người thời vụ. Sửa mà không nói thì người thời vụ lặp lại lỗi đó cả mùa, và người kèm làm việc gấp đôi.
Kết thúc mùa và tự kiểm tra ở đâu
Ngày cuối: thu hồi mọi quyền theo phiếu cấp quyền, nhận lại thiết bị nếu có, xác nhận người thời vụ không còn giữ dữ liệu khách ở đâu. Một buổi ngắn đánh giá hai chiều: người thời vụ thấy chỗ nào trong quy trình khó hiểu, văn phòng thấy việc nào giao được, việc nào không. Người làm tốt thì giữ liên lạc cho mùa sau — năm thứ hai họ gần như không cần đào tạo lại.
Trước khi người thời vụ rời đi, người phụ trách từng khách kiểm lại phần việc họ đã chuẩn bị với nguồn chính thức: hoá đơn đã tải có khớp số lượng với cổng hoá đơn điện tử không; hồ sơ uỷ quyền quyết toán có đủ theo danh sách người lao động không. Sau khi nộp, xem thông báo chấp nhận trên tài khoản thuế điện tử của khách. Lỗi phát hiện sau khi người thời vụ đã đi vẫn ghi vào phiếu sai sót, để mùa sau giao việc chính xác hơn.
Câu hỏi thường gặp
Sinh viên thực tập có làm được việc mùa quyết toán không?
Làm được phần chuẩn bị dữ liệu nếu được đào tạo và kiểm kỹ trong tuần đầu. Không nên để sinh viên trao đổi số liệu với khách hay nộp tờ khai.
Người thời vụ có được biết mật khẩu tài khoản thuế của khách không?
Không nên. Nếu cần tải hoá đơn, dùng quyền tra cứu khách cấp riêng hoặc để người có kinh nghiệm tải. Mọi quyền cấp cho người thời vụ phải ghi lại và thu hồi ngày cuối.
Thuê người thời vụ từ tháng mấy là hợp lý?
Nên bắt đầu trước giai đoạn cao điểm vài tuần để có thời gian đào tạo, thường là ngay sau Tết. Tuyển vào tuần cuối tháng 3 thì không kịp đào tạo và gần như không giúp được gì.
Người thời vụ làm sai thì ai chịu với khách?
Văn phòng chịu, như với mọi nhân viên. Vì vậy việc của người thời vụ luôn phải qua người kiểm trước khi đi vào tờ khai.
Có nên trả thù lao người thời vụ theo số chứng từ nhập không?
Không nên, vì dễ khuyến khích nhập nhanh mà bỏ qua chứng từ có vấn đề. Trả theo giờ hoặc theo ngày, kèm thưởng cuối mùa nếu tỷ lệ lỗi thấp.
Người thời vụ có cần học về quy định thuế mới không?
Chỉ cần biết những điểm liên quan trực tiếp tới việc được giao, ví dụ loại chứng từ nào cần đánh dấu. Phần hiểu và áp dụng văn bản mới là việc của người có kinh nghiệm.
