Khi khách thôi dịch vụ, văn phòng kế toán trả lại toàn bộ tài liệu thuộc về khách (chứng từ gốc, sổ kế toán, báo cáo, tờ khai đã nộp, tài khoản và chữ ký số), giữ lại hồ sơ làm việc của chính mình trong thời hạn đã thoả thuận để làm bằng chứng, và xoá các bản sao dư sau khi khách xác nhận đã nhận đủ. Ba phần này phải được tách bằng một biên bản, không để lẫn vào nhau.
Làm không kỹ thì rủi ro chạy về cả hai phía: khách thiếu tài liệu khi cơ quan thuế hỏi lại kỳ cũ, còn văn phòng vẫn giữ mật khẩu và dữ liệu của một doanh nghiệp mình không còn phục vụ — nếu sau này có truy cập lạ, câu hỏi đầu tiên sẽ nhắm vào văn phòng.
Ba loại dữ liệu, ba cách xử lý
Trước khi đóng gói bất cứ thứ gì, phân loại mọi thứ đang giữ của khách theo quyền sở hữu và mục đích:
| Loại | Gồm những gì | Xử lý |
|---|---|---|
| Tài liệu của khách | Chứng từ gốc, sổ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai và biên nhận, hoá đơn, sao kê, hợp đồng của khách, tệp dữ liệu phần mềm kế toán | Trả hết, có ký nhận |
| Hồ sơ làm việc của văn phòng | Bảng tính trung gian, ghi chú đối chiếu, thư trao đổi, nhật ký giao nhận chứng từ, biên bản xác nhận số liệu, bảng kiểm đã đánh dấu | Giữ trong thời hạn ghi ở hợp đồng, hạn chế người xem |
| Bản sao dư | Ảnh chụp chứng từ, tệp tải về máy nhân viên, tin nhắn trong nhóm, bản in nháp, tệp đính kèm thư điện tử | Xoá hoặc huỷ sau khi khách xác nhận nhận đủ |
Có những tệp nằm lưng chừng, ví dụ bảng tính lương do văn phòng dựng từ dữ liệu khách gửi. Nguyên tắc dễ dùng: thứ khách cần để giải trình với cơ quan nhà nước thì khách phải có một bản; văn phòng chỉ giữ thêm bản của mình nếu đó là bằng chứng công việc.
Trả lại những gì và trả theo cách nào
Theo Luật Kế toán, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu ít nhất 10 năm. Nghĩa vụ lưu trữ đó là của đơn vị kế toán — tức doanh nghiệp khách hàng, không phải của văn phòng dịch vụ. Văn phòng chỉ giữ hộ trong thời gian phục vụ, trừ khi có một hợp đồng lưu trữ riêng. Vì vậy khi thôi dịch vụ, phải trả đủ để khách tự lưu tiếp.
Danh mục trả nên có:
- Chứng từ giấy gốc đang giữ, đóng thùng theo năm và theo tháng, có danh mục thùng.
- Sổ kế toán và báo cáo tài chính các năm văn phòng đã làm, bản in có ký và bản số.
- Tệp dữ liệu phần mềm kế toán xuất ra ở định dạng khách hoặc đơn vị mới đọc được; chỉ trả tệp sao lưu của phần mềm mà khách không có phần mềm đó thì coi như chưa trả.
- Tờ khai đã nộp kèm biên nhận, thông báo của cơ quan thuế đã nhận, thư trả lời đã gửi.
- Danh sách việc dở dang: thông báo đang chờ trả lời, hoá đơn sai sót chưa xử lý xong, hồ sơ đang nộp.
- Lịch hạn gần nhất: kỳ nào đến hạn trong vài tháng tới, ai sẽ làm.
Trả bản số qua một kênh có xác nhận (thư điện tử có danh mục tệp, ổ lưu trữ trao tay có ký nhận), không gửi rải rác qua tin nhắn.
Giữ lại gì làm bằng chứng và giữ bao lâu
Văn phòng có lý do chính đáng để giữ một phần hồ sơ làm việc sau khi khách đi: cơ quan thuế có thể hỏi lại kỳ cũ, khách có thể khiếu nại về một sai sót, đơn vị kế toán mới có thể hỏi vì sao một số liệu được xử lý như vậy. Không có hồ sơ làm việc thì văn phòng không chứng minh được mình đã làm đúng phạm vi.
Mấy nguyên tắc để phần giữ lại không thành rủi ro mới:
- Ghi thời hạn giữ vào hợp đồng ngay từ đầu, kèm cam kết không dùng cho mục đích khác. Hết hạn thì huỷ và báo khách.
- Chỉ giữ thứ chứng minh công việc: biên bản xác nhận số liệu, thư khách duyệt tờ khai, nhật ký giao nhận chứng từ. Không cần giữ toàn bộ bản chụp chứng từ.
- Chuyển sang vùng lưu trữ riêng, chỉ trưởng văn phòng xem được; không để nằm trong thư mục làm việc hằng ngày của nhân viên.
- Dữ liệu cá nhân như bảng lương, số định danh, thông tin người phụ thuộc của nhân viên khách thì giữ ở mức tối thiểu. Quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu không xử lý dữ liệu quá mục đích đã có; giữ cả danh sách lương chi tiết “cho chắc” là khó giải thích.
Một điều cần nói thẳng: không giữ chứng từ của khách để đòi phí còn nợ. Tranh chấp phí giải quyết theo hợp đồng; giữ tài liệu khách cần để kê khai là đẩy khách vào rủi ro trễ hạn, và văn phòng có thể phải chịu trách nhiệm về hậu quả đó.
Thu hồi quyền truy cập và trả chữ ký số
Phần nguy hiểm nhất khi thôi dịch vụ không nằm ở thùng giấy mà ở những quyền truy cập còn treo. Lập danh mục và đánh dấu từng dòng:
- Tài khoản thuế điện tử: khách tự đổi mật khẩu ngay sau buổi bàn giao, xác nhận lại với văn phòng là đã đổi.
- Cổng hoá đơn điện tử và tài khoản của nhà cung cấp hoá đơn: đổi mật khẩu, gỡ tài khoản người dùng đã cấp cho nhân viên văn phòng.
- Bảo hiểm xã hội điện tử, phần mềm kế toán trực tuyến, quyền xem tài khoản ngân hàng nếu có.
- Thông tin liên lạc đăng ký: thư điện tử, số điện thoại nhận thông báo trên các cổng đang để của văn phòng thì chuyển về của khách. Bỏ sót dòng này thì thông báo của cơ quan thuế tiếp tục về văn phòng, còn khách không biết gì.
- Thiết bị chữ ký số: trả tận tay, ghi số thiết bị và thời hạn vào biên bản; khách nên đổi mã PIN.
- Nhóm nhắn tin, thư mục chung: văn phòng rời nhóm, khoá chia sẻ thư mục.
Cách làm giống hệt khi một nhân viên nghỉ việc, chỉ là quay theo chiều ngược lại — xem thêm quy trình thu hồi quyền truy cập khi nhân viên nghỉ việc để dùng chung một danh mục.
Biên bản bàn giao: phần nào không được thiếu
Biên bản là thứ duy nhất chứng minh “đã trả gì, lúc nào, cho ai”. Một biên bản dùng được gồm sáu phần:
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Mốc chuyển trách nhiệm | Kỳ cuối cùng văn phòng làm; từ kỳ nào khách hoặc đơn vị mới chịu trách nhiệm |
| Danh mục tài liệu giấy | Số thùng, năm, tháng, loại chứng từ trong từng thùng |
| Danh mục tệp số | Tên tệp hoặc thư mục, định dạng, kênh giao |
| Quyền truy cập và thiết bị | Từng tài khoản đã đổi mật khẩu chưa, chữ ký số đã trả chưa |
| Việc dở dang | Thông báo chờ trả lời, hồ sơ đang nộp, hạn sắp tới và người nhận làm |
| Phần văn phòng giữ lại | Loại hồ sơ, thời hạn giữ, cam kết huỷ |
Hai bên ký, mỗi bên một bản. Nếu khách chuyển sang đơn vị khác, nên có đại diện đơn vị mới ký cùng phần việc dở dang, để không kỳ nào rơi vào khoảng trống giữa hai bên.
Xoá bản sao: ở đâu, khi nào và ghi lại thế nào
Chỉ xoá sau khi khách xác nhận bằng văn bản đã nhận đủ, vì bản sao của văn phòng có khi là bản duy nhất còn lại của một tệp khách làm mất trong lúc chuyển. Khi đã có xác nhận, đi lần lượt các chỗ dữ liệu hay nằm:
- Thư mục làm việc trên máy chủ hoặc ổ lưu trữ chung của văn phòng.
- Máy tính của người phụ trách và người kiểm, kể cả thư mục tải về.
- Hộp thư điện tử có tệp đính kèm của khách — xoá tệp, giữ thư nếu thư là bằng chứng công việc.
- Điện thoại của nhân viên: ảnh chụp chứng từ, tệp nhận qua ứng dụng nhắn tin.
- Bản in nháp trong ngăn bàn: huỷ bằng máy huỷ giấy, không bỏ thùng rác.
- Bản sao lưu định kỳ: thường không xoá lẻ được; ghi rõ bản sao lưu sẽ hết hạn theo vòng quay và không khôi phục dữ liệu của khách đã đi.
Ghi một dòng nhật ký: ngày xoá, những chỗ đã xoá, người làm, người kiểm. Gửi khách một thư ngắn báo đã xoá xong. Việc này tốn mười lăm phút nhưng là câu trả lời sẵn nếu sau này khách hỏi dữ liệu của họ còn ở đâu.
Tự kiểm tra ở đâu sau khi bàn giao
Hướng dẫn khách tự kiểm ba chỗ trong tuần đầu sau bàn giao, và làm cùng khách nếu khách chưa quen:
- Tài khoản thuế điện tử: đăng nhập được bằng mật khẩu mới, lịch sử nộp tờ khai khớp với danh mục trong biên bản, thông tin liên lạc là của doanh nghiệp.
- Cổng hoá đơn điện tử: danh sách người dùng chỉ còn người của doanh nghiệp; không có hoá đơn nào lập sau mốc bàn giao mà khách không biết.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế bình thường tại ngày bàn giao — ghi lại ngày tra vào biên bản.
Với cá nhân, hộ kinh doanh thì dùng thêm ứng dụng thuế trên điện thoại. Có thông báo nào từ thuế cơ sở quản lý gửi về sau mốc bàn giao mà liên quan tới kỳ văn phòng đã làm, khách chuyển lại để văn phòng giải thích — đó cũng là lý do văn phòng giữ hồ sơ làm việc.
Câu hỏi thường gặp
Khách còn nợ phí dịch vụ, văn phòng có được giữ chứng từ đến khi trả đủ không?
Không nên. Chứng từ và tài khoản là thứ khách cần để thực hiện nghĩa vụ với nhà nước; giữ lại có thể làm khách trễ hạn và văn phòng bị kéo vào trách nhiệm. Khoản phí còn nợ đòi theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng, tách khỏi việc bàn giao.
Văn phòng có bắt buộc lưu chứng từ của khách 10 năm không?
Nghĩa vụ lưu trữ tối thiểu 10 năm với chứng từ dùng ghi sổ và lập báo cáo tài chính là của doanh nghiệp khách. Văn phòng chỉ lưu thay khi có thoả thuận lưu trữ riêng, có phí và có thời hạn rõ ràng.
Khách thôi dịch vụ giữa kỳ thì kỳ đang làm dở tính sao?
Chốt trong biên bản kỳ nào văn phòng làm trọn, kỳ nào chuyển giao. Thường nên làm trọn kỳ đang dở nếu hạn nộp gần, hoặc bàn giao đủ số liệu đã xử lý để đơn vị mới làm tiếp. Không để một kỳ mà không bên nào nhận.
Có cần xoá cả thư trao đổi với khách không?
Không nhất thiết. Thư khách duyệt số liệu, xác nhận tờ khai là bằng chứng công việc, có thể giữ trong thời hạn đã thoả thuận. Chỉ cần xoá tệp đính kèm là chứng từ, bảng lương, dữ liệu cá nhân không còn cần.
Đơn vị kế toán mới xin văn phòng gửi thẳng dữ liệu cho họ có được không?
Được, khi khách đồng ý bằng văn bản và danh mục gửi được ghi rõ. Tốt nhất là giao cho khách hoặc giao có mặt cả ba bên, để sau này không ai phải tranh luận tệp nào đã nhận.
Sau khi bàn giao, cơ quan thuế hỏi về kỳ văn phòng đã làm thì ai trả lời?
Doanh nghiệp là bên trả lời cơ quan thuế; văn phòng hỗ trợ giải thích phần mình đã làm dựa trên hồ sơ làm việc còn giữ. Phần hỗ trợ này có tính phí hay không nên ghi sẵn trong điều khoản chấm dứt của hợp đồng.
