Văn phòng kế toán làm việc cho pháp nhân, không cho cá nhân nào trong đó. Khi các thành viên tranh chấp, văn phòng nhận chỉ đạo từ người có thẩm quyền theo hợp đồng dịch vụ và theo giấy tờ đăng ký của công ty — thường là người đại diện theo pháp luật hoặc người được người đó uỷ quyền bằng văn bản. Yêu cầu của người khác, dù là thành viên góp vốn lớn, chỉ được thực hiện khi có văn bản từ người có thẩm quyền hoặc quyết định hợp lệ của công ty.
Nguyên tắc nghe thì đơn giản, nhưng thực tế rối ở chỗ: người có thẩm quyền có thể đang bị chính các thành viên khác phản đối, giấy tờ có thể sắp thay đổi, và hạn nộp tờ khai thì không chờ ai. Phần dưới đi từng tình huống, với một mục tiêu: văn phòng không bị kéo vào phe nào, và nghĩa vụ thuế của công ty không bị bỏ trống.
Dấu hiệu khách đang có tranh chấp nội bộ
Tranh chấp hiếm khi được báo trước. Văn phòng thường nhận ra qua những tín hiệu nhỏ:
- Hai người cùng gọi hỏi một việc, với hai cách nói khác nhau về cùng một khoản tiền.
- Một thành viên không phải người đại diện đột nhiên đòi xem toàn bộ sổ sách, sao kê, hoặc đòi gửi bản sao hồ sơ về địa chỉ riêng.
- Người đại diện dặn “đừng gửi số liệu cho anh ấy”, hoặc đề nghị đổi mật khẩu tài khoản thuế mà không nói lý do.
- Có yêu cầu ghi nhận lại các khoản đã hạch toán từ lâu: đổi khoản góp vốn thành khoản vay, đổi khoản chi thành khoản tạm ứng của một người.
- Chứng từ ngừng về vì người giữ chứng từ và người trả phí dịch vụ là hai phe.
Thấy từ hai tín hiệu trở lên, người phụ trách báo ngay cho chủ văn phòng. Từ lúc đó, mọi trao đổi với khách chuyển sang văn bản, kể cả khi trước đây vẫn quen gọi điện.
Ai có quyền giao việc: đọc lại hợp đồng và giấy tờ đăng ký
Trước khi trả lời bất kỳ yêu cầu nào, lấy ra ba thứ:
- Hợp đồng dịch vụ: ai ký, điều khoản nào quy định người liên hệ và người được quyền yêu cầu, phê duyệt số liệu. Nhiều hợp đồng ghi rõ “bên A chỉ định ông/bà … làm đầu mối” — đó là căn cứ đầu tiên.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới nhất: ai là người đại diện theo pháp luật tại ngày hôm nay. Tra trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, không dựa vào bản photo trong hồ sơ nhận khách từ vài năm trước.
- Các văn bản uỷ quyền còn hiệu lực mà văn phòng đang giữ: ai được uỷ quyền nhận chứng từ, ký xác nhận số liệu.
Quyền của từng thành viên với sổ sách, quyền triệu tập họp, quyền thay người đại diện do điều lệ công ty và pháp luật về doanh nghiệp quy định. Văn phòng kế toán không phải người diễn giải điều lệ. Khi hai bên viện dẫn điều lệ theo hai cách, văn phòng đề nghị công ty gửi văn bản của người có thẩm quyền hoặc ý kiến của luật sư công ty, rồi làm theo văn bản đó.
Giữ trung lập: văn phòng làm cho pháp nhân, không cho phe nào
Tranh chấp thường kéo văn phòng vào theo hai cách: một bên muốn văn phòng làm chứng cho mình, bên kia muốn văn phòng “đứng ngoài” bằng cách ngừng làm. Cả hai đều bất lợi. Vài quy tắc giữ khoảng cách:
- Không nhận xét về việc ai đúng ai sai, kể cả trong câu chuyện riêng với người mình quen hơn.
- Không cung cấp số liệu theo kiểu chọn lọc cho một bên; số liệu nào đưa ra thì đưa theo đúng kênh chính thức, cho đúng người có thẩm quyền.
- Không sửa bút toán đã ghi theo yêu cầu của một bên khi chưa có chứng từ và quyết định hợp lệ của công ty. Sổ sách đã khoá kỳ là căn cứ cho cả hai bên, sửa theo một phía là làm hỏng căn cứ đó.
- Không nhận thêm việc riêng từ từng thành viên trong thời gian tranh chấp, như tư vấn cá nhân về phần vốn của họ.
Nếu văn phòng có quan hệ thân với một bên từ trước (người giới thiệu, họ hàng), nên nói rõ với chủ văn phòng và cân nhắc đổi người phụ trách hồ sơ để tránh nghi ngờ.
Yêu cầu trái nhau: xử lý theo loại việc
Không phải yêu cầu nào cũng xử lý giống nhau. Chia ba loại:
| Loại việc | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Việc có hạn luật | Tờ khai tháng, quý; nộp thuế; báo cáo tài chính năm | Vẫn làm đúng hạn theo số liệu đã có chứng từ. Gửi bảng tóm tắt cho người có thẩm quyền xác nhận; nếu không ai xác nhận kịp, ghi rõ căn cứ số liệu và thông báo bằng văn bản trước khi nộp |
| Việc thay đổi hướng xử lý | Đổi cách ghi nhận khoản góp vốn, xoá công nợ, phân chia lợi nhuận | Chỉ làm khi có quyết định hợp lệ của công ty và chứng từ kèm theo. Chưa có thì giữ nguyên |
| Việc về quyền truy cập | Đổi mật khẩu, thu hồi chữ ký số, gửi bản sao hồ sơ | Chỉ theo văn bản của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền, ghi nhật ký từng lần |
Cái sai hay gặp nhất là dừng luôn việc có hạn luật vì “chờ hai bên thống nhất”. Tờ khai trễ thì công ty bị phạt và tính tiền chậm nộp, rồi cả hai bên cùng quay sang hỏi văn phòng. Tranh chấp giữa các thành viên không làm dời hạn nộp của công ty.
Ai được xem số liệu và nhận bản sao hồ sơ
Thành viên góp vốn thường có quyền được xem sổ sách, báo cáo của công ty theo điều lệ và quy định về doanh nghiệp. Nhưng quyền đó là quyền với công ty, không phải quyền đòi trực tiếp văn phòng dịch vụ. Cách làm an toàn:
- Thành viên đề nghị văn phòng cung cấp số liệu → văn phòng trả lời bằng văn bản rằng văn phòng cung cấp theo đề nghị của công ty, và chuyển đề nghị đó cho người có thẩm quyền.
- Người có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản → văn phòng cung cấp đúng phạm vi được đồng ý, qua kênh có lưu vết, ghi vào nhật ký.
- Người có thẩm quyền từ chối hoặc im lặng → văn phòng báo lại cho thành viên đã đề nghị, không tự quyết thay công ty.
Nếu có yêu cầu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, như toà án hay cơ quan điều tra, thì làm theo yêu cầu đó và thông báo cho công ty theo quy định. Đây là trường hợp khác hẳn đề nghị của một thành viên.
Chữ ký số, tài khoản thuế và hoá đơn khi hai bên giành nhau
Đây là chỗ tranh chấp nội bộ chuyển thành rủi ro thuế nhanh nhất. Thiết bị chữ ký số, mật khẩu tài khoản thuế và tài khoản cổng hoá đơn là công cụ để công ty thực hiện nghĩa vụ; bên nào giữ được thì bên đó “cầm” được việc nộp tờ khai và lập hoá đơn.
- Nếu văn phòng đang giữ chữ ký số: chỉ giao lại cho người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản, có biên bản bàn giao. Không giao cho người đến trước.
- Nếu người đại diện yêu cầu đổi mật khẩu: làm, ghi lại thời điểm, và báo người đó rằng văn phòng không còn truy cập được nếu mật khẩu mới không được gửi lại.
- Nếu công ty đang tranh chấp mà vẫn lập hoá đơn: nhắc bằng văn bản rằng mọi hoá đơn phải có giao dịch thật, người lập hoá đơn chịu trách nhiệm với nội dung. Không lập hoá đơn thay khi chưa có chứng từ bán hàng.
Một tình huống xấu cần lường trước: người đại diện bị thay giữa chừng. Khi thông tin đăng ký thay đổi, văn phòng cần văn bản mới từ người đại diện mới trước khi tiếp tục dùng quyền truy cập cũ.
Khi nào nên tạm dừng hoặc chấm dứt, và tự kiểm tra ở đâu
Văn phòng nên cân nhắc tạm dừng hoặc chấm dứt khi: không còn xác định được ai có thẩm quyền; bị yêu cầu làm việc trái quy định như một điều kiện để tiếp tục; chứng từ không về trong nhiều kỳ vì bị giữ lại; hoặc phí dịch vụ không còn ai thanh toán. Thực hiện theo điều khoản chấm dứt trong hợp đồng, báo trước bằng văn bản cho người có thẩm quyền, nêu rõ những kỳ đã làm xong, kỳ nào chưa, hạn gần nhất là gì — để công ty không rơi vào cảnh không ai biết tờ khai tháng sau ai nộp.
Trong suốt thời gian tranh chấp, người phụ trách tự kiểm tra định kỳ trên tài khoản thuế điện tử của công ty (tờ khai đã nộp, thông báo mới), cổng hoá đơn điện tử (hoá đơn có ai lập ngoài quy trình không), trang tra cứu thông tin người nộp thuế (trạng thái mã số thuế, người đại diện) và cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp. Khi thấy thông báo từ thuế cơ sở quản lý, chuyển ngay cho người có thẩm quyền và ghi lại thời điểm chuyển.
Câu hỏi thường gặp
Thành viên góp vốn lớn nhất có được coi là người có thẩm quyền không?
Không tự động. Tỷ lệ vốn quyết định quyền biểu quyết trong công ty, còn quyền giao việc cho văn phòng theo hợp đồng thuộc về người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền. Nếu muốn thay đổi, thành viên đó cần làm qua quyết định hợp lệ của công ty.
Có nên ghi âm cuộc gọi của các bên trong thời gian tranh chấp không?
Tốt hơn là chuyển mọi trao đổi quan trọng sang thư điện tử hoặc tin nhắn có lưu. Nếu buộc phải gọi, sau cuộc gọi gửi lại bản tóm tắt bằng văn bản cho người đã gọi và lưu vào hồ sơ.
Một bên đề nghị văn phòng làm chứng trong vụ kiện thì sao?
Văn phòng chỉ cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc được công ty đồng ý, và chỉ nói về sự việc đã ghi nhận trong hồ sơ. Không đưa nhận định ai đúng ai sai.
Phí dịch vụ trong thời gian tranh chấp do ai trả?
Công ty là bên ký hợp đồng nên công ty trả. Nếu thanh toán bị treo vì hai bên không thống nhất ai duyệt chi, văn phòng áp dụng điều khoản chậm thanh toán trong hợp đồng như với khách thường, nhưng không dừng việc có hạn luật mà không báo trước.
Người đại diện yêu cầu xoá dữ liệu công ty khỏi máy văn phòng thì làm sao?
Văn phòng vẫn phải giữ phần hồ sơ làm bằng chứng cho công việc đã làm theo hợp đồng và theo thời hạn lưu trữ. Có thể trả lại bản gốc và bàn giao đầy đủ, nhưng xoá sạch trong lúc đang tranh chấp là tự làm mất căn cứ của chính mình.
Có nên tiếp tục nhận khách này sau khi tranh chấp kết thúc?
Tuỳ cách hai bên kết thúc và việc công ty có còn tuân thủ chứng từ hay không. Nếu tiếp tục, ký lại hợp đồng hoặc phụ lục ghi rõ đầu mối mới và chấm lại mức rủi ro của khách từ đầu.
