Với văn phòng kế toán nhỏ, hướng cho kết quả tốt nhất thường là một ngành mũi nhọn chiếm phần lớn khách, cộng một phần khách khác được chọn lọc. Chuyên sâu hoàn toàn thì rủi ro tập trung quá cao; nhận mọi loại khách thì mỗi khách là một bài toán mới, khó chuẩn hoá, khó định giá và khó đào tạo người.
Ngành mũi nhọn không nên chọn theo cảm tính hay theo nơi “nghe nói nhiều tiền”, mà chọn từ chính danh mục khách đang có: ngành nào văn phòng làm ít lỗi nhất, khách ở lâu nhất, phí tương xứng công sức nhất. Phần dưới đi qua lợi và hại của từng hướng, cách chọn ngành và cách xây bộ bảng kiểm để chuyên sâu thực sự thành lợi thế.
Hai hướng khác nhau ở những điểm nào
| Khía cạnh | Chuyên sâu một ngành | Nhận mọi loại khách |
|---|---|---|
| Tìm khách | Nhờ giới thiệu trong cùng ngành, hội nhóm nghề, nhà cung cấp chung | Rộng hơn nhưng khó nói được mình giỏi ở đâu |
| Định giá | Ước khối lượng sát vì đã gặp nhiều khách giống nhau | Mỗi khách phải ước lại từ đầu, dễ báo thấp |
| Chất lượng | Bảng kiểm lặp lại, lỗi quen được chặn từ trước | Mỗi ngành một kiểu lỗi, dễ lọt |
| Đào tạo người | Người mới học một khuôn, lên tay nhanh | Người mới phải học nhiều khuôn cùng lúc |
| Rủi ro | Ngành gặp khó thì nhiều khách cùng giảm, cùng nghỉ | Rủi ro rải đều, ít cú sốc lớn |
| Mùa vụ | Cao điểm dồn cùng lúc nếu ngành có mùa | Tải việc đều hơn |
Bảng cho thấy không hướng nào thắng tuyệt đối. Vấn đề là văn phòng đang thiếu gì nhất: thiếu khách thì đa ngành giúp sống qua giai đoạn đầu; đủ khách mà lợi nhuận mỏng, người mệt, lỗi lặp lại thì đó là dấu hiệu nên chuyên sâu hơn.
Lợi thế thật của chuyên sâu, không phải lợi thế trên danh thiếp
Ghi “chuyên kế toán nhà hàng” lên trang giới thiệu chưa phải là chuyên sâu. Lợi thế chỉ có khi văn phòng làm được những việc mà văn phòng đa ngành khó làm:
- So khách với khách. Có mười khách cùng ngành thì thấy ngay khách nào có tỉ lệ chi phí nguyên liệu, tỉ lệ hàng tồn hay biên lợi nhuận khác thường. Sự khác thường đó thường là lỗi ghi sổ, thiếu chứng từ, hoặc một chỗ khách cần được hỏi lại — phát hiện sớm hơn nhiều so với chờ cơ quan thuế hỏi.
- Nói ngôn ngữ của khách. Hiểu cách ngành đó mua, bán, thu tiền, trả lương thì hỏi chứng từ trúng hơn, khách đỡ phải giải thích và tin văn phòng hơn.
- Ước khối lượng sát. Báo giá dựa trên kinh nghiệm của hàng chục khách tương tự, ít bất ngờ giữa năm.
- Cập nhật chính sách một lần, dùng cho nhiều khách. Một thay đổi về hoá đơn, thuế suất hay ưu đãi của ngành chỉ cần đọc kỹ một lần.
- Được giới thiệu. Chủ doanh nghiệp cùng ngành hay nói chuyện với nhau; một khách hài lòng mở cửa được nhiều khách khác.
Cái giá của chuyên sâu: rủi ro tập trung
Mặt trái cần tính trước, không phải khi đã xảy ra:
- Ngành gặp khó thì danh mục cùng co lại. Nhiều khách cùng thu hẹp, tạm ngừng, đòi giảm phí trong cùng một năm. Văn phòng đa ngành mất một hai khách; văn phòng chuyên sâu có thể mất một phần ba doanh thu.
- Một cách hiểu sai nhân lên nhiều lần. Áp sai một quy định cho khách đầu tiên thì cả chục khách cùng sai theo. Chuyên sâu đòi hỏi kiểm chéo cách hiểu quy định kỹ hơn, không phải lỏng hơn.
- Cao điểm dồn một lúc. Ngành có mùa vụ thì mọi khách cùng nhiều chứng từ trong cùng vài tháng.
- Phụ thuộc vào vài người biết nghề. Kinh nghiệm ngành nằm trong đầu một hai người thì văn phòng yếu đi ngay khi họ nghỉ.
Cách giảm rủi ro dễ làm nhất là đặt một trần tự nguyện: ngành mũi nhọn không vượt quá một tỉ lệ doanh thu mà văn phòng chấp nhận mất được nếu ngành đó chững lại. Tỉ lệ bao nhiêu là tuỳ khả năng chịu đựng của từng văn phòng, nhưng phải được viết ra và xem lại mỗi năm.
Chọn ngành từ chính danh mục khách đang có
Mở bảng theo dõi khách, thêm cột ngành chính rồi đếm. Với mỗi nhóm ngành có từ ba khách trở lên, chấm năm tiêu chí:
| Tiêu chí | Câu hỏi |
|---|---|
| Chất lượng | Năm qua nhóm này có bao nhiêu lần phải khai bổ sung, điều chỉnh hoá đơn? |
| Thời gian | Giờ công thực tế trên mỗi khách so với phí thu được? |
| Độ gắn bó | Khách nhóm này ở với văn phòng bao lâu, bao nhiêu khách đã nghỉ? |
| Hứng thú | Người trong văn phòng có muốn học sâu ngành này không? |
| Thị trường quanh văn phòng | Quanh địa bàn có nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh ngành này không? |
Ngành đạt điểm cao ở chất lượng, thời gian và độ gắn bó là ứng viên tốt nhất — văn phòng đã có sẵn nền, chỉ cần hệ thống hoá. Tránh chọn ngành chỉ vì phí cao nếu văn phòng chưa có khách nào trong ngành đó để học.
Khi xếp khách theo ngành, dùng ngành kinh doanh chính đã đăng ký đối chiếu với hoạt động thực tế. Nhiều doanh nghiệp đăng ký hàng chục mã ngành nhưng doanh thu chỉ đến từ một hai hoạt động; cách đọc mã ngành có ở phần ngành nghề kinh doanh trên Thuế Số. Lưu ý thêm các ngành nghề kinh doanh có điều kiện: khách cần giấy phép riêng thì bảng kiểm cũng phải có bước kiểm giấy phép còn hạn.
Xây bộ bảng kiểm theo ngành
Chuyên sâu chỉ thành lợi thế khi kinh nghiệm được ghi thành bảng kiểm dùng chung. Bảng kiểm ngành không thay bảng kiểm chung mà cộng thêm các điểm riêng. Vài ví dụ về loại điểm hay đưa vào (mỗi điểm đều phải đối chiếu với quy định hiện hành khi dùng):
- Nhà hàng, quán ăn: đối chiếu doanh thu nhiều kênh (quầy, ứng dụng giao đồ ăn, máy quẹt thẻ, chuyển khoản) với hoá đơn; hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền nếu thuộc diện áp dụng; định mức nguyên liệu và hao hụt; chứng từ mua hàng từ người bán nhỏ lẻ.
- Xây dựng: hợp đồng và hồ sơ theo từng công trình; thời điểm lập hoá đơn theo nghiệm thu; tạm ứng; khấu trừ 10% với khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng từ 2 triệu đồng/lần; chi phí dở dang cuối kỳ.
- Thương mại: tồn kho thực tế so với sổ; đối chiếu công nợ; hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng; tra tình trạng nhà cung cấp trước khi nhận hoá đơn lớn.
Nguồn tốt nhất để viết bảng kiểm ngành là lỗi đã xảy ra trên khách của chính văn phòng. Mỗi lần một khách bị hỏi, phải giải trình hay phải khai bổ sung, thêm một dòng vào bảng kiểm của ngành đó. Sau một hai năm, bảng kiểm này là tài sản khó sao chép nhất của văn phòng.
Chuyển dần sang chuyên sâu mà không bỏ khách cũ
- Không đuổi khách ngoài ngành. Giữ khách cũ đang ổn; chỉ ngừng nhận thêm khách ngoài ngành không phù hợp.
- Giới thiệu khách không hợp sang văn phòng quen có thế mạnh ngành đó — mối quan hệ này thường quay lại thành khách được giới thiệu ngược.
- Đầu tư kiến thức ngành có kế hoạch: mỗi quý một chủ đề, một người phụ trách theo dõi chính sách riêng của ngành.
- Làm nội dung hướng dẫn cho ngành đó — buổi chia sẻ nhỏ, tài liệu ngắn — thay vì quảng cáo chung chung.
- Đo lại sau mỗi năm: tỉ lệ doanh thu từ ngành mũi nhọn, giờ công trên khách, số lỗi phải sửa. Không cải thiện thì xem lại lựa chọn.
Tự kiểm tra ở đâu trước khi quyết
Trước khi xếp khách vào nhóm ngành, kiểm dữ liệu gốc thay vì dựa vào trí nhớ:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế và thông tin đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề kinh doanh chính đã đăng ký, trạng thái mã số thuế, địa chỉ.
- Cổng hoá đơn điện tử: cơ cấu hàng hoá, dịch vụ trên hoá đơn đầu ra và đầu vào cho biết khách thực sự làm gì.
- Tài khoản thuế điện tử của khách: loại tờ khai, kỳ khai, nghĩa vụ đặc thù đang có.
- Thuế cơ sở quản lý: khi chính sách riêng của ngành chưa rõ, hỏi trực tiếp hoặc gửi văn bản hỏi, lưu câu trả lời vào bộ tài liệu ngành.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng mới mở, ít khách thì có nên chuyên sâu ngay không?
Thường chưa nên. Giai đoạn đầu cần khách để sống và để biết mình làm tốt ngành nào. Sau một hai năm, khi có đủ số liệu về chất lượng và giờ công theo ngành, lựa chọn sẽ có căn cứ hơn nhiều.
Chuyên sâu thì có tính phí cao hơn được không?
Có thể, nếu văn phòng thật sự mang lại điều khách thấy được: ít sai sót, trả lời trúng câu hỏi của ngành, phát hiện vấn đề sớm. Phí cao hơn chỉ vì ghi “chuyên ngành” mà chất lượng như cũ thì khách sẽ không ở lâu.
Nên chọn ngành đang thịnh hay ngành ổn định?
Ngành ổn định với nhu cầu đều thường an toàn hơn cho văn phòng nhỏ. Ngành đang thịnh dễ tìm khách nhưng cũng dễ co lại nhanh, kéo theo rủi ro tập trung đã nói ở trên.
Một người phụ trách nhiều khách cùng ngành có tốt không?
Tốt cho tốc độ nhưng cần kiểm chéo, vì một cách hiểu sai sẽ lặp trên tất cả khách của người đó. Nên có người thứ hai đọc lại cách xử lý các điểm đặc thù của ngành ít nhất mỗi năm một lần.
Khách ngoài ngành muốn thuê thì nên từ chối thẳng không?
Không cần từ chối thẳng. Nếu văn phòng còn năng lực và khách không có điểm đặc thù lạ, có thể nhận. Nếu khách cần hiểu biết ngành mà văn phòng không có, giới thiệu sang nơi phù hợp là cách giữ uy tín tốt hơn.
Có cần đăng ký gì thêm khi quảng bá là văn phòng chuyên một ngành?
Không có thủ tục riêng cho việc này. Điều cần là năng lực hành nghề của văn phòng đúng quy định chung về dịch vụ kế toán và dịch vụ làm thủ tục về thuế, còn lời giới thiệu thì phải đúng với việc văn phòng thật sự làm được.
