Nếu ngay buổi gặp đầu khách đã đề nghị một việc trái quy định — để doanh thu ngoài sổ, lấy hoá đơn đầu vào không có hàng thật, ghi giá hợp đồng thấp hơn giá thật, cho người khác đứng tên hộ — thì việc cần làm là từ chối việc đó ngay tại bàn, nói rõ lý do bằng rủi ro của chính khách, và chỉ nhận khách nếu khách đồng ý làm đúng. Không ký trước rồi “từ từ thuyết phục”; một khi đã ký, văn phòng đứng tên trên những gì mình làm.
Nhưng không phải câu hỏi nào nghe “có mùi” cũng là đề nghị làm sai. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ hỏi theo cách họ nghe người khác nói, hoặc đang muốn một kết quả hợp pháp mà không biết cách đúng. Việc của chủ văn phòng ở buổi gặp đầu là phân biệt được hai loại này, để không đuổi mất khách tốt và không rước về khách sẽ kéo văn phòng vào rắc rối.
Ba loại đề nghị hay gặp ở buổi gặp đầu
| Loại | Ví dụ câu khách nói | Bản chất |
|---|---|---|
| Sai rõ ràng | “Tiền mặt thì mình không đưa vào sổ nhé.” “Bên em có chỗ lấy hoá đơn đầu vào không?” “Ghi hợp đồng thấp thôi cho nhẹ thuế.” | Che doanh thu, tạo chi phí không có thật, khai sai giá — không có cách làm đúng cho chính yêu cầu đó |
| Muốn kết quả hợp pháp nhưng hỏi sai cách | “Làm sao cho thuế thấp nhất?” “Có cách nào không phải nộp thuế năm đầu không?” | Có thể có đường đúng: ưu đãi cho doanh nghiệp mới, chi phí được trừ đủ điều kiện, chọn kỳ khai phù hợp |
| Vùng chưa rõ | “Khoản này có tính vào chi phí được không?” “Hàng biếu khách có phải xuất hoá đơn không?” | Cần tra quy định hiện hành và hồ sơ cụ thể trước khi trả lời |
Loại thứ hai và thứ ba là cơ hội để văn phòng thể hiện giá trị. Loại thứ nhất là điểm quyết định có nhận khách hay không. Sai lầm hay gặp là gộp cả ba vào một: hoặc coi mọi câu hỏi “làm sao cho nhẹ thuế” là dấu hiệu xấu, hoặc ngược lại coi cả đề nghị để doanh thu ngoài sổ là “khách hỏi cho biết thôi”.
Những câu hỏi cho thấy ý định thật
Khách ít khi nói thẳng ở câu đầu. Ý định thường lộ ra qua cách khách mô tả hoạt động của mình. Để ý những điều sau:
- Khách mô tả doanh thu “trên sổ” và doanh thu “thực tế” như hai con số khác nhau một cách tự nhiên.
- Khách hỏi văn phòng cũ “đã làm được gì” cho họ, với giọng muốn văn phòng mới làm tiếp như vậy.
- Khách muốn người khác đứng tên doanh nghiệp, hoặc muốn tài khoản nhận tiền bán hàng là tài khoản của người thân.
- Khách hỏi giá dịch vụ kèm câu “bao trọn, bên em lo hết, có gì bên em chịu”.
- Khách từ chối cho xem sao kê ngân hàng hoặc chỉ đưa một phần tài khoản.
Một dấu hiệu đơn lẻ chưa nói lên nhiều; ba dấu hiệu trở lên trong cùng một buổi thì gần như chắc chắn khách đang tìm người làm theo cách cũ của họ.
Hỏi ngược để khách nói rõ
Trước khi từ chối, hỏi ngược một hai câu để chắc mình hiểu đúng. Câu hỏi mở giúp khách tự nói ra mình muốn gì, và cũng cho khách cơ hội tự điều chỉnh:
- “Anh chị muốn thuế thấp vì dòng tiền đang khó, hay vì nghĩ mình đang nộp nhiều hơn mức phải nộp?”
- “Khoản tiền mặt đó hiện nay khách trả thế nào, có ghi nhận ở đâu không?”
- “Nhà cung cấp mà anh chị nói không xuất hoá đơn là bán hàng thật cho mình, hay chỉ cần giấy tờ?”
Câu trả lời thường mở ra một trong hai hướng. Hoặc khách thật sự đang lo chuyện dòng tiền và chưa biết cách làm đúng — khi đó văn phòng giải thích các đường hợp lệ: chi phí được trừ đủ điều kiện, ưu đãi dành cho doanh nghiệp mới nếu thuộc diện, lịch nộp để chuẩn bị tiền. Hoặc khách nói rõ mình muốn che doanh thu hay mua chi phí — khi đó chuyển sang từ chối.
Từ chối việc, không từ chối người: nói thế nào ở bàn gặp
Từ chối ở buổi gặp đầu dễ hơn từ chối sau khi đã ký, nhưng vẫn cần một khuôn. Ba ý, nói trong vài câu:
- Nói rõ văn phòng không làm việc đó. Không vòng vo, không “để em xem”. Câu hứa hẹn mơ hồ ở buổi gặp đầu sẽ bị khách nhớ thành lời đồng ý.
- Nói rủi ro bằng ngôn ngữ của khách. Doanh thu tính thuế là toàn bộ hàng hoá, dịch vụ đã bán, không phân biệt khách trả bằng cách nào; dòng tiền qua tài khoản cá nhân và dữ liệu từ ngân hàng, nền tảng ngày càng dễ đối chiếu; hoá đơn không có giao dịch thật bị loại và có thể bị xử lý nặng cho cả bên mua. Khi bị phát hiện, người chịu truy thu, tiền chậm nộp và tiền phạt là doanh nghiệp và người đại diện, không phải văn phòng kế toán.
- Đưa cách làm đúng. “Nếu anh chị muốn làm theo cách đúng, bên em làm được thế này…” — rồi mô tả phạm vi dịch vụ, cách thu tiền qua tài khoản doanh nghiệp, cách giữ chứng từ.
Không giảng đạo đức, không nói “làm vậy là trốn thuế” như một lời buộc tội. Khách không cần nghe mình sai; khách cần nghe mình sẽ mất gì. Cách nói chi tiết cho từng loại đề nghị, dùng khi đào tạo nhân viên, có ở bài dạy nhân viên nói chuyện với khách; ở buổi gặp đầu, người nói nên là chủ văn phòng.
Nhận có điều kiện: viết điều kiện vào hợp đồng
Nhiều khách sau khi nghe giải thích sẽ đồng ý làm đúng, nhưng thói quen cũ không mất trong một ngày. Nếu nhận, đưa điều kiện thành chữ:
- Điều khoản cam kết trung thực: khách cung cấp đầy đủ, trung thực chứng từ về mọi giao dịch mua bán, mọi tài khoản ngân hàng dùng cho hoạt động kinh doanh.
- Danh sách việc văn phòng không thực hiện: không ghi nhận giao dịch không có thật, không bỏ ngoài sổ doanh thu đã phát sinh, không lập chứng từ lùi ngày.
- Quyền chấm dứt của văn phòng nếu khách yêu cầu thực hiện các việc trên hoặc che giấu giao dịch.
- Kỳ đầu tiên rà kỹ hơn bình thường: đối chiếu toàn bộ sao kê, hoá đơn đầu vào với cổng hoá đơn điện tử, và xếp khách vào nhóm rủi ro cao ít nhất hai quý.
Những điều khoản này không làm hợp đồng “khó chịu” với khách tốt; khách tốt đọc xong còn yên tâm hơn. Khách thấy khó chịu với chúng thường là khách văn phòng nên cân nhắc lại.
Khi nào không nhận bằng bất cứ giá nào
Có những tình huống chủ văn phòng nên dừng ngay, dù khách trả phí cao:
- Khách vẫn giữ đề nghị sai sau khi đã được giải thích rủi ro.
- Khách muốn văn phòng tìm nguồn hoá đơn đầu vào hoặc “kết nối” với bên bán hoá đơn.
- Người đến gặp không phải chủ thật, và không muốn chủ thật xuất hiện hay ký bất cứ gì.
- Khách đề nghị văn phòng giữ hộ tiền, nhận tiền bán hàng thay, hoặc đứng tên tài khoản.
Phí dịch vụ không bù được rủi ro văn phòng bị gọi lên giải trình về những gì mình đã ghi sổ. Và một khách như vậy trong danh mục làm mất thời gian của cả văn phòng, không chỉ của người phụ trách.
Từ chối bằng một câu ngắn gọn, lịch sự: văn phòng không phù hợp với cách làm khách mong muốn. Không nêu cáo buộc bằng văn bản, không kể lại chuyện này với khách khác.
Ghi lại buổi gặp và tự kiểm tra ở đâu
Sau buổi gặp, dù nhận hay không, ghi một biên bản nội bộ ngắn: ngày gặp, người gặp, khách đã đề nghị gì, văn phòng đã trả lời gì, kết quả. Nếu nhận khách, biên bản này đi vào hồ sơ khách; nếu khách quay lại sau vài tháng, ai trong văn phòng cũng biết lần trước đã nói gì.
Trước khi ký, tự kiểm tra những điều khách kể bằng nguồn chính thức: trang tra cứu thông tin người nộp thuế cho trạng thái mã số thuế; cổng hoá đơn điện tử (khi đã được khách cho quyền) để so hoá đơn đầu ra với doanh thu khách nói; tài khoản thuế điện tử của khách cho tờ khai đã nộp và thông báo. Khoảng cách lớn giữa lời kể và dữ liệu là thông tin quan trọng hơn mọi lời hứa trong buổi gặp. Có điều chưa rõ về quy định thì hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi trả lời khách.
Câu hỏi thường gặp
Khách nói văn phòng cũ vẫn làm như vậy nhiều năm không sao thì trả lời thế nào?
Nói rằng văn phòng không đánh giá việc cũ, nhưng những kỳ đó vẫn có thể bị kiểm tra trong thời hạn theo quy định, và dữ liệu đối chiếu ngày càng đầy đủ. Nếu nhận khách, cần rà tồn đọng từ trước và báo rõ rủi ro còn treo.
Có nên báo giá cao hơn để “bù rủi ro” rồi vẫn nhận làm theo đề nghị sai không?
Không. Giá cao không làm một việc sai trở thành đúng, và văn phòng vẫn là bên đã ghi sổ. Giá chỉ nên cao hơn vì khối lượng rà soát thật sự nhiều hơn với khách làm đúng.
Khách chỉ hỏi làm sao cho thuế thấp thì có phải dấu hiệu xấu không?
Chưa chắc. Phần lớn chủ doanh nghiệp đều muốn nộp thuế ở mức thấp nhất hợp pháp. Hãy hỏi ngược để biết họ đang lo gì, rồi giải thích các đường hợp lệ trước khi kết luận.
Nhân viên tiếp khách lần đầu có được tự từ chối không?
Nhân viên nên được dạy nhận ra đề nghị sai và nói rằng văn phòng không làm việc đó, nhưng quyết định nhận hay không nhận khách nên thuộc chủ văn phòng. Nhân viên ghi lại và chuyển lên trong ngày.
Khách đồng ý làm đúng nhưng muốn tự giữ tiền mặt không đưa qua ngân hàng thì sao?
Doanh nghiệp được thu tiền mặt, nhưng doanh thu phải ghi nhận đầy đủ và có chứng từ. Văn phòng cần cách đối chiếu tiền mặt với phần mềm bán hàng hoặc hoá đơn, và nhắc rằng khoản mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Từ chối khách có ảnh hưởng tới uy tín văn phòng trong vùng không?
Thường là ngược lại. Văn phòng được biết là làm đúng sẽ thu hút khách muốn làm đúng, còn khách đi tìm người làm theo cách cũ vốn không phải khách bền. Chỉ cần từ chối lịch sự và không kể chuyện ra ngoài.
