Giải trình theo thông báo của cơ quan thuế, hỗ trợ khách khi có đoàn kiểm tra, làm lại sổ các kỳ cũ — ba việc này thường nằm ngoài phí dịch vụ hằng tháng, và nên được làm theo một phụ lục riêng: mô tả việc, đầu vào khách phải đưa, sản phẩm văn phòng giao, thời hạn, phí và giới hạn trách nhiệm. Không có phụ lục, văn phòng hoặc làm không công, hoặc đòi phí khi việc đã xong và khách thấy bị “tính thêm”.
Cái khó là những việc này thường đến gấp: thông báo có hạn trả lời, quyết định kiểm tra có ngày làm việc. Chính vì gấp nên văn phòng hay bắt tay làm ngay và hẹn “tính sau”. Một mẫu phụ lục soạn sẵn cho từng loại việc giúp chốt được trong một buổi, không làm chậm công việc mà vẫn rõ ràng.
Nhận diện việc ngoài phạm vi
Việc có nằm trong phạm vi hay không phải đối chiếu với điều khoản phạm vi của hợp đồng, không dựa vào cảm giác. Những loại việc hay phát sinh ngoài phạm vi:
- Giải trình, bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan thuế về số liệu đã khai.
- Hỗ trợ kiểm tra, thanh tra thuế tại trụ sở cơ quan thuế hoặc tại doanh nghiệp.
- Làm lại sổ các kỳ trước khi văn phòng nhận việc, hoặc các kỳ khách tự làm sai.
- Hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ đề nghị miễn giảm, gia hạn.
- Hồ sơ phục vụ vay vốn, báo cáo riêng theo yêu cầu của ngân hàng, đối tác.
- Thủ tục tạm ngừng, chấm dứt hoạt động, đóng mã số thuế.
Ranh giới hay gây tranh cãi nhất là giữa “trả lời câu hỏi” và “làm một việc mới”. Giả sử khách hỏi một khoản chi có được tính vào chi phí không: trả lời qua điện thoại trong vài phút là một phần của dịch vụ hằng tháng. Nhưng nếu câu hỏi kéo theo việc rà lại toàn bộ khoản chi đó của ba năm trước, lập bảng và viết văn bản gửi cơ quan thuế, thì đó đã là một việc riêng. Cách phân biệt đơn giản: việc nào tạo ra một sản phẩm mới (văn bản, bảng đối chiếu, sổ làm lại) hoặc cần đi làm việc với bên ngoài thì cân nhắc lập phụ lục; việc chỉ là giải thích, nhắc nhở thì nằm trong phí thường kỳ.
Hợp đồng tốt thường có một câu kiểu: “các việc không liệt kê trong phạm vi sẽ được thực hiện theo phụ lục riêng”. Nếu hợp đồng hiện tại chưa có câu này, nên bổ sung ở lần gia hạn tới.
Vì sao làm “tiện tay” lại là rủi ro
Nhiều văn phòng nhận làm giải trình nhỏ như một cách giữ khách. Làm một hai lần thì không sao, nhưng thành nếp thì phát sinh ba vấn đề:
- Trách nhiệm mờ. Không có văn bản ghi văn phòng nhận làm gì, nên khi kết quả giải trình không như ý, khách có thể cho rằng văn phòng chịu toàn bộ.
- Phí không thu được. Đến khi muốn tính phí thì khách đã quen là việc này “đi kèm”.
- Đầu vào không đủ. Không có phụ lục ghi khách phải cung cấp gì, văn phòng phải đi xin từng tờ, việc kéo dài và dễ trễ hạn trả lời cơ quan thuế.
Phụ lục không làm quan hệ xấu đi. Ngược lại, khách biết rõ mình trả tiền cho việc gì và phải làm gì, nên phối hợp tốt hơn.
Khung chung của một phụ lục
Dù là loại việc nào, phụ lục nên có cùng một khung để soạn nhanh:
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Căn cứ phát sinh | Thông báo, quyết định hoặc yêu cầu nào của khách dẫn tới việc này (ghi ngày, nơi ban hành) |
| Mô tả việc | Việc cụ thể văn phòng làm, kỳ nào, loại thuế nào |
| Đầu vào | Danh sách tài liệu khách phải cung cấp và hạn cung cấp |
| Đầu ra | Văn bản giải trình, bảng đối chiếu, sổ đã làm lại, tờ khai bổ sung (nếu khách quyết định khai) |
| Người đi làm việc | Ai của văn phòng, có giấy uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật không, phạm vi uỷ quyền |
| Phí | Trọn gói có trần hoặc theo giờ công, điều kiện phát sinh thêm, thời điểm thanh toán |
| Giới hạn | Văn phòng không cam kết kết quả cơ quan thuế kết luận; số thuế truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có) do khách nộp |
Phụ lục giải trình theo thông báo của cơ quan thuế
Thông báo yêu cầu giải trình thường nêu rõ nội dung cần làm rõ và thời hạn trả lời. Việc đầu tiên là đọc kỹ thông báo cùng khách và xác định: số liệu bị hỏi thuộc kỳ nào, do ai lập. Nếu số liệu do chính văn phòng lập trong phạm vi hợp đồng và chênh lệch do lỗi của văn phòng, phần sửa lỗi nên làm không tính phí — đó là trách nhiệm theo hợp đồng, không phải việc mới.
Nếu số liệu thuộc kỳ trước khi văn phòng nhận việc, hoặc do khách cung cấp thiếu, thì làm theo phụ lục. Phụ lục cần ghi:
- Văn phòng lập bản giải trình và bảng đối chiếu; khách (người đại diện) ký và chịu trách nhiệm nội dung.
- Nếu qua đối chiếu thấy phải khai bổ sung, văn phòng báo khách số chênh lệch, khách quyết định việc khai bổ sung.
- Hạn khách gửi tài liệu phải sớm hơn hạn trả lời cơ quan thuế ít nhất vài ngày làm việc, để còn thời gian lập và rà.
Phụ lục hỗ trợ khi khách bị kiểm tra thuế
Kiểm tra thuế là việc lớn hơn nhiều: nhiều kỳ, nhiều loại thuế, có buổi làm việc trực tiếp và biên bản. Phụ lục nên chia theo giai đoạn để phí và trách nhiệm rõ từng phần:
- Chuẩn bị: rà hồ sơ các kỳ trong phạm vi kiểm tra, lập danh mục tài liệu, chỉ ra điểm có thể bị hỏi để khách chuẩn bị giải thích.
- Làm việc với đoàn: văn phòng cử người tham dự theo giấy uỷ quyền, cung cấp tài liệu theo yêu cầu, ghi lại câu hỏi và hẹn bổ sung.
- Sau biên bản: đối chiếu các nội dung trong biên bản, giúp khách chuẩn bị ý kiến giải trình nếu chưa đồng ý, lập tờ khai điều chỉnh theo kết luận.
Một điểm nên ghi rõ: phí không phụ thuộc vào kết quả số thuế truy thu nhiều hay ít. Tính phí theo kết quả dễ tạo áp lực làm sai. Người đại diện theo pháp luật vẫn là người chịu trách nhiệm và thường nên có mặt ở các buổi quan trọng. Chủ doanh nghiệp muốn hiểu thêm về quá trình này có thể đọc phần khi cơ quan thuế kiểm tra trên Thuế 360.
Phụ lục làm lại sổ các kỳ trước
Làm lại sổ là việc khó ước lượng nhất vì chất lượng đầu vào không biết trước. Phụ lục cần chốt:
- Phạm vi kỳ: từ tháng nào đến tháng nào, sổ nào (sổ chi tiết, sổ cái, báo cáo tài chính).
- Nguồn dữ liệu: hoá đơn tải từ cổng hoá đơn điện tử, sao kê ngân hàng, chứng từ khách còn giữ. Ghi rõ nếu thiếu chứng từ thì văn phòng chỉ ghi nhận theo nguồn có được và liệt kê phần thiếu.
- Kết quả khi thấy chênh lệch với số đã khai: văn phòng lập bảng chênh lệch, khách quyết định khai bổ sung hay không sau khi được giải thích rủi ro. Văn phòng không tự khai bổ sung khi chưa có đồng ý bằng văn bản.
- Phí theo mốc: khảo sát trước một phần nhỏ để ước khối lượng, rồi báo phí cho phần còn lại.
Cách phân loại và báo giá cho khối tồn đọng lớn đã có ở bài khách mới có tồn đọng từ đơn vị cũ; phụ lục làm lại sổ cho khách đang phục vụ có thể dùng cùng cách tính.
Báo phí trước và tự kiểm tra ở đâu
Phí của việc ngoài phạm vi nên báo trước khi bắt tay làm, kể cả khi việc gấp. Giả sử văn phòng nhận một thông báo giải trình có hạn trả lời gần: có thể gửi khách một tin nhắn xác nhận ngắn gồm việc làm, trần phí, thời hạn — khách trả lời đồng ý — rồi hoàn tất phụ lục giấy sau. Bằng chứng đồng ý đã có, việc không bị chậm.
Trước khi soạn phụ lục, người phụ trách kiểm tra hiện trạng ở các nguồn chính thức:
- Tài khoản thuế điện tử của khách hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại: thông báo đã nhận, thời hạn trả lời, tờ khai đã nộp của các kỳ liên quan.
- Cổng hoá đơn điện tử: dữ liệu hoá đơn các kỳ bị hỏi, để biết trước khối lượng đối chiếu.
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế: trạng thái và cơ quan thuế quản lý của khách.
Nếu nội dung thông báo chưa rõ, người phụ trách cùng khách liên hệ thuế cơ sở quản lý hỏi lại trước khi ước khối lượng, tránh báo phí cho một việc hiểu sai.
Câu hỏi thường gặp
Sai sót do văn phòng gây ra thì giải trình có tính phí không?
Không nên tính. Sửa lỗi của chính mình là trách nhiệm theo hợp đồng. Phụ lục chỉ dùng cho việc phát sinh ngoài phạm vi hoặc do nguồn khác gây ra.
Việc gấp, chưa kịp ký phụ lục thì làm thế nào?
Gửi xác nhận bằng tin nhắn hoặc thư điện tử nêu việc, trần phí, thời hạn và chờ khách đồng ý, rồi hoàn tất phụ lục sau. Có dấu vết đồng ý là đủ để bắt đầu.
Văn phòng có được thay khách ký văn bản giải trình không?
Chỉ trong phạm vi giấy uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật. Nội dung giải trình về số liệu của doanh nghiệp, khách vẫn là bên chịu trách nhiệm.
Có nên tính phí theo phần trăm số thuế tiết kiệm được khi kiểm tra không?
Không nên. Cách tính đó tạo áp lực làm sai và dễ gây tranh chấp. Nên tính theo khối lượng, giờ công hoặc trọn gói có trần.
Làm lại sổ mà phát hiện khách phải nộp thêm thuế thì ai quyết định khai bổ sung?
Khách quyết định, sau khi văn phòng giải thích số chênh lệch và rủi ro nếu không khai. Văn phòng chỉ lập tờ khai bổ sung khi có đồng ý bằng văn bản.
Phụ lục có cần đóng dấu như hợp đồng chính không?
Phụ lục là một phần của hợp đồng, nên ký bởi người có thẩm quyền của hai bên theo cùng hình thức như hợp đồng chính. Nếu hai bên đã dùng ký điện tử cho hợp đồng chính thì phụ lục có thể làm theo cách đó.
