Khách chậm trả phí dịch vụ: điều khoản, cách nhắc và giới hạn khi tạm dừng việc

Khi khách chậm trả phí, văn phòng kế toán được quyền nhắc, được quyền tính lại phạm vi, và được quyền tạm dừng một phần công việc — nhưng chỉ theo đúng điều khoản đã ký và sau khi đã báo trước bằng văn bản. Điều không được làm là dừng ngang những việc có hạn luật mà khách không kịp biết, hoặc giữ chứng từ gốc, chữ ký số, tài khoản thuế của khách để ép trả tiền. Làm vậy thì chỉ sau một kỳ, văn phòng từ bên bị nợ biến thành bên gây thiệt hại.

Phần lớn chuyện chậm trả không bắt đầu từ ý xấu. Khách kẹt dòng tiền, khách không thấy hoá đơn phí, khách chưa đồng ý với một khoản phát sinh nhưng ngại nói. Vì vậy cách xử lý tốt nhất là một nhịp nhắc đều đặn, có mốc rõ ràng, để chuyện tiền được nói ra sớm — trước khi nó chạm vào hạn nộp tờ khai.

Điều khoản thanh toán: viết trước để khỏi cãi sau

Mọi thứ văn phòng làm khi khách chậm trả đều phải dựa vào hợp đồng. Điều khoản thanh toán nên có đủ các ý sau:

Dòng cuối trông có vẻ thiệt cho văn phòng, nhưng thật ra nó bảo vệ văn phòng: khi có tranh chấp, không ai có thể nói văn phòng giữ hồ sơ để gây sức ép. Các điều khoản khác của hợp đồng có thể xem thêm ở bài mười điều khoản nên có trong hợp đồng dịch vụ kế toán.

Nhịp nhắc theo mốc: từ ngày đến hạn tới lúc phải quyết

Nhắc tiền dễ bị trì hoãn vì ngại. Cách chống ngại là biến nó thành việc cố định có lịch, ai phụ trách khách nào thì làm theo mốc, không phải chờ chủ văn phòng quyết từng trường hợp. Một nhịp gợi ý (số ngày chỉ là ví dụ giả định, mỗi văn phòng tự chỉnh theo hợp đồng của mình):

Mỗi lần nhắc đều ghi vào hồ sơ khách: ngày, kênh, người nhận, nội dung trả lời. Nhật ký này là bằng chứng nếu sau này khách nói “không ai báo”.

Tách việc có hạn luật khỏi việc chờ được

Không phải việc nào cũng dừng được như nhau. Trước khi gửi thư báo tạm dừng, người phụ trách lập bảng việc của khách trong khoảng thời gian sắp tới và chia làm hai nhóm:

• Việc có hạn luật: tờ khai theo tháng (hạn ngày 20 tháng sau), tờ khai theo quý (hạn ngày cuối cùng tháng đầu quý sau), quyết toán năm, báo cáo tài chính — các mốc theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14. Lỡ hạn thì khách chịu tiền phạt, tiền chậm nộp, và khách sẽ quy lỗi cho văn phòng.
• Việc chờ được: báo cáo quản trị, dọn sổ các kỳ trước, tư vấn phát sinh, làm việc với ngân hàng, các việc theo yêu cầu riêng.

Nguyên tắc: nhóm chờ được có thể tạm dừng ngay khi hết thời gian báo trước. Nhóm có hạn luật thì chỉ dừng khi khách đã được báo bằng văn bản đủ sớm để kịp tự làm hoặc thuê người khác, và thư báo phải ghi rõ từng tờ khai, từng hạn mà văn phòng sẽ không làm. Nếu hạn đã quá gần, cách an toàn hơn thường là làm nốt kỳ đó rồi mới dừng — tốn một kỳ công nhưng tránh được tranh chấp lớn hơn nhiều.

Những điều không được làm khi tạm dừng

Có những cách “gây sức ép” nghe hiệu quả nhưng khiến văn phòng mất tư cách, thậm chí phải bồi thường:

1. Giữ chứng từ gốc của khách. Chứng từ là tài sản của khách, khách cần nó để lưu trữ theo Luật Kế toán và để làm việc với cơ quan thuế.
2. Đổi mật khẩu, khoá tài khoản thuế điện tử hay cổng hoá đơn của khách. Tài khoản là của khách; văn phòng chỉ được cấp quyền sử dụng.
3. Giữ thiết bị chữ ký số không trả. Khách không ký được tờ khai là lỡ hạn ngay.
4. Nộp tờ khai “cho có” với số liệu chưa đối chiếu để đỡ trách nhiệm. Tờ khai sai còn tệ hơn tờ khai chưa nộp, vì phải khai bổ sung và giải trình.
5. Đe doạ báo cơ quan thuế những điểm yếu trong sổ sách của khách. Đây là lạm dụng thông tin có được từ công việc, trái với nghĩa vụ bảo mật.
6. Nói chuyện nợ phí với nhân viên của khách thay vì người có quyền quyết định. Vừa không hiệu quả vừa làm khách mất mặt.

Khách khó khăn thật: ba lựa chọn để đề xuất

Khi khách thừa nhận đang kẹt tiền, đừng chỉ đòi. Đưa ra lựa chọn, để khách quyết:

• Chia khoản nợ thành nhiều đợt, có lịch cụ thể, ghi thành phụ lục. Văn phòng tiếp tục làm đủ việc trong thời gian khách trả đúng lịch.
• Thu hẹp phạm vi: giữ phần việc có hạn luật, bỏ tạm các việc chờ được, phí giảm tương ứng. Giả sử khách đang dùng gói gồm cả báo cáo quản trị hằng tháng, có thể tạm bỏ phần đó trong vài tháng.
• Dừng có trật tự: thống nhất ngày chấm dứt, văn phòng làm nốt kỳ gần nhất, bàn giao đủ, hai bên xác nhận công nợ còn lại.

Cả ba đều tốt hơn để tình trạng lửng lơ kéo dài. Văn phòng làm tiếp mà không được trả thì lỗ công; dừng mà không nói rõ thì khách lỡ hạn. Lựa chọn nào cũng phải thành văn bản.

Khi đã quyết chấm dứt: bàn giao trước, đòi nợ sau

Nghe ngược, nhưng thứ tự đúng là bàn giao đủ trước, rồi mới xử lý khoản nợ theo đường riêng. Bàn giao gồm:

• Biên bản liệt kê chứng từ gốc trả lại, sổ sách và tệp dữ liệu đã lập, tờ khai đã nộp cùng biên nhận.
• Danh sách việc đang dở và các hạn sắp tới mà người tiếp nhận phải làm.
• Trả lại quyền truy cập: thiết bị chữ ký số, xác nhận văn phòng đã thôi sử dụng tài khoản của khách, đề nghị khách đổi mật khẩu.
• Bản xác nhận công nợ: số phí còn nợ, kỳ phát sinh, để hai bên cùng ký hoặc ghi rõ phần còn chưa thống nhất.

Khoản nợ sau đó được xử lý như mọi khoản nợ dân sự khác: thương lượng, hoà giải, hoặc theo đường tranh chấp đã thoả thuận trong hợp đồng. Hồ sơ nhắc nợ đầy đủ và biên bản bàn giao sạch sẽ là thứ giúp văn phòng đứng vững ở mọi bước.

Tự kiểm tra ở đâu trước khi gửi thư tạm dừng

Trước khi gửi thư chính thức, người phụ trách kiểm lại hiện trạng để thư ghi đúng sự thật:

1. Tài khoản thuế điện tử của khách (trong phạm vi được uỷ quyền): tờ khai nào đã nộp, kỳ nào sắp đến hạn, còn số phải nộp nào.
2. Cổng hoá đơn điện tử: hoá đơn đầu vào, đầu ra của kỳ đang làm đã tải và đối chiếu tới đâu.
3. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái mã số thuế của khách vẫn bình thường, để thư không bỏ sót vấn đề đang có.

Trong thư, nên gợi ý khách tự đăng nhập tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại để tự xem những gì văn phòng đã nộp. Khi cần, khách có thể hỏi thuế cơ sở quản lý về tình trạng nghĩa vụ của mình. Khách tự thấy được thì cuộc nói chuyện về phí sẽ dựa trên sự thật, không dựa trên nghi ngờ.