Văn phòng kế toán làm tại nhà: bảo mật máy tính, mạng và giấy tờ của khách

Kế toán làm tại nhà cần tách không gian công việc khỏi không gian gia đình ở cả ba lớp: máy tính (một máy hoặc ít nhất một tài khoản riêng chỉ dùng cho công việc, có mật khẩu, mã hoá ổ đĩa), mạng (đổi mật khẩu mặc định của bộ phát, mạng khách riêng cho người đến chơi), và giấy tờ (tủ có khoá cho hồ sơ và thiết bị chữ ký số của khách, huỷ giấy đúng cách). Thêm vào đó là sao lưu ra ngoài nhà và một kế hoạch cho ngày mất máy.

Khách giao dữ liệu cho một kế toán làm tại nhà với cùng kỳ vọng như giao cho một văn phòng có biển hiệu. Khác biệt là ở nhà có nhiều người, nhiều thiết bị, nhiều khách đến chơi — và không có ai nhắc. Những việc dưới đây phần lớn làm một lần, tốn một hai buổi, nhưng tránh được những sự cố mà sau đó không cách nào giải thích nổi với khách.

Rủi ro riêng của làm tại nhà

Văn phòng thật có cửa, có người lạ phải đăng ký, có máy chỉ dùng cho công việc. Ở nhà, những lớp bảo vệ đó không tự có:

• Máy dùng chung: con học trực tuyến, người nhà tải phần mềm, trò chơi trên cùng máy chứa hồ sơ khách.
• Mạng gia đình: bộ phát còn mật khẩu mặc định, mật khẩu mạng đã cho hàng xóm, khách đến chơi.
• Giấy tờ và thiết bị: hồ sơ khách để trên bàn ăn, thiết bị chữ ký số cắm sẵn trên máy, giấy nháp in số liệu bỏ chung với giấy vụn.
• Người trong nhà và người đến nhà: người giúp việc, thợ sửa chữa, họ hàng — không ai có ý xấu, nhưng ai cũng có thể thấy.
• Mất trộm, cháy, ngập: một sự cố ở nhà là mất cả văn phòng.

Không cần biến nhà thành pháo đài. Chỉ cần mỗi lớp có một ranh giới rõ ràng mà người trong nhà cũng biết.

Máy tính: tách công việc khỏi gia đình

1. Một máy riêng cho công việc nếu có thể. Nếu không, ít nhất một tài khoản người dùng riêng có mật khẩu, người khác trong nhà dùng tài khoản khác không có quyền quản trị.
2. Khoá màn hình tự động sau vài phút không dùng, và khoá tay mỗi khi rời bàn.
3. Mã hoá ổ đĩa bằng tính năng có sẵn của hệ điều hành. Mất máy mà ổ đã mã hoá thì người nhặt được không đọc được dữ liệu.
4. Cập nhật hệ điều hành và phần mềm đều đặn; không cài phần mềm bẻ khoá, không cài phần mềm lạ theo lời mời qua tin nhắn.
5. Trình duyệt riêng cho công việc, không lưu mật khẩu tài khoản thuế của khách trong trình duyệt dùng chung.
6. Quản lý mật khẩu bằng một công cụ quản lý mật khẩu có mật khẩu chính mạnh, thay vì sổ tay hay tệp văn bản trên máy.

Mạng và điện thoại

• Đổi mật khẩu quản trị mặc định của bộ phát mạng và đổi mật khẩu mạng nếu đã cho nhiều người.
• Bật mạng khách (tính năng có trên nhiều bộ phát) cho người đến chơi và thiết bị thông minh trong nhà; máy làm việc dùng mạng chính.
• Không đăng nhập tài khoản thuế, cổng hoá đơn của khách qua mạng công cộng ở quán cà phê. Cần làm việc bên ngoài thì dùng mạng di động của điện thoại.
• Điện thoại nhận mã xác thực của tài khoản khách phải có khoá màn hình, không để trẻ con dùng tự do, không hiện nội dung tin nhắn trên màn hình khoá.
• Nhóm nhắn tin với khách trên điện thoại cá nhân: tắt tự động tải tệp về thư viện ảnh chung của gia đình.

Điểm cuối hay bị bỏ qua: ảnh chụp chứng từ của khách tự động lưu vào thư viện ảnh, rồi thư viện ảnh đồng bộ lên tài khoản đám mây mà cả nhà cùng xem.

Giấy tờ và thiết bị chữ ký số của khách

• Tủ có khoá cho hồ sơ giấy và thiết bị chữ ký số khách gửi giữ. Cuối ngày cất vào, không để trên bàn.
• Không để thiết bị chữ ký số cắm sẵn trên máy khi không dùng.
• Huỷ giấy có thông tin khách bằng máy huỷ giấy, không bỏ chung với giấy vụn hay bán ve chai.
• Giao nhận hồ sơ ở một chỗ cố định gần cửa hoặc hẹn ở ngoài, không để khách này vào phòng làm việc nhìn thấy hồ sơ của khách khác.
• In ít: in chỉ khi cần ký, cần đối chiếu; giấy nháp in số liệu được huỷ ngay sau khi dùng.

Nếu nhận giữ chữ ký số của khách, ghi rõ trong hợp đồng việc giữ ở đâu, ai tiếp cận, và lập sổ ghi mỗi lần sử dụng như ở văn phòng.

Sao lưu: một bản không ở trong nhà

Mất máy, ổ cứng hỏng, nhà ngập — ở văn phòng một người, mọi sự cố này đều có thể xoá sạch hồ sơ khách. Nguyên tắc đơn giản:

• Ít nhất ba bản: bản đang làm trên máy, một bản sao lưu trong nhà (ổ cứng ngoài), một bản ở ngoài nhà (dịch vụ lưu trữ trực tuyến dành cho công việc, có mã hoá, hoặc ổ cứng gửi ở nơi khác).
• Sao lưu tự động hằng ngày hoặc hằng tuần, không phụ thuộc trí nhớ.
• Thử khôi phục vài tháng một lần: mở một tệp từ bản sao lưu. Sao lưu chưa từng thử khôi phục là sao lưu chưa chắc có.
• Ổ cứng ngoài cũng phải mã hoá, và cất trong tủ có khoá.

Lưu ý rằng thời hạn lưu chứng từ kế toán theo Luật Kế toán có thể tới ít nhất 10 năm với chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ; phần lưu giữ chính thuộc trách nhiệm của khách, nhưng phần hồ sơ văn phòng giữ làm bằng chứng công việc cũng cần kế hoạch lưu dài hạn.

Người trong nhà và khách đến nhà

Nói rõ với người trong nhà ba điều: máy làm việc không ai khác dùng; tủ hồ sơ không ai khác mở; khi đang gọi điện với khách thì không ai cần nghe. Với trẻ lớn, giải thích lý do — đó là thông tin của người khác mà bố mẹ đã hứa giữ.

Khi nói chuyện với khách qua điện thoại, không bật loa ngoài ở nơi có người khác. Khi có thợ sửa chữa hay khách đến nhà, khoá màn hình, cất hồ sơ đang mở. Không kể chuyện khách trong bữa cơm — nghe thì vô hại, nhưng những câu chuyện đó đi xa hơn người ta nghĩ, nhất là ở một khu phố nơi khách của mình cũng là hàng xóm của người nghe.

Nửa ngày thiết lập: làm theo thứ tự này

Nếu chưa làm gì trong số trên, không cần làm hết một lúc. Một buổi nửa ngày, theo thứ tự rủi ro giảm dần:

1. Bật khoá màn hình và mã hoá ổ đĩa trên máy làm việc; tạo tài khoản riêng nếu máy dùng chung.
2. Chuyển mật khẩu tài khoản của khách từ sổ tay, tệp văn bản sang công cụ quản lý mật khẩu; xoá bản cũ.
3. Đổi mật khẩu quản trị và mật khẩu mạng của bộ phát; bật mạng khách.
4. Tắt tự lưu ảnh từ nhóm nhắn tin khách vào thư viện ảnh gia đình; xoá ảnh chứng từ đã lỡ lưu.
5. Cài sao lưu tự động ra ổ ngoài và ra một nơi ngoài nhà; thử khôi phục một tệp.
6. Dọn góc làm việc: hồ sơ vào tủ khoá, giấy nháp vào máy huỷ.

Ghi ngày đã làm từng việc. Mỗi năm, vào tháng thưa việc, làm lại lượt rà này một lần.

Khi có sự cố, và tự kiểm tra ở đâu

Chuẩn bị sẵn một danh sách việc cho ngày mất máy hoặc mất điện thoại:

1. Đổi mật khẩu các tài khoản của khách mà mình đang giữ, bắt đầu từ tài khoản thuế và cổng hoá đơn; phối hợp với khách để đổi và cấp lại quyền.
2. Khoá, xoá từ xa thiết bị nếu đã bật tính năng này.
3. Báo khách có dữ liệu trên thiết bị: đã mất gì, dữ liệu có mã hoá không, đã làm gì.
4. Khôi phục từ bản sao lưu lên máy mới, kiểm tra việc có hạn gần nhất.
5. Ghi sự cố vào nhật ký: thời điểm, thiết bị, dữ liệu liên quan, việc đã làm.

Sau sự cố, kiểm tra trên tài khoản thuế điện tử của từng khách liên quan xem có tờ khai hay thay đổi thông tin nào không do mình làm, trên cổng hoá đơn điện tử xem có hoá đơn lạ không, và nhắc khách xem thông báo trên ứng dụng thuế trên điện thoại. Thấy dấu hiệu bất thường thì báo ngay cơ quan thuế quản lý khách và ghi lại thời điểm báo.