Rà hồ sơ đầu vào trước khi nhận khách mới: bảng kiểm cho văn phòng kế toán

Trước khi nhận một khách hàng mới, văn phòng kế toán cần rà năm nhóm: pháp lý và đăng ký thuế, tình trạng kê khai và nghĩa vụ, hoá đơn, dòng tiền qua ngân hàng, và sổ sách bàn giao từ đơn vị cũ. Rà xong mới báo giá, mới ký. Làm ngược lại — ký trước, rà sau — thì mọi vấn đề phát hiện ra đều thành chuyện của văn phòng.

Rà hồ sơ đầu vào không phải để bắt lỗi khách. Nó để hai bên thống nhất văn phòng bắt đầu chịu trách nhiệm từ đâu, những gì đang dở dang thuộc về ai, và khách cần biết trước những rủi ro nào. Bảng kiểm dưới đây dùng được cho cả doanh nghiệp mới thành lập lẫn doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm.

Vì sao phải rà trước khi ký

Văn phòng dịch vụ chỉ chịu trách nhiệm với các kỳ mình làm. Nhưng kỳ đầu tiên văn phòng làm được dựng trên số dư và tình trạng do người trước để lại. Nếu số dư sai, tờ khai kỳ trước thiếu, hoá đơn đầu vào có vấn đề, thì tờ khai đầu tiên của văn phòng đã mang sẵn lỗi.

Ba hậu quả hay gặp khi không rà:

• Vài tháng sau khách nhận thông báo về một kỳ cũ, và cho rằng văn phòng mới “làm sai”.
• Báo giá theo khối lượng thường xuyên, nhưng thực tế phải dành cả tháng để dựng lại sổ.
• Văn phòng vô tình tiếp tục một cách làm sai của người trước, vì không biết đó là sai.

Rà kỹ cũng là cách chứng minh năng lực với khách. Khách thấy văn phòng chỉ ra được vấn đề cụ thể ngay buổi đầu thường tin tưởng hơn là nghe lời hứa chung chung.

Nhóm một: pháp lý và đăng ký thuế

Nếu trạng thái mã số thuế có vấn đề, đừng tự kết luận doanh nghiệp “có nợ” hay “bị xử lý”. Ghi nhận đúng trạng thái đang hiển thị, ngày tra, và đề nghị khách cùng làm rõ với cơ quan thuế quản lý trước khi bàn phạm vi dịch vụ.

Nhóm hai: kê khai và nghĩa vụ còn dở

Đăng nhập tài khoản thuế điện tử của khách (khách tự đăng nhập hoặc cấp quyền xem, không cần giao mật khẩu ngay buổi đầu) và kiểm:

• Danh sách tờ khai đã nộp trong hai năm gần nhất: có kỳ nào trống không, có tờ khai bổ sung nhiều lần không.
• Số thuế còn phải nộp, tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có.
• Thông báo chưa xử lý: đề nghị giải trình, thư mời làm việc, thông báo về hoá đơn.
• Quyết toán năm trước đã nộp chưa; báo cáo tài chính đã nộp chưa.
• Tình trạng ưu đãi: đang hưởng miễn, giảm gì, còn đến kỳ nào.

Mỗi phát hiện ghi thành một dòng, kèm ảnh chụp màn hình và ngày xem. Đây là bằng chứng cho tình trạng lúc văn phòng nhận, rất có ích khi sau này có tranh cãi kỳ nào thuộc trách nhiệm ai.

Nhóm ba và bốn: hoá đơn và dòng tiền

Tải danh sách hoá đơn đầu ra, đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử ít nhất cho năm gần nhất, và xin sao kê các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Những điểm cần nhìn:

• Hoá đơn đầu vào từ người bán có trạng thái bất thường tại thời điểm lập hoá đơn. Không kết luận hoá đơn “giả”, nhưng đánh dấu để hỏi khách về giao dịch thật.
• Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hay chưa — điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo Luật 48/2024/QH15.
• Hoá đơn đầu ra điều chỉnh, thay thế nhiều bất thường, hoặc bị huỷ hàng loạt.
• Doanh thu trên hoá đơn so với tiền vào tài khoản: lệch lớn và kéo dài cần hỏi nguyên nhân.
• Tiền bán hàng đi vào tài khoản cá nhân của chủ hoặc người thân. Đây là rủi ro lớn nhất và phải nói thẳng với khách từ buổi đầu.

Không cần rà từng tờ ở bước này. Mục đích là thấy được bức tranh, đủ để ước khối lượng và nêu rủi ro.

Nhóm năm: sổ sách bàn giao từ đơn vị cũ

Nếu khách đã có kế toán nội bộ hoặc dịch vụ trước đó, xin những thứ sau:

1. Báo cáo tài chính và tờ khai quyết toán năm gần nhất.
2. Bảng cân đối số phát sinh đến kỳ cuối cùng đơn vị cũ làm.
3. Chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng.
4. Bảng kê hàng tồn kho, tài sản cố định và bảng khấu hao.
5. Dữ liệu kế toán ở dạng xuất được, nếu đơn vị cũ dùng phần mềm.
6. Biên bản bàn giao chứng từ gốc, nói rõ chứng từ đang để ở đâu.

Khách không lấy được từ đơn vị cũ thì ghi rõ là “không có”. Đừng để khách hứa “tuần sau gửi” rồi tính giá như đã có, vì dựng lại số dư từ đầu là việc lớn nhất trong mọi trường hợp tiếp nhận.

Tín hiệu nên từ chối hoặc chỉ nhận có điều kiện

Không phải khách nào cũng nên nhận. Những tín hiệu sau đáng để trưởng văn phòng cân nhắc kỹ:

• Khách đề nghị để một phần doanh thu ngoài sổ, hoặc chỉ khai phần tiền vào tài khoản công ty.
• Khách muốn mua thêm hoá đơn đầu vào cho “đủ chi phí”.
• Khách muốn ghi giá hợp đồng thấp hơn thực tế, hoặc có người đứng tên hộ doanh nghiệp.
• Khách không chịu cung cấp sao kê ngân hàng hay quyền xem tài khoản thuế.
• Khách giục ký ngay mà không cho thời gian rà.

Những yêu cầu này đặt văn phòng vào rủi ro pháp lý cùng với khách, và không có mức phí nào bù được. Có thể nhận với điều kiện khách chấm dứt cách làm đó và ghi rõ vào hợp đồng; nếu khách không đồng ý thì từ chối lịch sự.

Khi từ chối, nói ngắn và nói về cách làm, không nói về con người: văn phòng không nhận hồ sơ có phần doanh thu ngoài sổ, vì mọi tờ khai do văn phòng lập đều phải khớp với dòng tiền thật. Không cần giải thích dài hay dẫn chứng mức phạt. Ghi lại cuộc gặp vào sổ khách tiềm năng, kèm lý do không nhận, để lần sau khách quay lại với yêu cầu khác thì người tiếp biết bối cảnh.

Tự kiểm tra ở đâu và ghi kết quả thành biên bản

Nguồn rà chính thức gồm: trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái và cơ quan quản lý; tài khoản thuế điện tử của khách cho tờ khai, số phải nộp, thông báo; cổng hoá đơn điện tử cho hoá đơn đầu ra, đầu vào; và khi có điều không rõ, cơ quan thuế quản lý. Không dựa vào trang tư nhân để kết luận tình trạng của khách.

Kết quả rà ghi thành biên bản tiếp nhận có chữ ký hai bên, gồm: danh sách những gì đã nhận, những gì còn thiếu, các vấn đề phát hiện kèm ngày xem, mốc kỳ đầu tiên văn phòng chịu trách nhiệm, và phần việc tồn đọng (nếu có) được báo giá riêng. Biên bản này là phụ lục của hợp đồng dịch vụ, lưu trong thư mục pháp lý của khách.