Khi nhận một hộ kinh doanh vừa rời phương pháp khoán, việc của văn phòng kế toán gói trong ba phần: rà lại hiện trạng (đăng ký, địa điểm, ngành hàng, kênh thu tiền, hoá đơn), chốt bằng văn bản ai làm việc gì mỗi ngày và mỗi kỳ, rồi dặn chủ hộ những thói quen phải đổi ngay từ tuần đầu. Tờ khai là phần dễ nhất; phần khó là chuyển một người đã quen “mỗi năm biết trước số thuế” sang cách làm mà số thuế đi theo chính số liệu họ tự ghi.
Nghị quyết 198/2025/QH15 yêu cầu chấm dứt phương pháp khoán thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất trong năm 2026. Vì vậy trong mùa này văn phòng sẽ gặp nhiều khách thuộc nhóm này cùng lúc. Nhận nhanh thì dễ, nhưng nhận mà không rà kỹ thì chỉ vài kỳ sau văn phòng sẽ phải gánh những lỗ hổng mà chủ hộ không hề nói ra — vì họ không biết đó là lỗ hổng.
Điều gì thật sự thay đổi với chủ hộ
Trước khi rà giấy tờ, nên giải thích cho chủ hộ hiểu mình đang bước sang cách làm khác ở đâu. Chủ hộ hiểu vì sao phải đổi thì mới chịu đổi thói quen. Một bảng so sánh ngắn thường đủ:
| Nội dung | Khi nộp khoán | Khi tự kê khai |
|---|---|---|
| Căn cứ tính thuế | Mức doanh thu cơ quan thuế ấn định cho cả năm | Doanh thu (và các số liệu khác theo cách tính áp dụng cho hộ) do chính hộ ghi nhận và khai |
| Sổ sách | Hầu như không cần | Phải ghi chép doanh thu, và tuỳ cách tính thuế, cả chi phí, hàng tồn, tiền |
| Hoá đơn | Khi khách cần thì xin cấp lẻ | Sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định hiện hành, có trường hợp dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền |
| Kỳ khai | Gần như không khai định kỳ | Khai theo kỳ, có hạn nộp tờ khai và hạn nộp tiền |
| Ai chịu trách nhiệm số liệu | Số do cơ quan thuế ấn định | Chủ hộ chịu trách nhiệm về tính trung thực của số đã khai |
Dòng cuối là dòng cần nói chậm nhất. Văn phòng kế toán ghi sổ và lập tờ khai dựa trên số liệu chủ hộ cung cấp; nếu doanh thu bị bỏ bớt ngay từ lúc bán thì không kế toán nào sửa được ở cuối kỳ.
Rà hiện trạng trong buổi gặp đầu tiên
Buổi gặp đầu nên diễn ra ngay tại nơi kinh doanh nếu có thể. Nhìn quầy thu tiền, nhìn kho, nhìn cách nhân viên nhận chuyển khoản sẽ biết được nhiều hơn mọi câu trả lời qua điện thoại. Những thứ cần rà, theo thứ tự:
- Giấy tờ đăng ký hộ kinh doanh bản mới nhất: tên hộ, địa điểm, ngành nghề đã đăng ký. So với thực tế đang bán gì — rất hay gặp hộ đăng ký bán tạp hoá nhưng thực tế đã thêm dịch vụ ăn uống hoặc sửa chữa.
- Thông tin định danh của chủ hộ. Từ 1/7/2025, số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế cá nhân, nên cần kiểm tra thông tin đăng ký thuế của hộ đã khớp với căn cước của chủ hộ chưa.
- Các thông báo thuế đã nhận trong hai ba năm gần nhất: thông báo mức khoán, thông báo nộp tiền, thông báo nợ nếu có. Đây là chỗ lộ ra những khoản còn treo từ thời khoán.
- Số địa điểm kinh doanh: một cửa hàng, hay thêm một kho, một điểm bán ở chợ, một quầy ở chỗ khác.
- Các kênh thu tiền: tiền mặt, chuyển khoản vào tài khoản nào, máy quẹt thẻ, ứng dụng giao đồ ăn, sàn thương mại điện tử, bán qua mạng xã hội.
- Nguồn hàng và chứng từ mua vào: mua của ai, có hoá đơn không, trả tiền bằng cách nào.
- Người làm thuê: bao nhiêu người, trả lương ra sao, có ai ký hợp đồng lao động không.
Ghi kết quả thành một trang “hiện trạng ngày tiếp nhận”, cả hai bên ký. Trang này về sau giúp phân định rõ cái gì có từ trước khi văn phòng nhận việc.
Hộ nhiều địa điểm và hộ bán thêm qua mạng
Hai nhóm này cần rà kỹ hơn, vì cách làm cũ thường đã “gộp cho gọn” những thứ không được gộp.
Hộ có nhiều địa điểm. Mỗi địa điểm có thể thuộc một cơ quan thuế quản lý khác nhau, nhất là sau khi địa giới hành chính sắp xếp lại từ 1/7/2025 và cơ quan thuế tổ chức theo ba cấp Cục Thuế — Thuế tỉnh, thành phố — Thuế cơ sở. Văn phòng cần lập bảng: địa điểm nào, thuộc thuế cơ sở nào, doanh thu ghi riêng hay chung. Cuối năm, việc tổng hợp doanh thu nhiều địa điểm để khai và quyết toán là phần tốn công nhất — nên tách số liệu theo địa điểm ngay từ ngày đầu, gộp lại thì dễ, tách ra sau thì gần như không thể.
Hộ bán thêm trên sàn và mạng xã hội. Doanh thu bán qua mạng vẫn là doanh thu của hộ. Với sàn thương mại điện tử, cần hỏi sàn đã khấu trừ, nộp thay phần thuế nào theo quy định hiện hành và tải báo cáo đối soát của sàn về, để không khai trùng mà cũng không bỏ sót. Với đơn bán qua tin nhắn, khách chuyển khoản thẳng, số liệu chỉ nằm ở sao kê ngân hàng — vì vậy tài khoản nhận tiền bán hàng phải được xác định rõ.
Chốt việc: ai làm gì mỗi ngày, mỗi kỳ
Hộ kinh doanh hiếm khi có kế toán tại chỗ. Nếu không chia việc rõ, chủ hộ sẽ nghĩ “đã thuê kế toán rồi”, còn văn phòng thì ngồi chờ số liệu không bao giờ tới. Bảng chia việc gợi ý:
| Việc | Chủ hộ hoặc người bán hàng | Văn phòng kế toán |
|---|---|---|
| Ghi nhận doanh thu | Ghi hoặc xuất báo cáo bán hàng cuối mỗi ngày | Đối chiếu với sao kê, báo cáo sàn theo nhịp đã hẹn |
| Lập hoá đơn cho người mua | Lập tại quầy nếu dùng máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng | Hướng dẫn cách lập, kiểm tra hoá đơn sai cần xử lý |
| Chứng từ mua hàng | Xin hoá đơn khi mua, chụp và gửi theo kỳ | Tải hoá đơn đầu vào trên cổng hoá đơn điện tử, đối chiếu |
| Sổ sách | Không ghi sổ kế toán | Lập sổ theo yêu cầu áp dụng cho hộ kê khai |
| Tờ khai, nộp thuế | Chuẩn bị tiền, duyệt số trước khi nộp | Lập tờ khai, nộp đúng hạn, gửi giấy nộp tiền |
Bảng này nên đưa vào phụ lục hợp đồng. Khi có sai sót, văn phòng và chủ hộ cùng nhìn một tài liệu để biết khâu nào hỏng, thay vì đổ cho nhau.
Sổ tối thiểu và nhịp gửi số liệu
Không nên bắt chủ hộ học kế toán. Mục tiêu là chủ hộ chỉ phải làm một việc đều đặn mỗi ngày: chốt doanh thu cuối ngày. Phần còn lại văn phòng dựng từ các nguồn khác.
- Doanh thu: báo cáo cuối ngày từ phần mềm bán hàng, hoặc một cuốn sổ tay ghi tổng tiền mặt và tổng chuyển khoản mỗi ngày nếu hộ bán thủ công.
- Mua vào: hoá đơn nhà cung cấp — phần lớn tải được trên cổng hoá đơn điện tử, chủ hộ chỉ cần gửi phần mua lẻ không có hoá đơn điện tử kèm ghi chú.
- Tiền: sao kê tài khoản nhận tiền bán hàng, tải theo kỳ.
- Hàng tồn: với hộ bán hàng hoá, đếm tồn kho vào ngày chuyển sang kê khai để có số đầu kỳ, sau đó đếm theo mốc đã hẹn.
Nhịp gửi số liệu hợp lý với đa số hộ là mười ngày một lần: đủ gần để chủ hộ còn nhớ giao dịch lạ, đủ thưa để không thành gánh nặng. Muốn có thêm tài liệu dễ hiểu để đưa chủ hộ đọc, có thể gửi phần thuế cho chủ hộ kinh doanh trên Học Thuế.
Những điều phải dặn chủ hộ ngay tuần đầu
Nói một lần trong buổi gặp, rồi gửi lại bằng văn bản ngắn. Chủ hộ bận bán hàng, không nhớ hết được.
- Doanh thu là toàn bộ tiền bán hàng, không phân biệt khách trả tiền mặt hay chuyển khoản, không phân biệt bán tại quầy hay bán qua mạng. Bỏ bớt một kênh là rủi ro lớn nhất, và dữ liệu từ ngân hàng, từ sàn sẽ làm lộ ra.
- Tách tiền nhà khỏi tiền quán. Dùng một tài khoản riêng để nhận tiền bán hàng. Không cho khách chuyển vào tài khoản của con, của người thân — sau này không giải thích được đâu là tiền bán hàng.
- Xin hoá đơn khi mua hàng, trả tiền nhà cung cấp qua ngân hàng khi có thể.
- Lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15, nên không cần khai nộp khoản này cho năm 2026 trở đi. Nhưng các năm trước còn nợ thì vẫn phải xử lý.
- Về ngưỡng doanh thu không phải nộp thuế: trước đây là 100 triệu đồng/năm và đã được nâng trong đợt sửa luật 2024–2025. Văn phòng tra mức hiện hành rồi báo cho chủ hộ, đừng để chủ hộ tự suy từ lời người quen.
- Thông báo của cơ quan thuế gửi về ứng dụng hay tài khoản nào thì chuyển ngay cho văn phòng, không để quá vài ngày.
Khi nào nên nhận có điều kiện hoặc từ chối
Không phải hộ nào cũng nên nhận ngay. Một số tín hiệu cho thấy văn phòng cần đặt điều kiện trước:
- Chủ hộ muốn “khai bằng khoán cũ cho an toàn” hoặc hỏi cách khai thấp hơn doanh thu thật. Nếu không đổi quan điểm sau khi được giải thích rủi ro, không nên nhận.
- Tiền bán hàng đang nhận qua nhiều tài khoản cá nhân và chủ hộ không muốn gom về một tài khoản.
- Còn nợ thuế cũ, thông báo cũ chưa xử lý mà chủ hộ chưa muốn nói tới. Tồn đọng này nên được tách thành một phần việc riêng có báo giá riêng.
- Hộ nhiều địa điểm nhưng không ai ghi nhận doanh thu riêng từng nơi.
Với khách nhỏ, phí dịch vụ thường thấp, nên phạm vi càng phải rõ. Nhận quá rộng với mức phí nhỏ là cách nhanh nhất để văn phòng làm lỗ và làm ẩu.
Tự kiểm tra ở đâu và cho chủ hộ cùng xem
Sau khi nhận việc, văn phòng nên cùng chủ hộ kiểm tra ba chỗ và ghi lại ngày kiểm:
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: xem thông tin đăng ký của hộ, cơ quan thuế quản lý.
- Tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại của chủ hộ: xem nghĩa vụ đang ghi nhận, số còn phải nộp, thông báo đã gửi.
- Cổng hoá đơn điện tử: xem tình trạng đăng ký sử dụng hoá đơn và danh sách hoá đơn mua vào đứng tên hộ.
Nếu có điểm không khớp — sai ngành, sai địa điểm, nợ không rõ nguồn gốc — hẹn thuế cơ sở quản lý để hỏi trực tiếp trước kỳ khai đầu tiên. Chủ hộ tự đăng nhập được ứng dụng thuế thì tự thấy được văn phòng đã nộp gì, và đó cũng là cách để giữ lòng tin lâu dài.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh chuyển sang kê khai có bắt buộc phải thuê kế toán không?
Không có yêu cầu bắt buộc phải thuê dịch vụ. Chủ hộ có thể tự ghi sổ và tự khai nếu nắm được cách làm. Thuê văn phòng kế toán là để bớt sai và bớt thời gian, không phải thủ tục bắt buộc.
Chủ hộ đã lớn tuổi, không dùng điện thoại thông minh thì làm sao?
Nên thống nhất một người trong gia đình hoặc một nhân viên đứng ra chốt doanh thu cuối ngày và nhận thông báo thuế. Tên người này ghi vào phụ lục chia việc để văn phòng biết liên hệ ai.
Hàng tồn từ thời khoán có phải xử lý gì không?
Nên kiểm đếm và lập danh sách tồn tại ngày chuyển sang kê khai để có số đầu kỳ. Hàng tồn không có hoá đơn mua vào cần ghi rõ nguồn gốc; văn phòng tra quy định hiện hành để biết cách ghi nhận phù hợp với cách tính thuế của hộ.
Hộ đang bán cả trên sàn thương mại điện tử thì doanh thu sàn khai ở đâu?
Doanh thu trên sàn vẫn là doanh thu của hộ. Cần tải báo cáo đối soát của sàn, xem phần thuế sàn đã khấu trừ, nộp thay (nếu có), rồi đối chiếu khi khai để tránh khai trùng hoặc bỏ sót.
Phí dịch vụ cho hộ kinh doanh nên tính theo gì?
Nên tính theo khối lượng thật: số địa điểm, số kênh thu tiền, số hoá đơn mua bán mỗi tháng và việc có phải ghi sổ chi phí, hàng tồn hay không. Mức phí cụ thể do mỗi văn phòng tự định, không nên báo một giá chung cho mọi hộ.
Chủ hộ muốn đổi sang thành lập doanh nghiệp luôn thì có nên không?
Đó là quyết định kinh doanh, phụ thuộc quy mô, kế hoạch và khách hàng của hộ. Văn phòng có thể lập bảng so sánh nghĩa vụ hai hình thức để chủ hộ tự cân nhắc, nhưng không nên thúc ép chỉ để bán thêm dịch vụ.
