Mỗi tháng văn phòng kế toán cần nhận sao kê đủ mọi tài khoản đứng tên doanh nghiệp khách, từ ngày đầu đến ngày cuối tháng, có số dư đầu kỳ và cuối kỳ, ở dạng tệp xuất từ ngân hàng điện tử chứ không phải ảnh chụp. Có sao kê rồi thì soi theo ba chiều: tiền vào có khớp hoá đơn đầu ra không, tiền ra có khớp hoá đơn đầu vào không, và tiền qua lại giữa doanh nghiệp với giám đốc, thành viên là khoản gì.
Những dòng chưa giải thích được thì gom thành một bảng câu hỏi gửi khách một lần, có hạn trả lời. Hỏi lắt nhắt qua tin nhắn từng dòng một là cách nhanh nhất để khách bực và văn phòng không bao giờ nhận đủ câu trả lời.
Lấy đủ: danh sách tài khoản trước, sao kê sau
Sao kê thiếu một tài khoản thì mọi phép đối chiếu phía sau đều sai mà không ai biết. Vì vậy việc đầu tiên khi nhận khách là lập danh sách tài khoản của doanh nghiệp, cập nhật mỗi khi khách mở hoặc đóng tài khoản:
- Tài khoản thanh toán chính và các tài khoản phụ ở ngân hàng khác.
- Tài khoản ngoại tệ, nếu khách có mua bán với nước ngoài.
- Tài khoản vay, thẻ tín dụng doanh nghiệp, tài khoản tiền gửi có kỳ hạn.
- Tài khoản nhận tiền từ cổng thanh toán hoặc sàn thương mại điện tử.
Đối chiếu danh sách này với thông tin tài khoản khách đã khai với cơ quan thuế và với các tài khoản xuất hiện trên hoá đơn, hợp đồng. Thấy một số tài khoản lạ trên hợp đồng bán hàng mà không có trong danh sách thì hỏi ngay: đó thường là tài khoản cá nhân đang nhận tiền thay doanh nghiệp.
Lấy đúng dạng và đúng quyền
Có ba cách nhận sao kê, xếp theo thứ tự nên dùng:
- Khách cấp quyền tra cứu chỉ xem trên ngân hàng điện tử cho người của văn phòng, nếu ngân hàng có loại quyền này. Văn phòng tự tải theo lịch, không phải chờ. Tuyệt đối không nhận quyền lập lệnh hay duyệt lệnh: một văn phòng giữ được quyền chuyển tiền của khách là rủi ro cho cả hai bên.
- Khách tự xuất tệp bảng tính từ ngân hàng điện tử và gửi vào thư mục chung trước ngày chốt nội bộ.
- Sao kê có xác nhận của ngân hàng — cần khi quyết toán năm, khi có kiểm tra, khi khách vay vốn. Không cần xin hằng tháng.
Kiểm ba điều ngay khi nhận tệp: đúng số tài khoản, đủ từ ngày đầu tới ngày cuối tháng, và số dư đầu kỳ bằng số dư cuối kỳ của tháng trước. Ba điều này mất một phút, bắt được phần lớn trường hợp khách gửi nhầm tháng, gửi thiếu trang hoặc gửi nhầm tài khoản.
Soi chiều tiền vào
Mỗi khoản tiền vào phải trả lời được câu hỏi “tiền này là gì”. Với khách bán hàng đều đặn, phần lớn dòng tiền vào nối được với hoá đơn đầu ra qua tên người trả và số tiền. Những dòng còn lại thường rơi vào sáu loại:
| Loại | Dấu hiệu trên sao kê | Cần gì để ghi sổ |
|---|---|---|
| Khách hàng ứng trước | Nội dung ghi đặt cọc, tạm ứng | Hợp đồng hoặc đơn hàng; theo dõi để lập hoá đơn đúng thời điểm |
| Vay | Người chuyển là ngân hàng, cá nhân, doanh nghiệp khác | Hợp đồng vay, lịch trả |
| Góp vốn | Người chuyển là thành viên, nội dung góp vốn | Đối chiếu với vốn đăng ký và tiến độ góp |
| Hoàn tiền từ nhà cung cấp | Người chuyển là bên bán | Biên bản trả hàng, hoá đơn điều chỉnh |
| Tiền về từ sàn, cổng thanh toán | Chuyển theo đợt, số tiền lẻ | Báo cáo đối soát của sàn, cổng |
| Bán hàng chưa lập hoá đơn | Tiền của người mua, không thấy hoá đơn tương ứng | Xác định lại thời điểm lập hoá đơn, lập bổ sung theo quy định |
Loại cuối cùng là loại cần xử lý sớm nhất. Tiền đã vào mà hoá đơn chưa lập có thể là lập trễ, có thể là bỏ sót doanh thu. Dù là gì cũng phải làm rõ trong tháng, không để dồn tới quyết toán.
Soi chiều tiền ra
Chiều tiền ra quyết định chi phí và thuế đầu vào của khách có đứng được hay không. Ba điểm soi bắt buộc:
- Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15. Với mỗi hoá đơn loại này, tìm dòng chi tương ứng trên sao kê. Không tìm thấy thì hỏi khách: đã trả bằng tiền mặt, chưa trả, hay trả từ một tài khoản không có trong danh sách.
- Tên người nhận phải khớp với người bán trên hoá đơn. Trả tiền cho hoá đơn của công ty A mà chuyển vào tài khoản cá nhân của một người nào đó là chỗ hay bị hỏi. Nếu có lý do chính đáng (thanh toán theo uỷ quyền, bù trừ công nợ ba bên), phải có văn bản kèm theo.
- Chuyển tiền chia nhỏ, cùng ngày, cùng người nhận. Nhiều khoản nhỏ liền nhau cho cùng một người bán dễ bị hiểu là cố tránh ngưỡng. Nếu đó là thanh toán theo tiến độ thật thì lưu hợp đồng, biên bản nghiệm thu từng đợt.
Ngoài ra, nối các khoản nộp thuế, nộp bảo hiểm, trả lương trên sao kê với tờ khai và bảng lương cùng kỳ. Khoản nộp thuế trên sao kê mà không thấy trên tài khoản thuế điện tử là dấu hiệu nộp nhầm mục, cần tra ngay.
Tiền qua lại với giám đốc và thành viên
Ở doanh nghiệp nhỏ, ranh giới giữa tiền công ty và tiền của chủ thường mờ. Trên sao kê, loại dòng này hiện ra rất rõ: chủ chuyển vào khi công ty thiếu tiền, rút ra khi công ty dư tiền. Mỗi khoản cần được gọi đúng tên:
- Góp vốn nếu là tiền góp theo cam kết.
- Cho công ty vay nếu chủ muốn lấy lại, nên có thoả thuận vay dù không tính lãi.
- Tạm ứng cho giám đốc để mua hàng, đi công tác — phải có hoàn ứng bằng chứng từ trong thời hạn nội bộ.
- Chia lợi nhuận — chỉ khi đã có lợi nhuận sau thuế và quyết định chia, kèm nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tuỳ loại hình doanh nghiệp và người nhận — tra quy định hiện hành trước khi chi.
Điều văn phòng không nên làm là tự “đặt tên” cho những khoản khách không giải thích, ví dụ gom hết vào tạm ứng cho đẹp số dư. Khoản tạm ứng treo nhiều tháng không hoàn, khi có kiểm tra, dễ bị xem xét lại bản chất. Hỏi khách, ghi câu trả lời, và nếu câu trả lời không có chứng từ đi kèm thì nói rõ rủi ro bằng văn bản.
Bảng câu hỏi gửi lại khách
Sau khi soi xong, gom mọi dòng chưa rõ vào một bảng, gửi khách một lần qua kênh chính đã thống nhất:
| Ngày | Số tiền | Vào/ra | Nội dung trên sao kê | Văn phòng cần biết | Khách trả lời |
|---|---|---|---|---|---|
| Ngày giao dịch | Số tiền | Vào | Chép nguyên nội dung chuyển khoản | Khoản này là bán hàng hay ứng trước? Nếu bán hàng, hoá đơn nào? | Để trống cho khách |
| Ngày giao dịch | Số tiền | Ra | Chép nguyên nội dung | Trả cho hoá đơn nào? Có hợp đồng, biên bản không? | Để trống cho khách |
Ba quy tắc để bảng này có tác dụng:
- Hỏi câu có lựa chọn thay vì câu mở. “Khoản này là A hay B?” được trả lời nhanh hơn nhiều so với “Khoản này là gì?”.
- Ghi hạn trả lời trước ngày chốt nội bộ, và nói trước điều văn phòng sẽ làm nếu quá hạn: tạm ghi vào khoản phải thu, phải trả chờ xử lý và báo lại trong báo cáo tháng.
- Lưu câu trả lời cùng hồ sơ tháng. Tháng sau gặp khoản tương tự thì không hỏi lại.
Khớp số dư và tự kiểm tra ở đâu
Việc cuối cùng của mỗi tháng là số dư tiền gửi trên sổ kế toán phải bằng số dư cuối kỳ trên sao kê, tài khoản nào cũng vậy. Không bằng thì còn giao dịch chưa ghi hoặc ghi sai; tìm cho ra trước khi khoá sổ tháng. Chênh lệch nhỏ để “tháng sau xử lý” thường thành chênh lệch lớn mà không ai nhớ nguồn gốc.
Để kiểm tra độc lập với lời khách kể:
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của doanh nghiệp: đối chiếu các khoản đã nộp với lệnh nộp thuế trên sao kê.
- Cổng hoá đơn điện tử: tải danh sách hoá đơn đầu vào, lọc hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên để nối với chiều tiền ra.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: tra người bán khi thấy tên người nhận tiền khác với tên trên hoá đơn.
- Thuế cơ sở quản lý khách: hỏi khi có khoản nộp thuế lệch mục hoặc cần tra soát.
Câu hỏi thường gặp
Khách chỉ có một tài khoản và giao dịch ít, có cần soi sao kê hằng tháng không?
Vẫn nên làm, chỉ là nhanh hơn. Doanh nghiệp ít giao dịch càng dễ để lọt những khoản lạ như tiền chủ chuyển vào, khoản vay cá nhân hay khoản nộp thuế nhầm mục. Soi hằng tháng mất vài phút, dồn tới cuối năm thì mất cả ngày.
Khách trả tiền mua hàng từ tài khoản cá nhân của giám đốc thì có được khấu trừ không?
Điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xem xét trên hồ sơ cụ thể và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực. Trường hợp thanh toán từ tài khoản cá nhân thường cần thêm thoả thuận, uỷ quyền rõ ràng mới có cơ sở. Cách chắc chắn nhất là đề nghị khách thanh toán từ tài khoản doanh nghiệp ngay từ đầu.
Có thể dùng ảnh chụp ứng dụng ngân hàng thay cho sao kê không?
Chỉ dùng tạm để hỏi một giao dịch cụ thể. Ảnh chụp không có số dư đầu cuối, không có đủ các dòng và không dùng được để khớp sổ. Bản lưu hồ sơ phải là tệp xuất từ ngân hàng điện tử hoặc sao kê có xác nhận.
Khách không trả lời bảng câu hỏi thì văn phòng xử lý thế nào?
Ghi các khoản đó vào tài khoản chờ xử lý, nêu rõ trong báo cáo tháng gửi khách và nhắc lại vào kỳ sau. Không tự đoán bản chất để ghi cho gọn. Nếu khoản chưa rõ ảnh hưởng tới số thuế phải khai, báo khách bằng văn bản trước hạn nộp.
Có nên nhận quyền duyệt lệnh chuyển tiền để nộp thuế giúp khách không?
Không nên. Quyền duyệt lệnh cho phép chuyển tiền đi bất cứ đâu, sự cố xảy ra thì văn phòng không chứng minh được mình vô can. Văn phòng lập giấy nộp tiền, khách tự duyệt trên ngân hàng điện tử của mình.
Sao kê của các năm trước có cần lưu trong hồ sơ văn phòng không?
Sao kê là tài liệu đi kèm chứng từ kế toán nên phải được lưu đủ thời hạn theo Luật Kế toán. Nếu hợp đồng quy định văn phòng giữ bản lưu, cần lưu theo năm, theo tài khoản; nếu khách tự lưu, bàn giao lại đầy đủ sau mỗi năm và có biên bản.
