Khách vừa thành lập doanh nghiệp: ba mươi ngày đầu văn phòng kế toán cần làm gì

Với một khách vừa có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ba mươi ngày đầu là lúc văn phòng kế toán dựng nền: kiểm lại thông tin đăng ký, thu xếp tài khoản thuế và chữ ký số, đăng ký hoá đơn điện tử trước ngày bán hàng đầu tiên, dựng lịch hạn và đặt thói quen chứng từ cho chủ doanh nghiệp. Làm xong bốn nhóm việc này, các tháng sau chỉ còn là vận hành.

Lý do nên làm dồn trong tháng đầu rất thực tế: lỗi ở giai đoạn này thường nhỏ và rẻ để sửa, nhưng để qua vài kỳ thì thành tồn đọng. Vốn góp bằng tiền mặt không có chứng từ, hàng đã giao mà chưa có hoá đơn, chi phí trả qua tài khoản cá nhân của giám đốc — những thứ này hai năm sau mới lộ ra, khi không ai còn nhớ chúng bắt đầu từ đâu.

Tuần một: kiểm thông tin đăng ký và địa chỉ

Việc đầu tiên không phải mở phần mềm kế toán mà là đọc kỹ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cùng chủ doanh nghiệp.

• Ngành nghề: ngành thực tế định làm có nằm trong danh sách đã đăng ký không, có phải ngành kinh doanh có điều kiện cần giấy phép riêng trước khi hoạt động không.
• Địa chỉ trụ sở: có phải nơi doanh nghiệp thật sự làm việc không. Nhiều doanh nghiệp mới đặt trụ sở “nhờ” ở nhà người quen hoặc thuê địa chỉ chỉ để đăng ký. Khi cơ quan thuế xác minh mà không thấy doanh nghiệp, hậu quả là bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký — rất khó gỡ về sau.
• Biển hiệu: treo tại trụ sở, đủ tên đúng như giấy đăng ký. Việc nhỏ nhưng thường bị bỏ quên.
• Người đại diện theo pháp luật: ai, có trực tiếp điều hành không. Nếu người đứng tên chỉ là “đứng hộ”, văn phòng nên nói thẳng rủi ro: người đại diện chịu trách nhiệm cá nhân với nhiều nghĩa vụ của doanh nghiệp, kể cả nghĩa vụ thuế.

Sai sót nào phát hiện được ở tuần này thì làm thủ tục thay đổi đăng ký ngay, trước khi phát sinh hoá đơn và hợp đồng mang thông tin sai.

Góp vốn điều lệ: làm đúng từ đầu

Vốn điều lệ ghi trên giấy đăng ký là con số thành viên, cổ đông cam kết góp. Luật Doanh nghiệp quy định thời hạn phải góp đủ tính từ ngày được cấp giấy chứng nhận; văn phòng nên tra thời hạn đó và ghi vào lịch của khách ngay tuần đầu.

1. Góp vốn bằng tiền nên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên doanh nghiệp, nội dung ghi rõ người góp và mục đích góp vốn. Nộp tiền mặt rồi ghi phiếu thu là cách để lại tranh cãi về sau.
2. Góp bằng tài sản thì cần biên bản định giá, giấy tờ chuyển quyền sở hữu sang doanh nghiệp theo đúng loại tài sản.
3. Nếu hết thời hạn mà không góp đủ, phải làm thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ theo số thực góp. Đăng ký vốn cao “cho đẹp hồ sơ” mà không góp là rủi ro thật, không phải hình thức.

Văn phòng ghi nhận từng lần góp vốn vào sổ ngay khi có chứng từ, và lưu bản chụp sao kê kèm theo.

Tuần hai: tài khoản ngân hàng, chữ ký số, tài khoản thuế

Ba thứ này là đường vào để doanh nghiệp làm mọi việc với cơ quan thuế và ngân hàng. Thứ tự thường hợp lý:

Lỗi hay gặp nhất ở bước này: tài khoản thuế đăng ký bằng số điện thoại của nhân viên kế toán. Khi nhân viên nghỉ hoặc hai bên thôi hợp tác, doanh nghiệp mất đường nhận mã xác thực. Ngay từ đầu, mọi tài khoản phải gắn với thông tin liên lạc do doanh nghiệp kiểm soát.

Hoá đơn điện tử phải sẵn sàng trước lần bán đầu tiên

Nhiều doanh nghiệp mới ký hợp đồng, giao hàng rồi mới hỏi tới hoá đơn. Lúc đó đã muộn: hoá đơn phải lập đúng thời điểm theo quy định về hoá đơn, chứng từ (Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và từ 1/7/2026 có Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng Thông tư 91/2026/TT-BTC về hoá đơn, chứng từ điện tử — văn phòng cần tra bản đang hiệu lực).

• Chọn đơn vị cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử, rồi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế và chờ được chấp nhận.
• Xác định loại hoá đơn phù hợp: doanh nghiệp bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng có thể thuộc diện dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Lập sẵn danh mục hàng hoá, dịch vụ với tên gọi thống nhất và thuế suất giá trị gia tăng tương ứng (ba mức 0%, 5%, 10% theo Luật 48/2024/QH15, cần kiểm tra chính sách giảm thuế đang áp dụng cho kỳ nào).
• Lập thử một hoá đơn nội bộ theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp để nhân viên bán hàng làm quen, rồi mới lập hoá đơn thật cho khách.

Tuần ba: chọn kỳ khai và dựng lịch hạn

Doanh nghiệp mới cần biết rõ mình khai loại thuế nào, theo kỳ nào, từ tháng nào. Văn phòng nên dựng lịch hạn riêng cho khách ngay trong tuần này, dựa trên các mốc theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14:

• Tờ khai theo tháng: hạn ngày 20 của tháng sau.
• Tờ khai theo quý: hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
• Quyết toán năm của tổ chức: hạn ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính.

Doanh nghiệp mới thường khai thuế giá trị gia tăng theo quý trong giai đoạn đầu, nhưng tiêu chí cụ thể và cách chuyển kỳ khai phải tra theo văn bản hướng dẫn quản lý thuế đang hiệu lực (từ 1/7/2026 là Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC). Nếu có trả lương, thêm lịch khai thuế thu nhập cá nhân khấu trừ tại nguồn và lịch đóng bảo hiểm.

Một điểm đổi so với tài liệu cũ: lệ phí môn bài đã được bãi bỏ từ 1/1/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15. Nhiều hướng dẫn trên mạng vẫn bảo doanh nghiệp mới phải khai lệ phí môn bài — văn phòng nên nói trước với khách để khỏi hoang mang.

Ưu đãi cho doanh nghiệp mới: đọc điều kiện trước khi nói với khách

Khách mới thành lập hay hỏi “công ty mới có được miễn thuế không”. Có hai nội dung đáng biết:

• Nghị quyết 198/2025/QH15 có chính sách miễn thuế thu nhập doanh nghiệp ba năm cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thành lập mới. Điều kiện áp dụng, thời điểm bắt đầu tính và hồ sơ chứng minh phải tra ở văn bản hướng dẫn hiện hành.
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 áp dụng từ kỳ tính thuế 2025: thuế suất 15% với doanh nghiệp tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng, 17% với doanh nghiệp trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng, còn lại là 20%.

Văn phòng không nên hứa trước với khách là “được miễn” khi chưa kiểm đủ điều kiện. Cách an toàn là lập một trang ghi chú: điều kiện nào đã đáp ứng, điều kiện nào cần theo dõi, giấy tờ nào phải giữ. Muốn đọc thêm về nhóm chính sách này, có thể xem phần doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp trên Miễn Thuế.

Được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cũng không có nghĩa là được bỏ sổ sách: vẫn phải kê khai, quyết toán và giữ chứng từ như doanh nghiệp bình thường.

Tuần bốn: đặt thói quen chứng từ cho chủ doanh nghiệp

Cuối tháng đầu, văn phòng gặp lại khách để “bàn giao thói quen”. Đây là mấy điều nên dặn bằng văn bản:

1. Mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên thì thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản doanh nghiệp. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15, hoá đơn mua vào từ mức này phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ.
2. Chi phí trước khi có tài khoản ngân hàng (thuê văn phòng, mua thiết bị) mà giám đốc trả bằng tiền riêng: gom chứng từ ngay bây giờ, để văn phòng ghi nhận đúng bản chất, đừng để cuối năm mới tìm.
3. Thuê người làm: có hợp đồng, có bảng lương, trả lương qua ngân hàng. Người làm không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới ba tháng, nhận từ 2 triệu đồng mỗi lần trở lên thì doanh nghiệp khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.
4. Gửi chứng từ theo nhịp đã thống nhất (ví dụ mười ngày một lần), không dồn cuối quý.
5. Lưu trữ: chứng từ kế toán dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán. Chọn chỗ lưu ngay từ đầu, cả bản giấy lẫn bản số.

Tự kiểm tra ở đâu và biên bản cuối tháng đầu

Kết thúc ba mươi ngày, văn phòng và khách cùng kiểm tra lại và ghi vào một biên bản ngắn:

• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: thông tin đăng ký thuế, địa chỉ, cơ quan thuế quản lý đã đúng chưa.
• Tài khoản thuế điện tử (hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại): tài khoản đã hoạt động, thông tin liên lạc là của doanh nghiệp, các nghĩa vụ đang được ghi nhận khớp với lịch văn phòng đã dựng.
• Cổng hoá đơn điện tử: đăng ký sử dụng hoá đơn đã được chấp nhận, hoá đơn đầu vào đứng tên doanh nghiệp đã hiện lên.
• Thuế cơ sở quản lý: ghi lại tên đơn vị và cách liên hệ, để khi có thông báo biết hỏi ai.

Biên bản này là mốc để hai bên biết nền đã dựng xong, và là tài liệu đầu tiên trong hồ sơ khách. Các điều khoản chính của quan hệ dịch vụ nên được ghi trong hợp đồng ngay từ đầu, xem thêm bài mười điều khoản nên có trong hợp đồng dịch vụ kế toán.