Khi khách bị cơ quan thuế kiểm tra, việc của văn phòng kế toán là dựng lại hồ sơ, rà trước những điểm dễ bị hỏi và giải thích số liệu mình đã lập. Người làm việc chính thức, ký biên bản và chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế là người đại diện theo pháp luật của khách hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản. Văn phòng hỗ trợ, không đứng thay.
Chia vai rõ ngay từ ngày khách báo có văn bản thì mọi việc sau đó trơn tru. Để mơ hồ thì thường rơi vào một trong hai cảnh: khách đẩy hết cho văn phòng rồi vắng mặt đúng buổi cần ký, hoặc văn phòng ôm hết rồi bị hỏi những chuyện chỉ chủ doanh nghiệp mới biết. Bài này đi theo thứ tự công việc từ lúc nhận văn bản tới sau khi có kết luận.
Đọc kỹ văn bản khách vừa nhận
Đề nghị khách gửi ngay bản chụp đầy đủ văn bản nhận được, qua kênh chính đã thống nhất. Trước khi làm gì khác, văn phòng đọc và ghi ra năm điều:
- Loại văn bản. Thông báo đề nghị giải trình, bổ sung thông tin tại trụ sở cơ quan thuế khác với quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế. Loại đầu thường chỉ hỏi vài chỉ tiêu; loại sau là một đợt làm việc có đoàn, có thời gian, có biên bản.
- Thời kỳ. Những năm, những kỳ nào nằm trong phạm vi.
- Nội dung. Kiểm tra toàn diện hay chỉ một sắc thuế, một chuyên đề như hoàn thuế, hoá đơn đầu vào.
- Thời gian và địa điểm làm việc, người liên hệ bên cơ quan thuế.
- Tài liệu được yêu cầu nếu văn bản có kèm danh mục.
Thời hạn, quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế trong kiểm tra được quy định ở Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và văn bản hướng dẫn đang hiệu lực. Từ 1/7/2026 hệ văn bản hướng dẫn quản lý thuế đã thay mới, nên khi cần chắc về một mốc thời gian, tra văn bản đang hiệu lực vào ngày nhận chứ không dựa vào trí nhớ hay bài viết cũ.
Chia vai giữa văn phòng và khách
Một trang giấy chia vai, gửi khách trong ngày đầu, tiết kiệm rất nhiều lần hỏi qua lại:
| Việc | Văn phòng kế toán | Khách |
|---|---|---|
| Dựng hồ sơ kê khai, sổ sách các kỳ văn phòng đã làm | Chủ trì | Cung cấp phần còn thiếu |
| Hồ sơ các kỳ do đơn vị khác làm | Rà, chỉ ra chỗ thiếu | Lấy lại từ đơn vị cũ, chịu trách nhiệm nội dung |
| Hợp đồng, biên bản giao nhận, giải thích bản chất giao dịch | Hỗ trợ sắp xếp | Chủ trì, vì chỉ khách biết giao dịch thật |
| Có mặt buổi làm việc | Người phụ trách khách, nếu được khách mời | Người đại diện hoặc người được uỷ quyền |
| Ký biên bản, văn bản giải trình | Không ký thay | Người có thẩm quyền ký |
| Nộp số thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nếu có | Lập giấy nộp | Duyệt và nộp |
Nếu hợp đồng dịch vụ không bao gồm hỗ trợ kiểm tra thuế, nói ngay với khách về phạm vi và phí phát sinh trước khi bắt tay vào làm. Để tới lúc xong việc mới nói chuyện tiền là cách chắc chắn làm mất lòng nhau.
Dựng hồ sơ theo từng năm trong thời kỳ kiểm tra
Mỗi năm trong phạm vi kiểm tra là một bộ riêng, sắp theo cùng một thứ tự để ai cầm lên cũng tìm được:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp các kỳ, kèm thông báo chấp nhận.
- Báo cáo tài chính năm và hồ sơ quyết toán.
- Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các tài khoản hay bị hỏi: doanh thu, giá vốn, chi phí, công nợ, tiền.
- Hoá đơn đầu ra, đầu vào, tải lại từ cổng hoá đơn điện tử để đối chiếu với sổ.
- Hợp đồng mua bán lớn, biên bản nghiệm thu, giao nhận.
- Sao kê ngân hàng cả năm của mọi tài khoản.
- Hồ sơ lương: hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ chi, quy chế lương thưởng.
- Danh sách khoản chi đã tự loại khi quyết toán, kèm lý do.
Mỗi bộ có một trang danh mục ở đầu, đánh số tài liệu. Khi đoàn yêu cầu tài liệu nào, người giao chỉ cần ghi số thứ tự vào biên bản giao nhận. Bản số và bản giấy theo cùng một cách đánh số.
Với những năm do đơn vị khác làm trước khi khách chuyển sang, văn phòng rà ngay trong tuần đầu và báo khách phần nào thiếu. Thiếu càng sớm biết càng có thời gian đi xin lại.
Tự rà trước những điểm hay bị hỏi
Trước buổi làm việc, văn phòng tự đóng vai người kiểm tra, rà những điểm sau cho từng năm:
- Doanh thu trên tờ khai giá trị gia tăng so với doanh thu trên báo cáo tài chính. Lệch thì phải giải thích được bằng từng khoản cụ thể.
- Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa.
- Người bán trên hoá đơn đầu vào lớn: tra trạng thái trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ghi ngày tra.
- Chi phí lương có hợp đồng, bảng lương, chứng từ chi và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng không.
- Khoản chi cho giám đốc, thành viên và khoản tạm ứng treo lâu.
- Hàng tồn kho, công nợ có biên bản kiểm kê, đối chiếu cuối năm không.
Phát hiện sai sót thì báo khách bằng văn bản, nêu ảnh hưởng tới số thuế và hướng xử lý. Việc khai bổ sung trong giai đoạn đã có quyết định kiểm tra có quy định riêng; hỏi cơ quan thuế và làm đúng trình tự. Điều tuyệt đối không làm: sửa sổ lùi ngày, lập lại chứng từ cho khớp. Chỉnh chứng từ lúc này là biến một sai sót kê khai thành một vấn đề nghiêm trọng hơn nhiều.
Trong buổi làm việc với đoàn
Người phụ trách khách đi cùng người đại diện, mang bộ hồ sơ đã đánh số và một cuốn sổ ghi. Vài nguyên tắc giữ buổi làm việc gọn:
- Ghi lại từng câu hỏi của đoàn, nguyên văn càng sát càng tốt, cùng tài liệu được yêu cầu. Cuối ngày chép thành danh sách, đánh dấu câu nào đã trả lời, câu nào hẹn bổ sung.
- Không trả lời đoán. Chưa chắc thì xin ghi nhận và trả lời bằng văn bản sau. Một câu trả lời miệng sai khó rút lại hơn một câu “xin phép kiểm tra lại”.
- Giao tài liệu có biên bản, ghi rõ tài liệu nào, bản gốc hay bản sao, số trang.
- Trả lời đúng phần của mình. Kế toán giải thích cách hạch toán, cách kê khai. Bản chất giao dịch — vì sao mua, mua của ai, giá thế nào — để người đại diện trả lời.
- Lịch sự và đúng mực. Không “lo lót”, không nhờ người quen can thiệp, không gợi ý kiểu đó với khách. Văn phòng nào dính vào chuyện này thì mất nghề chứ không chỉ mất một khách.
Sau biên bản và kết luận
Trước khi người đại diện ký biên bản, văn phòng đọc cùng khách từng số liệu, từng nhận định. Chỗ nào chưa đồng ý thì ghi ý kiến vào biên bản hoặc gửi văn bản giải trình kèm tài liệu trong thời hạn cho phép. Ký rồi mới phản đối thì khó hơn nhiều.
Khi có kết luận, văn phòng làm tiếp ba việc:
- Lập giấy nộp số thuế truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt (nếu có) để khách duyệt và nộp đúng hạn trên văn bản.
- Điều chỉnh sổ sách theo kết luận, và xem các kỳ sau thời kỳ kiểm tra có cùng loại sai sót không để tự sửa.
- Đưa bài học vào bảng kiểm của văn phòng: nếu đoàn chỉ ra một lỗi do cách làm của văn phòng, lỗi đó có thể đang nằm ở các khách khác.
Nếu lỗi thuộc phần việc văn phòng đã làm sai, xử lý theo điều khoản trách nhiệm đã thoả thuận trong hợp đồng, tách bạch với phần lỗi do chứng từ khách cung cấp.
Điều văn phòng không nên hứa và chỗ tự kiểm tra
Khách lo lắng thường hỏi “có sao không”, “bị truy thu bao nhiêu”. Văn phòng không nên hứa kết quả, không nên đoán mức phạt, không nên nói “đã quen bên thuế”. Điều nên nói là: hồ sơ đang ở tình trạng nào, điểm nào vững, điểm nào yếu, và việc tiếp theo là gì.
Để khách và văn phòng cùng nhìn một nguồn số liệu: xem lịch sử nộp tờ khai, số đã nộp, số còn phải nộp trên tài khoản thuế điện tử hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại; tải hoá đơn đầu vào, đầu ra trên cổng hoá đơn điện tử; tra trạng thái người bán trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế; mọi thắc mắc về trình tự thì hỏi thẳng thuế cơ sở quản lý hoặc bộ phận được ghi trên văn bản. Chủ doanh nghiệp muốn tự chuẩn bị phía mình có thể đọc thêm mục khi cơ quan thuế kiểm tra trên Thuế 360.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng kế toán có được ký biên bản thay khách không?
Chỉ khi được khách uỷ quyền bằng văn bản đúng phạm vi và thẩm quyền theo quy định. Trong thực tế, nên để người đại diện hoặc người được khách uỷ quyền trong nội bộ doanh nghiệp ký, văn phòng hỗ trợ đọc và góp ý trước khi ký.
Khách chỉ nhận thông báo giải trình, có cần chuẩn bị nhiều như kiểm tra tại trụ sở không?
Không cần dựng cả bộ hồ sơ nhiều năm, nhưng phải chuẩn bị kỹ đúng chỉ tiêu được hỏi, kèm chứng từ chứng minh. Giải trình rõ ràng, đúng hạn ở bước này thường giúp tránh phải chuyển sang kiểm tra rộng hơn.
Năm bị kiểm tra do đơn vị khác làm, văn phòng có phải chịu trách nhiệm không?
Văn phòng chịu trách nhiệm với phần việc mình đã nhận làm theo hợp đồng. Các kỳ do đơn vị khác làm thì văn phòng hỗ trợ rà và sắp xếp, nhưng nội dung đã kê khai thuộc về khách và đơn vị trước. Nên ghi rõ mốc bàn giao trong hồ sơ để tránh hiểu lầm.
Hỗ trợ kiểm tra thuế có nên tính phí riêng không?
Nên, nếu hợp đồng dịch vụ hằng tháng không bao gồm. Khối lượng dựng hồ sơ, rà soát và có mặt buổi làm việc có thể lớn hơn nhiều tháng làm sổ. Báo phạm vi và cách tính phí ngay khi khách báo có văn bản.
Phát hiện sai sót trước buổi làm việc thì có nên im lặng không?
Không nên. Báo khách bằng văn bản, nêu ảnh hưởng và hỏi cơ quan thuế về trình tự khai bổ sung phù hợp với giai đoạn đang kiểm tra. Chủ động nêu ra kèm giải thích thường tốt hơn để đoàn tự phát hiện.
Khách muốn nhờ văn phòng tìm người quen ở cơ quan thuế thì sao?
Từ chối rõ ràng và ghi lại buổi trao đổi. Hồ sơ đủ, số liệu giải thích được là thứ duy nhất giúp buổi làm việc thuận lợi. Tham gia vào việc tác động không chính đáng là rủi ro pháp lý cho cả văn phòng lẫn khách.
