Khi một chủ doanh nghiệp giao cho văn phòng cả ba bốn công ty của mình, và các công ty đó mua bán qua lại, dùng chung văn phòng, chung nhân viên, thì phải quản lý chúng như một nhóm, không phải như ba bốn khách độc lập. Giao dịch giữa các công ty trong nhóm phải khớp hai chiều, chi phí dùng chung phải có căn cứ phân bổ bằng văn bản, tiền đi qua lại phải có hợp đồng, và nhóm này rất có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết.
Làm rời từng công ty thì mỗi bộ hồ sơ nhìn riêng đều ổn, nhưng đặt cạnh nhau là lộ ngay: công ty A ghi đã bán cho B một khoản, B không ghi đã mua; A trả lương cho người làm việc cho cả ba công ty; tiền của B được dùng để trả nợ cho C. Bài này chỉ cách người phụ trách dựng hồ sơ nhóm để những chỗ vênh đó không xuất hiện.
Vì sao không làm nhóm công ty như các khách riêng lẻ
Mỗi công ty là một pháp nhân, có mã số thuế riêng, khai thuế riêng. Về giấy tờ thì đúng là các khách riêng. Nhưng cơ quan thuế nhìn nhóm công ty cùng chủ bằng con mắt khác: dữ liệu hoá đơn cho thấy ngay công ty nào bán cho công ty nào, và các bên có quan hệ sở hữu, điều hành chung được xem là các bên có quan hệ liên kết theo quy định.
Với văn phòng kế toán, rủi ro cụ thể thường nằm ở ba chỗ:
- Hai đầu không khớp: người làm công ty A và người làm công ty B là hai người khác nhau, mỗi người ghi theo chứng từ mình nhận được, không ai so với nhau.
- Chi phí bị đẩy về một nơi: chủ yêu cầu đưa hết chi phí văn phòng chung vào công ty đang có lãi. Không có căn cứ phân bổ thì khoản chi đó rất dễ bị loại khi quyết toán.
- Tiền đi lòng vòng: công ty này trả hộ, cho mượn, nhận hộ tiền cho công ty kia mà không có hợp đồng. Mỗi khoản như vậy là một câu hỏi khi có kiểm tra.
Vẽ sơ đồ nhóm ngay khi nhận khách
Trước khi làm kỳ đầu tiên, người phụ trách cần một sơ đồ nhóm trên một trang, cập nhật mỗi khi có thay đổi. Sơ đồ gồm bốn lớp thông tin:
| Lớp | Ghi gì | Nguồn |
|---|---|---|
| Sở hữu | Ai góp vốn vào công ty nào, tỉ lệ bao nhiêu; công ty nào góp vốn vào công ty nào | Giấy đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, sổ thành viên hoặc sổ cổ đông |
| Điều hành | Người đại diện theo pháp luật, giám đốc, kế toán trưởng của từng công ty | Giấy đăng ký, quyết định bổ nhiệm |
| Giao dịch | Công ty nào bán gì cho công ty nào, cho thuê gì, cho vay bao nhiêu | Hợp đồng, hoá đơn, sao kê |
| Dùng chung | Văn phòng, kho, xe, nhân viên, phần mềm dùng cho nhiều công ty | Hỏi trực tiếp chủ doanh nghiệp và quản lý văn phòng |
Hỏi thêm một câu mà chủ doanh nghiệp hay quên kể: ngoài các công ty giao cho văn phòng, còn công ty, hộ kinh doanh nào khác do chủ hoặc người nhà đứng tên có giao dịch với nhóm không. Một bên không nằm trong danh sách nhưng mua bán thường xuyên với nhóm là mảnh ghép hay bị thiếu nhất.
Giao dịch qua lại phải khớp từ hai đầu
Nguyên tắc đơn giản: mỗi giao dịch trong nhóm phải xuất hiện ở cả hai công ty, cùng số tiền, cùng kỳ, cùng nội dung. Để làm được, văn phòng nên có một bảng đối chiếu nội bộ nhóm, cập nhật mỗi tháng trước khi lập tờ khai của bất kỳ công ty nào trong nhóm.
- Hoá đơn bán trong nhóm: lấy toàn bộ hoá đơn đầu ra của từng công ty có người mua là công ty khác trong nhóm, so với hoá đơn đầu vào của bên mua trên cổng hoá đơn điện tử.
- Công nợ: số phải thu của A từ B phải bằng số phải trả của B cho A, tại cùng ngày chốt. Lệch thì tìm nguyên nhân ngay, đừng để tới cuối năm.
- Khoản vay trong nhóm: số dư gốc và lãi (nếu có) hai bên ghi giống nhau; hợp đồng vay còn hiệu lực.
- Tiền thuê tài sản giữa các công ty: có hợp đồng thuê, có hoá đơn theo kỳ, số tiền ổn định giữa các tháng.
Khi một người phụ trách cả nhóm, việc này gần như tự nhiên. Khi mỗi công ty một người, phải chỉ định rõ ai giữ bảng đối chiếu nhóm, nếu không thì không ai giữ.
Chi phí dùng chung: phân bổ bằng văn bản, không theo ý muốn từng tháng
Nhóm công ty cùng chủ gần như luôn có chi phí dùng chung: một văn phòng, một kế toán nội bộ, một lái xe, một hợp đồng internet. Cách an toàn là để một công ty đứng ra chịu chi phí rồi thu lại của các công ty khác theo một tiêu chí phân bổ đã ghi trên giấy, có hợp đồng hoặc thoả thuận giữa các công ty, có hoá đơn theo kỳ.
- Tiêu chí phân bổ có thể là diện tích sử dụng, số người, thời gian làm việc cho từng công ty. Chọn một tiêu chí có thể giải thích được, và giữ ổn định qua các kỳ.
- Người lao động làm cho nhiều công ty nên có hợp đồng lao động với công ty trả lương; phần công việc làm cho công ty khác thì thể hiện trong thoả thuận giữa các công ty.
- Không đổi tiêu chí theo tháng để dồn chi phí về công ty đang có lãi. Tiêu chí thay đổi mỗi khi kết quả kinh doanh thay đổi là dấu hiệu dễ nhận ra nhất khi cơ quan thuế xem lại.
Khi chủ doanh nghiệp đề nghị “đưa hết về công ty A cho gọn”, người phụ trách nên trả lời bằng rủi ro cụ thể: phần chi phí không có căn cứ gắn với hoạt động của A có thể bị loại khỏi chi phí được trừ, còn B và C thì lại thiếu chi phí thật. Gọn trên sổ nhưng thiệt cả hai đầu.
Tiền giữa các công ty và giữa công ty với chủ
Dòng tiền là nơi nhóm công ty dễ rối nhất, vì với chủ doanh nghiệp thì “tiền nào cũng là tiền của mình”. Văn phòng cần giữ vài ranh giới và nói rõ với khách từ đầu:
- Công ty này không trả hộ chi phí của công ty kia nếu không có thoả thuận. Nếu buộc phải trả hộ, ghi nhận công nợ giữa hai công ty ngay trong tháng.
- Cho vay giữa các công ty phải có hợp đồng, ghi số tiền, thời hạn, lãi suất hoặc không lãi. Các khoản chuyển tiền không hợp đồng dồn lại là khoản khó giải thích nhất.
- Tiền bán hàng của công ty phải về tài khoản của chính công ty đó, không về tài khoản cá nhân của chủ hay tài khoản của công ty khác trong nhóm.
- Chủ rút tiền từ công ty phải được ghi nhận đúng bản chất: tạm ứng, vay, hay chia lợi nhuận. Chia lợi nhuận cho cá nhân thì có nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
Những ranh giới này nên ghi vào phụ lục hợp đồng dịch vụ, kèm câu “khách hàng chịu trách nhiệm về các giao dịch không thông qua văn phòng”. Không phải để đổ lỗi, mà để cả hai bên cùng biết đâu là việc văn phòng kiểm soát được.
Nghĩa vụ kê khai giao dịch liên kết
Các công ty có quan hệ sở hữu, điều hành chung thường được xác định là các bên có quan hệ liên kết. Khi đó, doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai thông tin về giao dịch liên kết kèm hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, và tuỳ quy mô có thể phải lập hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết.
Từ ngày 1/7/2026, việc quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết được hướng dẫn bởi Nghị định 255/2026/NĐ-CP. Người phụ trách nên đọc trực tiếp văn bản này để xác định: nhóm của khách có thuộc diện phải kê khai không, thuộc diện được miễn lập hồ sơ xác định giá hay không, và mẫu phụ lục áp dụng cho kỳ quyết toán sắp tới. Đừng dùng lại cách làm của các năm trước mà không đối chiếu.
Một điểm nữa cần đọc kỹ: khi áp dụng các mức thuế suất thu nhập doanh nghiệp theo quy mô doanh thu (15%, 17% theo Luật 67/2025/QH15), nên xem điều kiện áp dụng trong văn bản hướng dẫn với trường hợp doanh nghiệp có quan hệ liên kết, thay vì chỉ nhìn doanh thu của từng công ty. Phần giải thích chi tiết về bên liên kết có thể xem thêm ở mục giao dịch liên kết trên Check Thuế.
Tổ chức hồ sơ nhóm và tự kiểm tra ở đâu
Về lưu trữ, mỗi công ty vẫn có thư mục riêng theo cấu trúc chung của văn phòng. Thêm một thư mục nhóm chứa: sơ đồ nhóm, bảng đối chiếu nội bộ theo tháng, các hợp đồng giữa các công ty, thoả thuận phân bổ chi phí, và danh sách câu hỏi còn treo với chủ doanh nghiệp.
Về hợp đồng dịch vụ, nên ký riêng với từng công ty, mỗi công ty trả phí phần của mình. Một hợp đồng chung do một công ty trả cho cả nhóm lại sinh thêm một khoản chi phí dùng chung phải phân bổ.
Để tự kiểm tra độc lập với số liệu khách gửi:
- Cổng hoá đơn điện tử: lọc hoá đơn giữa các mã số thuế trong nhóm, so hai chiều.
- Tài khoản thuế điện tử của từng công ty: tờ khai đã nộp, phụ lục giao dịch liên kết của kỳ quyết toán trước, thông báo của cơ quan thuế.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: người đại diện, địa chỉ của từng công ty khớp với sơ đồ nhóm chưa, có công ty nào đổi trạng thái không.
Câu hỏi thường gặp
Hai công ty cùng chủ bán hàng cho nhau có cần xuất hoá đơn không?
Có. Mỗi công ty là một pháp nhân riêng, mua bán giữa hai công ty là giao dịch bình thường và phải lập hoá đơn theo quy định. Việc cùng chủ không làm thay đổi nghĩa vụ này.
Chủ doanh nghiệp muốn dùng tiền công ty có lãi để trả nợ cho công ty đang lỗ, làm thế nào cho đúng?
Cách rõ ràng nhất là lập hợp đồng vay giữa hai công ty, ghi số tiền, thời hạn và điều kiện lãi, rồi chuyển tiền qua tài khoản của hai công ty. Khoản vay này cần theo dõi trong bảng đối chiếu nhóm và xem xét trong phần kê khai giao dịch liên kết.
Một kế toán nội bộ làm cho cả ba công ty thì ký hợp đồng lao động với công ty nào?
Thường ký với một công ty trả lương. Phần công việc người đó làm cho hai công ty còn lại được thể hiện qua thoả thuận giữa các công ty và khoản thu lại chi phí theo tiêu chí phân bổ. Không nên chia lương của một người ra ba hợp đồng chỉ để chia chi phí.
Nhóm công ty nhỏ có phải kê khai giao dịch liên kết không?
Nghĩa vụ kê khai phụ thuộc vào việc các bên có được xác định là có quan hệ liên kết và có phát sinh giao dịch hay không, không chỉ phụ thuộc quy mô. Quy mô thường quyết định việc có phải lập hồ sơ xác định giá hay được miễn. Đối chiếu với Nghị định 255/2026/NĐ-CP trước kỳ quyết toán.
Có nên để một nhân viên văn phòng phụ trách cả nhóm công ty không?
Nên, nếu khối lượng cho phép, vì người đó nhìn được giao dịch từ hai đầu. Nếu phải chia cho nhiều người thì chỉ định một người giữ sơ đồ nhóm và bảng đối chiếu nội bộ, và mọi tờ khai trong nhóm chỉ nộp sau khi bảng đối chiếu tháng đó đã khớp.
Chủ doanh nghiệp không muốn kể về công ty khác không giao cho văn phòng, xử lý thế nào?
Giải thích rằng văn phòng không cần làm sổ cho công ty đó, chỉ cần biết nó có giao dịch với nhóm hay không để khớp số liệu và xác định nghĩa vụ kê khai. Nếu khách vẫn không cung cấp, ghi lại bằng văn bản rằng văn phòng đã hỏi và phạm vi dịch vụ không bao gồm các giao dịch đó.
