Văn phòng kế toán cần ghi vào nhật ký công việc mọi sự kiện làm thay đổi trách nhiệm giữa văn phòng và khách: nhận hay chưa nhận chứng từ, khách yêu cầu gì, khách xác nhận số liệu nào, văn phòng đã cảnh báo điều gì, ai nộp tờ khai lúc nào và đã nhận thông báo chấp nhận chưa. Không cần ghi từng thao tác nhập liệu; cần ghi những điểm mà sau này ai đó có thể hỏi “văn phòng biết từ bao giờ”.
Nhật ký chỉ có giá trị khi ghi ngay, ghi ở một chỗ và không sửa đè. Một cuốn nhật ký ghi bù cuối tháng, mỗi người một tệp, ai cũng sửa được thì không chứng minh được gì — kể cả khi nội dung là thật.
Nhật ký công việc khác những sổ văn phòng đã có ở đâu
Nhiều văn phòng đã có sổ giao nhận chứng từ và nhật ký sử dụng chữ ký số. Nhật ký công việc không thay hai sổ đó mà nối chúng lại:
| Sổ | Trả lời câu hỏi |
|---|---|
| Sổ giao nhận chứng từ | Khách gửi gì, lúc nào, đủ hay thiếu |
| Nhật ký sử dụng chữ ký số, tài khoản | Ai dùng thiết bị, đăng nhập tài khoản nào, để làm gì |
| Nhật ký công việc | Văn phòng đã biết gì, đã làm gì, đã báo khách gì, khách đã quyết định gì |
Khi có sai sót, ba sổ cùng được mở ra để phân định lỗi thuộc về ai. Cách phân loại sai sót theo nguồn gốc đã có ở bài phân định trách nhiệm khi sai sót; nhật ký công việc chính là thứ cung cấp chứng cứ cho việc phân loại đó.
Những sự kiện bắt buộc phải ghi
Danh sách dưới đây đủ cho phần lớn văn phòng. Thêm bớt tuỳ loại khách, nhưng tám loại này thì không bỏ:
- Nhận chứng từ trễ hoặc thiếu so với ngày chốt nội bộ, kèm số lần đã nhắc.
- Yêu cầu của khách làm thay đổi cách xử lý: đổi thời điểm lập hoá đơn, không ghi một khoản chi, tách một khoản thu, đổi phương pháp.
- Khách xác nhận số liệu trước khi nộp: doanh thu, số thuế phải nộp, danh sách lao động.
- Cảnh báo văn phòng đã gửi: hoá đơn đầu vào thiếu chứng từ thanh toán, khoản tạm ứng treo, rủi ro của một cách làm khách muốn.
- Nộp tờ khai, báo cáo: ai nộp, lúc nào, bằng tài khoản nào, và thời điểm nhận thông báo chấp nhận.
- Lập giấy nộp tiền và thời điểm báo khách số phải nộp, hạn nộp.
- Thông báo từ cơ quan thuế: ngày văn phòng nhìn thấy, ngày báo khách, việc phải làm.
- Việc văn phòng từ chối làm và lý do.
Loại thứ tám hay bị quên nhất, nhưng lại quan trọng nhất khi có tranh chấp. Khách đề nghị một cách làm sai, văn phòng từ chối bằng miệng, vài tháng sau khách khẳng định “kế toán bảo làm vậy được” — không có dòng nhật ký nào thì chỉ còn lời nói đối lời nói.
Một dòng nhật ký gồm những gì
Mỗi sự kiện là một dòng, đủ các cột sau:
| Cột | Ghi gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thời điểm | Ngày và giờ xảy ra sự kiện | Thời điểm sự kiện, không phải thời điểm ghi; nếu ghi muộn thì ghi thêm cả thời điểm ghi |
| Khách và kỳ | Mã khách, kỳ liên quan | Dùng mã khách thống nhất với bảng theo dõi |
| Loại sự kiện | Chọn một trong tám loại | Chọn từ danh sách, không gõ tự do, để lọc được |
| Nội dung | Một hai câu, sự việc cụ thể | Ghi điều đã xảy ra, không ghi nhận xét về khách |
| Kênh | Thư điện tử, tin nhắn, gọi điện, gặp trực tiếp | Gọi điện thì nên gửi lại tin nhắn tóm tắt cho khách |
| Bằng chứng | Nơi lưu thư, ảnh chụp tin nhắn, biên nhận | Chỉ đường dẫn tới hồ sơ, không dán mật khẩu hay dữ liệu nhạy cảm |
| Người ghi | Tên người phụ trách | Mỗi người ghi phần mình |
Cột nội dung nên viết như cho người ngoài đọc: “Khách đề nghị không lập hoá đơn cho một khoản thu trong tuần (tình huống giả sử). Văn phòng đã giải thích nghĩa vụ lập hoá đơn và từ chối. Khách đồng ý lập hoá đơn vào ngày hôm sau.” Tránh viết tắt nội bộ và tránh những chữ như “khách lại cãi”.
Ghi ngay, ghi một chỗ, không sửa đè
Ba nguyên tắc này quyết định nhật ký có giá trị làm bằng chứng hay không:
- Ghi ngay trong ngày. Ghi bù cuối tuần thì nhớ sai giờ, nhớ thiếu chi tiết, và người đọc sau có lý do để nghi ngờ.
- Một chỗ cho cả văn phòng. Một bảng dùng chung hoặc một phần mềm quản lý công việc, phân quyền theo người phụ trách. Không để mỗi người một tệp trên máy riêng; người đó nghỉ việc là mất.
- Chỉ thêm dòng, không sửa dòng cũ. Ghi sai thì thêm một dòng đính chính, dẫn về dòng sai. Nếu công cụ đang dùng có lưu lịch sử chỉnh sửa, bật chức năng đó lên; nếu không, định kỳ xuất bản sao chỉ đọc và lưu riêng.
Sao lưu nhật ký cùng nhịp với sao lưu hồ sơ khách. Nhật ký mất trong một sự cố máy móc cũng bằng như chưa từng có.
Xác nhận và cảnh báo: viết sao cho có giá trị
Hai loại sự kiện có sức nặng nhất là khách xác nhận và văn phòng cảnh báo. Cả hai cần để lại dấu vết từ phía khách, không chỉ từ phía văn phòng.
Xác nhận số liệu trước khi nộp: gửi khách bảng tóm tắt (doanh thu, thuế phải nộp, hạn nộp), đề nghị trả lời “đồng ý” qua kênh chính. Ghi vào nhật ký thời điểm gửi, thời điểm khách trả lời và nơi lưu câu trả lời. Khách im lặng tới sát hạn thì ghi rõ việc im lặng và cách văn phòng đã xử lý theo thoả thuận trong hợp đồng.
Cảnh báo rủi ro: viết ngắn, nêu sự việc, nêu hệ quả có thể xảy ra, nêu điều văn phòng đề nghị khách làm. Không đe doạ, không phán xét. Ví dụ: “Hoá đơn mua vào số … giá trị trên 5 triệu đồng chưa thấy chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nếu không bổ sung, thuế giá trị gia tăng đầu vào của hoá đơn này có thể không được khấu trừ. Đề nghị anh chị gửi chứng từ trước ngày chốt.”
Một cảnh báo gửi qua tin nhắn cá nhân của nhân viên, không lưu lại, thì với văn phòng coi như chưa gửi.
Ví dụ giả định: nhật ký giải quyết một tranh chấp
Giả sử một khách bị tính tiền chậm nộp vì tờ khai quý nộp trễ và cho rằng lỗi thuộc về văn phòng. Nhật ký của người phụ trách có các dòng sau:
- Ngày chốt nội bộ: chưa nhận chứng từ bán hàng tháng cuối quý, đã nhắc qua kênh chính.
- Ba ngày sau: nhắc lần hai, gọi điện, gửi tin nhắn tóm tắt cuộc gọi.
- Hai ngày trước hạn: gửi cảnh báo bằng văn bản về nguy cơ nộp trễ, đề nghị khách chọn giữa nộp theo số liệu hiện có rồi khai bổ sung hoặc chờ chứng từ.
- Ngày hạn: khách trả lời chờ chứng từ.
- Hai ngày sau hạn: nhận chứng từ, nộp tờ khai, ghi thời điểm nhận thông báo chấp nhận.
Năm dòng này đủ để hai bên cùng nhìn thấy quyết định chờ là của khách, sau khi đã được cảnh báo. Không cần tranh luận. Ngược lại, nếu nhật ký cho thấy chứng từ đã về đủ từ sớm mà văn phòng vẫn nộp trễ, văn phòng cũng nhìn thấy ngay phần trách nhiệm của mình và xử lý theo hợp đồng, không cần chối.
Giữ bao lâu, ai được xem và chỗ đối chiếu
Giữ nhật ký ít nhất bằng thời gian văn phòng còn có thể bị hỏi về phần việc đã làm cho khách — thường tính theo thời hạn lưu hồ sơ trong hợp đồng dịch vụ và thời hạn lưu chứng từ kế toán theo Luật Kế toán. Khi khách thôi dịch vụ, không xoá phần nhật ký của khách đó; tách ra lưu riêng.
Về quyền xem: người phụ trách xem và ghi phần khách của mình; trưởng nhóm xem toàn bộ; khách được xem phần liên quan tới mình khi yêu cầu. Nhật ký không chứa mật khẩu, mã xác thực hay số liệu nhạy cảm, chỉ chứa đường dẫn tới nơi lưu.
Mỗi tháng, trưởng nhóm chọn ngẫu nhiên vài khách và đối chiếu nhật ký với nguồn chính thức: lịch sử nộp tờ khai và thông báo chấp nhận trên tài khoản thuế điện tử, hoá đơn đã lập trên cổng hoá đơn điện tử, thông báo từ thuế cơ sở quản lý. Khách tự kiểm cũng dùng đúng các nguồn đó, cộng với ứng dụng thuế trên điện thoại và trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Nhật ký lệch với nguồn chính thức ở chỗ nào thì đó là chỗ quy trình đang hở.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng nhỏ hai ba người có cần nhật ký công việc không?
Có, và càng nhỏ càng cần, vì văn phòng nhỏ ít khi có ai khác làm chứng. Một bảng dùng chung với bảy cột là đủ, mỗi ngày mất vài phút.
Tin nhắn trao đổi với khách đã lưu thì có cần ghi nhật ký nữa không?
Vẫn cần. Tin nhắn nằm rải rác, dễ trôi và dễ mất khi đổi thiết bị. Nhật ký là mục lục chỉ tới tin nhắn quan trọng, giúp tìm lại trong vài phút thay vì lướt hàng trăm tin.
Ghi nhật ký có làm khách cảm thấy bị nghi ngờ không?
Nhật ký là công cụ nội bộ, khách không nhìn thấy hằng ngày. Khi cần cho khách xem, nội dung chỉ là sự việc và thời điểm, viết trung tính. Nhiều khách còn thấy yên tâm vì văn phòng làm việc có dấu vết.
Nhật ký có dùng được khi tranh chấp ra ngoài hai bên không?
Nhật ký là một nguồn chứng cứ, giá trị cao hơn khi ghi đúng thời điểm, không bị sửa và có bằng chứng gốc đi kèm như thư, tin nhắn, biên nhận. Việc đánh giá chứng cứ thuộc về cơ quan giải quyết tranh chấp, nên đừng coi nhật ký là thứ thay được tài liệu gốc.
Có nên ghi cả những cuộc gọi ngắn hỏi thăm của khách không?
Không cần, trừ khi trong cuộc gọi khách đưa ra yêu cầu, xác nhận số liệu hoặc văn phòng nêu cảnh báo. Ghi quá nhiều thì nhật ký loãng và mọi người bỏ ghi.
Nhân viên quên ghi một sự kiện thì làm sao?
Ghi bổ sung ngay khi nhớ ra, nêu rõ thời điểm sự kiện và thời điểm ghi, kèm bằng chứng gốc nếu có. Không lùi ngày dòng ghi. Nếu việc quên lặp lại, xem lại danh sách sự kiện có quá dài hay công cụ có quá khó dùng không.
