Kế toán làm một mình nên nghĩ tới người đầu tiên khi xuất hiện từ hai dấu hiệu trở lên trong năm dấu hiệu: phải từ chối khách phù hợp vì không kịp; mùa quyết toán làm đêm nhiều tuần liền; lỗi do vội bắt đầu tăng; không có ai làm thay khi ốm; và không còn thời gian cho việc phát triển văn phòng. Người đầu tiên nên được giao việc lặp lại và việc chuẩn bị dữ liệu trước, còn việc cần phán đoán và quan hệ với khách chủ chốt thì chủ văn phòng giữ lại cho tới khi người mới đủ vững.
Thuê người đầu tiên là bước khó nhất của một văn phòng nhỏ, khó hơn cả thuê người thứ năm. Nó đổi công việc của người chủ từ “làm” sang “làm, dạy và kiểm”, đổi thu nhập từ chắc chắn sang có một khoản chi cố định mỗi tháng, và buộc mọi thứ trước đây nằm trong đầu một người phải được viết ra. Làm đúng thứ tự thì bước này mở đường cho văn phòng lớn lên; làm vội thì có khi phải quay lại làm một mình với ít khách hơn.
Năm dấu hiệu đã tới lúc
- Từ chối khách phù hợp — không phải khách xấu — chỉ vì không còn giờ.
- Mùa quyết toán làm đêm nhiều tuần liền, và năm sau nhiều hơn năm trước.
- Lỗi do vội tăng lên: phải khai bổ sung vì sót hoá đơn, nhầm kỳ — những lỗi trước đây hiếm gặp.
- Không có ai làm thay khi ốm hay có việc gia đình, và đã có lần suýt trễ hạn vì lý do này.
- Không còn thời gian cho việc khác: không cập nhật văn bản mới kịp, không gặp khách định kỳ, không tìm khách tốt hơn.
Cũng có những thứ trông như dấu hiệu nhưng không phải: một khách lớn vừa đến và chiếm nhiều giờ trong vài tháng đầu; một kỳ có nhiều việc ngoài phạm vi; một đợt văn bản mới phải đọc. Những thứ này qua đi, còn một nhân viên là cam kết lâu dài.
Một dấu hiệu đơn lẻ, như một mùa quyết toán nặng, có thể xử lý bằng cách khác: ngày chốt chặt hơn, chọn lọc khách, người thời vụ. Từ hai dấu hiệu trở lên, kéo dài hơn một năm, thì làm một mình đã thành rủi ro cho chính khách.
Tính trước: văn phòng có nuôi được người thứ hai không
Không cần kế hoạch tài chính phức tạp, nhưng cần ba con số:
- Chi phí một năm của người mới: lương, bảo hiểm theo quy định, thiết bị, chỗ ngồi, và thời gian kèm của chính chủ văn phòng.
- Phần doanh thu người mới giúp tạo ra: số khách có thể nhận thêm nhờ giờ được giải phóng, nhân với phí trung bình. Tính thận trọng — trong ba tháng đầu, gần như bằng không.
- Quỹ dự phòng: đủ trả người mới vài tháng nếu khách mới về chậm hơn dự tính.
Ví dụ giả định: giả sử một kế toán giữ hai mươi lăm khách, giờ làm đã kín. Người hỗ trợ đầu tiên, sau thời gian kèm, gánh được phần chuẩn bị dữ liệu, giải phóng khoảng một phần ba giờ của chủ. Phần giờ đó đủ để nhận thêm khoảng tám đến mười khách. Nếu phí của ngần ấy khách trang trải được chi phí người mới và còn dư, bài toán ổn; nếu chỉ vừa hoà, lợi ích nằm ở chỗ khác — có người thay khi ốm, bớt làm đêm — và chủ văn phòng cần chấp nhận điều đó một cách rõ ràng. Mọi con số ở đây là giả định; mỗi văn phòng tính bằng số của mình.
Chọn loại người đầu tiên
| Loại | Hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Người hỗ trợ (tải hoá đơn, nhập liệu, sắp xếp, nhắc chứng từ) | Phần lớn thời gian của chủ đang dành cho việc lặp lại | Chi phí thấp hơn, dạy nhanh hơn; không làm thay được khi chủ ốm |
| Kế toán có kinh nghiệm | Cần người thay thế thật sự, có thể giữ khách riêng | Chi phí cao hơn; phải sẵn sàng chia khách và chia quan hệ |
| Bán thời gian | Khối lượng chưa đủ cho một người cả ngày, hoặc chỉ nặng theo mùa | Khó giữ người lâu; cần lịch cố định |
| Cộng tác viên, đối tác hỗ trợ | Chưa đủ sức thuê cố định, cần người thay khi gián đoạn | Cần thoả thuận bảo mật và không lôi kéo khách |
Với phần lớn văn phòng một người, người đầu tiên hợp lý là người hỗ trợ có nền kế toán, có khả năng lớn lên thành kế toán giữ khách sau một hai năm. Như vậy vừa giải phóng giờ ngay, vừa có đường tới người thay thế thật sự.
Giao việc gì trước, giữ lại việc gì
Giao trước — việc có đầu vào, đầu ra rõ, kiểm được dễ:
- Tải hoá đơn đầu ra, đầu vào từ cổng về thư mục theo quy ước.
- Nhận, sắp xếp, nhập chứng từ giấy; đánh dấu chứng từ nghi vấn.
- Nhắc khách gửi chứng từ theo danh sách thiếu mà chủ đã duyệt.
- Đối chiếu hoá đơn với sao kê, lập bảng chênh.
- Lưu trữ, đặt tên, dọn thư mục sau mỗi kỳ.
Giữ lại trong giai đoạn đầu:
- Quyết định cách xử lý nghiệp vụ, kết luận khoản nào được trừ.
- Nộp tờ khai, giữ chữ ký số của khách.
- Báo tin xấu, nói chuyện phí, từ chối đề nghị sai.
- Khách lớn nhất và khách nhóm rủi ro cao.
Sau vài tháng, chuyển dần: lập tờ khai cho khách đơn giản, chủ văn phòng kiểm; rồi trao đổi định kỳ với khách nhỏ. Mỗi bước chuyển nên nói với khách liên quan.
Những thứ phải viết ra trước ngày người đầu tiên đến
Làm một mình lâu năm thì phần lớn quy trình nằm trong đầu. Trước khi người đầu tiên đến, viết ra ít nhất:
- Sổ tay một trang cho mỗi khách: khai tháng hay quý, đặc điểm, người liên hệ, chỗ hay sai.
- Lịch hạn chung cho cả danh mục, thay vì trí nhớ và nhắc trên điện thoại.
- Quy ước thư mục và đặt tên tệp.
- Danh sách việc cố định mỗi tháng cho một khách mẫu.
- Quy tắc bảo mật và quyền truy cập: người mới được vào đâu, không được vào đâu; cam kết bảo mật ký trước ngày đầu.
Về hợp đồng với người mới, ký theo quy định lao động hiện hành; phần khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm làm đúng như văn phòng vẫn làm cho khách. Việc viết ra những thứ trên có một lợi ích phụ: kể cả khi không thuê được ai, văn phòng một người cũng đã có bộ hồ sơ để người thay thế làm được khi mình vắng.
Chủ văn phòng đổi vai
Ba tháng đầu, chủ văn phòng sẽ thấy mình làm nhiều hơn, không ít hơn: vẫn giữ việc cũ, cộng thời gian dạy và kiểm. Đây là giai đoạn nhiều người bỏ cuộc và kết luận “tự làm còn nhanh hơn”. Đúng là nhanh hơn — trong ba tháng. Sau đó thì không.
Để qua được giai đoạn này:
- Thuê vào tháng thưa việc, không thuê ngay trước mùa quyết toán.
- Dành một khung giờ cố định mỗi ngày để kèm, thay vì kèm khi có thời gian.
- Kiểm toàn bộ việc người mới làm trong tháng đầu, phản hồi ngay trong ngày.
- Chấp nhận người mới làm chậm hơn mình; điều cần là làm đúng.
Sau giai đoạn đầu, chủ văn phòng chuyển dần sang làm những việc chỉ mình làm được: khách khó, khách mới, định giá, cập nhật quy định, và tìm khách tốt hơn.
Nếu chưa đủ sức thuê, và tự kiểm tra ở đâu
Nếu tính toán cho thấy chưa nuôi được người thứ hai, vẫn có các bước trung gian: tìm một đối tác hỗ trợ lẫn nhau cho lúc gián đoạn; thuê người thời vụ cho mùa quyết toán; nâng phí những khách tốn công; chọn lọc lại danh mục. Những bước này giảm áp lực và đồng thời chuẩn bị nền cho lúc thuê người thật sự.
Khi đã có người mới, mỗi tháng tự kiểm chất lượng bằng nguồn chính thức, không chỉ bằng cảm giác: số tờ khai có thông báo chấp nhận đúng hạn trên tài khoản thuế điện tử của từng khách; hoá đơn người mới tải về có khớp số lượng với cổng hoá đơn điện tử; có thông báo nào từ thuế cơ sở quản lý khách phát sinh vì lỗi mới không. Khách cũng có thể tự xem trên ứng dụng thuế trên điện thoại — nên báo khách biết văn phòng đã có thêm người, ai phụ trách phần nào.
Câu hỏi thường gặp
Có nên thuê người thân làm người đầu tiên không?
Được, nếu người đó có nền nghề và chấp nhận làm việc theo quy trình như người ngoài: ký hợp đồng, ký cam kết bảo mật, được kiểm như mọi nhân viên. Rủi ro lớn nhất là khó nói thẳng khi có lỗi.
Người đầu tiên nên làm tại văn phòng hay làm từ xa?
Ba tháng đầu nên ngồi cùng chỗ để kèm hiệu quả. Sau khi quen việc, có thể kết hợp làm từ xa với điều kiện bảo mật được như ở văn phòng.
Có cần báo khách khi thuê thêm người không?
Nên báo, nói rõ người mới làm phần việc gì và chủ văn phòng vẫn chịu trách nhiệm, vẫn là đầu mối. Khách biết thì không bất ngờ khi nhận tin nhắn nhắc chứng từ từ một người khác.
Người mới học xong rồi nghỉ, mang theo khách thì sao?
Không tránh hoàn toàn được, nhưng giảm được bằng điều khoản bảo mật và không lôi kéo khách hợp lý trong hợp đồng, bằng việc giữ quan hệ chủ chốt với khách, và bằng việc đối xử tốt để người giỏi muốn ở lại.
Thuê người bán thời gian có đủ không?
Đủ nếu phần việc giao là lặp lại và có lịch cố định. Nếu mục tiêu là có người thay khi mình vắng, người bán thời gian khó đáp ứng vì không nắm đủ khách.
Tìm người đầu tiên ở đâu?
Nguồn tốt nhất thường là giới thiệu từ đồng nghiệp trong nghề, sinh viên từng thực tập mùa quyết toán, hoặc người từng làm cộng tác viên. Đã từng làm cùng một mùa thì cả hai bên đều biết mình đang chọn ai.
Bao lâu thì người đầu tiên có thể tự giữ khách?
Tuỳ nền nghề của người đó. Với người hỗ trợ có nền kế toán, thường mất khoảng một năm để tự giữ những khách đơn giản dưới sự kiểm của chủ văn phòng.
