Một lộ trình kèm nhân viên mới thực tế ở văn phòng kế toán dịch vụ thường kéo dài ba tháng: tháng đầu quan sát và làm phần hỗ trợ, tháng thứ hai làm song song với người kèm trên cùng khách, tháng thứ ba tự làm trọn kỳ cho vài khách nhẹ và được kiểm chéo đầy đủ. Hết ba tháng, người mới chưa phải người giỏi, nhưng đã làm được việc mà không cần hỏi từng bước.
Nhiều văn phòng bỏ qua lộ trình, giao ngay vài khách rồi “có gì hỏi”. Kết quả thường là người mới sai ở những chỗ không biết để hỏi, người cũ mất thời gian sửa, và người mới nghỉ sau vài tháng vì áp lực. Lộ trình dưới đây có tiêu chí rõ ràng để biết khi nào người mới sẵn sàng bước tiếp.
Mục tiêu sau ba tháng phải viết ra từ đầu
Trước khi người mới đến, trưởng văn phòng viết ra mục tiêu cuối ba tháng, cụ thể đến mức đo được. Ví dụ:
- Tự làm trọn danh mục việc hằng tháng cho ba đến năm khách nhóm nhẹ, từ nhận chứng từ đến báo khách số phải nộp.
- Tờ khai do người mới lập qua kiểm chéo với tỷ lệ trả lại giảm dần qua các kỳ.
- Tự tải và đối chiếu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng mà không cần nhắc.
- Giải thích được cho khách những câu hỏi thường gặp về tờ khai của họ.
- Tuân thủ đầy đủ quy tắc bảo mật của văn phòng.
Mục tiêu viết ra giúp cả người mới lẫn người kèm biết đang đi tới đâu. Nó cũng là căn cứ khi đánh giá cuối thời gian thử việc, tránh cảm giác đánh giá theo cảm tính.
Chuẩn bị trước ngày đầu tiên
Ngày đầu tiên mà người mới ngồi chờ cấp máy, cấp tài khoản là ngày tạo ấn tượng xấu về cả văn phòng. Chuẩn bị trước:
- Người kèm được chỉ định, đã giảm bớt một phần việc của mình để có thời gian kèm.
- Tài khoản nội bộ với quyền tối thiểu: chỉ xem được thư mục của các khách sẽ được giao trong tháng đầu, không có quyền vào kho mật khẩu khách.
- Tài liệu nhập môn: quy tắc đặt tên, cấu trúc thư mục, danh mục việc cố định, quy tắc bảo mật, sổ tay của các khách sẽ làm.
- Cam kết bảo mật ký ngay ngày đầu, trước khi được xem bất kỳ dữ liệu khách nào.
- Danh sách khách tập: hai ba khách nhóm nhẹ, ít biến động, khách quen dễ chịu.
Tháng thứ nhất: quan sát và làm phần hỗ trợ
Tháng đầu, người mới chưa lập tờ khai. Việc chính là hiểu nhịp làm việc và làm các bước hỗ trợ có đầu ra rõ ràng:
- Ngồi cùng người kèm khi làm trọn một kỳ cho một khách, ghi lại từng bước và câu hỏi.
- Tải danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử cho các khách tập, đặt tên và lưu đúng chỗ.
- Ghi nhật ký nhận chứng từ, đối chiếu với danh mục chứng từ của khách.
- Làm bảng đối chiếu hoá đơn trên cổng với chứng từ khách gửi, đánh dấu chênh lệch.
- Đọc lại tờ khai các kỳ trước của khách tập, tự giải thích từng chỉ tiêu lấy từ đâu.
Cuối mỗi tuần, người kèm dành khoảng nửa giờ trả lời câu hỏi người mới đã ghi lại. Gom câu hỏi theo tuần hiệu quả hơn nhiều so với trả lời lẻ tẻ cả ngày, vừa giữ được thời gian của người kèm, vừa buộc người mới tự tìm trước.
Tháng thứ hai: làm song song trên cùng khách
Tháng thứ hai, người mới và người kèm cùng làm độc lập một kỳ của cùng một khách, rồi so kết quả. Đây là giai đoạn học nhanh nhất, vì mọi khác biệt đều có câu trả lời cụ thể.
- Người mới hạch toán, đối chiếu ngân hàng và lập tờ khai nháp.
- Người kèm làm song song hoặc dùng bản đã làm của mình.
- Hai người ngồi so từng chỉ tiêu. Chỗ nào lệch, người mới tự tìm nguyên nhân trước, người kèm chỉ gợi ý.
- Tờ khai nộp đi là bản của người kèm, sau kiểm chéo bình thường.
Làm song song tốn công gấp đôi trong một tháng, nhưng tránh được rủi ro nộp tờ khai sai trong lúc người mới còn học. Trong tháng này, người mới bắt đầu dùng phiếu kiểm để tự soát bản của mình trước khi so — thói quen này sẽ theo họ lâu dài.
Tháng thứ ba: tự làm, có kiểm đầy đủ
Tháng thứ ba, người mới chính thức phụ trách hai ba khách tập. Tờ khai do người mới lập, người kèm kiểm chéo như với mọi tờ khai khác. Người mới cũng bắt đầu trao đổi trực tiếp với khách về chứng từ, với người kèm được đồng gửi.
| Giai đoạn | Việc chính | Đầu ra | Tiêu chí qua |
|---|---|---|---|
| Tháng 1 | Quan sát, tải hoá đơn, nhật ký chứng từ, đối chiếu | Thư mục khách tập đúng quy tắc, bảng đối chiếu | Không cần nhắc về quy tắc đặt tên, lưu trữ |
| Tháng 2 | Làm song song, so kết quả | Tờ khai nháp của người mới, danh sách chỗ lệch | Chỗ lệch giảm dần, tự giải thích được nguyên nhân |
| Tháng 3 | Tự làm trọn kỳ, được kiểm chéo | Tờ khai đã nộp, báo khách đúng hạn | Không trễ hạn nội bộ, lỗi bị trả lại không lặp |
Không đạt tiêu chí thì kéo dài giai đoạn đó thêm, không đẩy lên giai đoạn sau cho kịp lịch. Người mới qua giai đoạn chưa vững sẽ tốn công sửa nhiều hơn thời gian tiết kiệm được.
Người kèm: chọn ai và ghi nhận thế nào
Người kèm quyết định phần lớn kết quả. Nên chọn người:
- Làm vững, ít lỗi, và giải thích được “vì sao”, không chỉ “làm thế nào”.
- Không đang trong giai đoạn quá tải; nếu có, giảm việc trước khi giao kèm.
- Có kiên nhẫn với câu hỏi lặp lại trong tuần đầu.
Kèm người là việc thật, tốn thời gian thật. Văn phòng nên tính nó vào khối lượng của người kèm (giảm số khách hoặc điểm độ nặng trong ba tháng) và ghi nhận khi người mới đạt mục tiêu. Nếu kèm người chỉ là “làm thêm”, không ai muốn nhận, và người được giao sẽ kèm cho có.
Những lỗi hay gặp khi kèm người
- Người kèm làm thay. Thấy người mới chậm, người kèm tự làm cho nhanh. Người mới không học được gì, và tháng sau vẫn chậm như cũ.
- Giao khách khó để “thử lửa”. Khách khó dạy người mới sợ chứ không dạy họ làm. Để khách khó cho giai đoạn sau.
- Không có buổi nhìn lại. Ba tháng trôi qua mà không lần nào ngồi xuống xem đã đạt tiêu chí nào, còn thiếu gì. Cuối mỗi tháng nên có một buổi ngắn, ghi lại kết quả.
- Chỉ dạy thao tác, không dạy lý do. Người mới biết bấm vào đâu nhưng không hiểu vì sao, gặp khách có đặc điểm khác là lúng túng.
- Đổi người kèm giữa chừng. Mỗi người một cách giải thích, người mới rối. Nếu buộc phải đổi, hai người kèm cần bàn giao với nhau những gì đã dạy.
Những việc chưa giao trong ba tháng đầu và cách dạy tự kiểm tra
Một số việc nên để sau giai đoạn này, dù người mới có vẻ làm được:
- Giữ hoặc tự dùng chữ ký số của khách khi chưa có người giám sát.
- Quyền vào kho mật khẩu của tất cả khách.
- Lập quyết toán năm, báo cáo tài chính một mình.
- Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi có kiểm tra.
- Khách nhóm nặng hoặc khách đang có tồn đọng.
Một kỹ năng nên dạy ngay từ tháng đầu là tự kiểm tra ở nguồn chính thức: tra trạng thái và nơi quản lý trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, xem tờ khai đã tiếp nhận và thông báo trên tài khoản thuế điện tử của khách, tải và đối chiếu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử. Người mới quen kiểm ở nguồn chính thức sẽ ít tin vào trí nhớ hay lời kể — đó là thói quen quý nhất của nghề. Nếu người mới đang chuẩn bị theo đuổi chứng chỉ hành nghề, có thể giới thiệu thêm phần về chứng chỉ đại lý thuế trên Học Thuế.
Câu hỏi thường gặp
Người mới đã có kinh nghiệm ở nơi khác có cần đi đủ ba tháng?
Có thể rút ngắn tháng đầu, nhưng vẫn nên làm song song ít nhất một kỳ. Kinh nghiệm nơi khác không bao gồm quy tắc, khách và cách làm của văn phòng mình.
Người mới sai nhiều trong tháng thứ hai có đáng lo?
Không, đó là mục đích của làm song song. Đáng lo là cùng một lỗi lặp lại sau khi đã được giải thích, hoặc người mới không tự tìm nguyên nhân mà chờ được chỉ.
Có nên cho người mới tiếp khách ngay?
Nên cho dự các buổi trao đổi với khách từ tháng đầu để học cách nói chuyện, nhưng chỉ nên trao đổi độc lập từ tháng thứ ba, với người kèm được đồng gửi.
Văn phòng quá bận, không có ai rảnh để kèm thì sao?
Khi không ai có thời gian kèm, đó là dấu hiệu văn phòng đang quá tải chứ chưa phải lúc tuyển thêm để giảm tải. Nên giảm việc của một người để kèm; tuyển mà không kèm thường mất người sau vài tháng.
Cam kết bảo mật có cần ký với thực tập sinh không?
Có. Bất kỳ ai được xem dữ liệu khách, kể cả thực tập sinh, cộng tác viên, đều phải ký cam kết và chỉ được cấp quyền tối thiểu.
Khi nào người mới được nhận khách nhóm vừa?
Sau khi đã làm ổn định các khách nhẹ vài kỳ liên tiếp, tỷ lệ trả lại thấp và không trễ hạn nội bộ. Nên nhận từng khách một, không nhận nhiều khách vừa cùng lúc.
